Hiện nay, các phân hệ của ERP là một trong những yếu tố chủ chốt giúp doanh nghiệp tối ưu quá trình quản trị. Các thành phần trong ERP đều đảm nhiệm những tính năng và vai trò khác nhau. Do đó để hiểu rõ về ERP, lựa chọn được giải pháp phù hợp với quy mô cũng như nhu cầu sử dụng, bạn đọc hãy cùng ECXO Agency theo dõi những thông tin cơ bản ngay sau đây.
Các phân hệ của ERP là gì
Các phân hệ của ERP là tập hợp những module với chức năng riêng biệt, có khả năng cung cấp dữ liệu phục vụ nhu cầu riêng cho từng phòng ban trong công ty. Sau khi được tích hợp, dữ liệu phân hệ ERP khi truy xuất sẽ được đồng bộ hoàn toàn mà không bị ảnh hưởng ngay cả khi có thành phần khác được thêm vào.
Điều này đồng nghĩa rằng, mọi thay đổi hay cập nhật đều được thực hiện đồng thời, chính xác, nhất quán, đáng tin cậy. Điều này đảm bảo rằng công ty có thể hoạt động một cách hiệu quả và hiệu suất cao trong mọi khía cạnh hoạt động.
Định nghĩa các phân hệ của ERP
Hiểu đơn giản, nếu xem ERP là một bộ công cụ thì module chính là tua vít, cờ lê, búa…. mỗi công cụ đều có vai trò và tính năng cụ thể. Khi kết hợp chúng cùng nhau, chúng tạo nên một hệ thống toàn diện & mạnh mẽ để giám sát quy trình kinh doanh cho một tổ chức.
Tuy đem tới những lợi ích khác nhau, nhưng nhìn chung các module trong ERP đều có khả năng đáp ứng nhu cầu về dữ liệu (chuẩn hóa, đồng nhất, phân tích & dự báo), hỗ trợ lên kế hoạch, kiểm soát quy trình một cách chuyên nghiệp.
Các phân hệ của ERP quan trọng mà doanh nghiệp cần sở hữu
Hiện nay, các phân hệ của ERP đang được phát triển tích hợp song song nhiều module. Trong số đó, mô đun quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị như:
2.1. Tài chính – Kế toán
Có thể nói, tài chính – kế toán chính là một trong các phân hệ ERP tiền đề đồng thời cũng là nguồn lực quan trọng nhất cho mọi doanh nghiệp. Chính vì vậy, trước sự đa dạng các phân hệ của ERP, module này được ưu tiên lựa chọn. Qua đó, nhà quản trị hiểu hơn về tình trạng hiện tại và có được những dự đoán chính xác về tài chính trong tương lai.
Với khả năng tối ưu & tự động hóa những nghiệp vụ thường ngày, module này được coi là “cánh tay phải” của bộ phận kế toán. Các tính năng hữu ích người dùng có thể kể sở hữu như:
- Giám sát: vấn đề về thu chi, chuỗi cung ứng, nhân sự….
- Lưu trữ, báo cáo: tài liệu chính gồm bảng cân đối kế toán, biên lai thanh toán, thuế….
- Ngoài ra, nhà quản trị có thể tự động hóa nhiều nghiệp vụ quan trọng. Từ đó, tối ưu được thời gian, công sức nhập liệu thủ công có khả năng xây dựng chính xác hơn cho kế hoạch trong tương lai.
2.2. Quản lý sản xuất
Với mục tiêu vừa tối đa lợi nhuận vừa tăng sự uy tín của doanh nghiệp, các thành phần của ERP này giúp quy trình, kế hoạch đề ra được thực hiện đúng, đảm bảo được chất lượng cho từng sản phẩm. Cụ thể, để thực hiện từng lệnh sản xuất với chi phí tối thiểu, nhiều tính năng phát triển đa dạng như:
- Lập kế hoạch sản xuất với yêu cầu chi tiết về nguyên vật liệu.
- Lập kế hoạch điều phối nguồn lực sản xuất.
- Quy trình quản lý về phân xưởng – nhà máy, lệnh sản xuất.
- Khai báo về công thức, định mức vật liệu, dây chuyền sản xuất.
- Tính giá thành sản phẩm.
2.3. Quản lý kho vận
Hàng tồn kho luôn bao gồm nhiều mẫu mã đa dạng và số lượng không đồng nhất. Do đó kiểm soát hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp, lấy đi khá nhiều thời gian cùng công sức cho nhà quản trị. Để giải quyết vấn đề này, sử dụng các phân hệ ERP quản lý kho vận là một giải pháp tối ưu nhất.
Chức năng chính của module là phân nhóm & lưu trữ dựa vào thuộc tính, cấu trúc, số hiệu lô, serial… mỗi sản phẩm vào BarCode/ QR Code. Chỉ với thao tác quét mã, người sử dụng sẽ nhanh chóng nắm bắt được toàn bộ thông tin – số lượng hàng hóa, nhập/ xuất kho nhanh chóng & tiết kiệm được thời gian xử lý đơn hàng.
Đặc biệt, việc giám sát kho vận hiệu quả cũng giúp giảm thiểu thất thoát, tiết kiệm chi phí & nâng cao hiệu suất làm việc.
2.4. Mua hàng
Đây được coi là bước đầu trong quá trình chuyển hóa vốn từ tiền tệ thành hàng hóa. Module này giúp nhà điều hành khởi tạo, phê duyệt đề nghị mua hàng cũng như lập in hóa đơn mua. Đồng thời, module cũng có tính năng theo dõi yêu cầu trả hàng, tiến trình mua hàng, đánh giá & báo cáo…
Các phân hệ của ERP quan trọng không thể thiếu của doanh nghiệp
2.5. Quản lý trong bán hàng
Một trong những tiện ích khiến mọi tổ chức cần module này chính là khả năng nâng cao lợi nhuận thông qua phương thức tối ưu hóa nghiệp vụ.
Dựa vào khả năng tạo file PDF báo giá một cách chuyên nghiệp, tự động tạo ra bản hợp đồng nhằm theo dõi toàn bộ quá trình bán hàng theo thời gian đã quy định. Đặc biệt, đối với hầu hết hợp đồng thỏa thuận theo chu kỳ/ thuê bao, module này còn tích hợp tính năng tự động thông báo cho nhà điều phối về thời gian cần gia hạn.
Bên cạnh đó, với nghiệp vụ trong bán hàng, module này còn tự động thiết lập báo cáo, thống kê công việc liên quan. Từ đó giúp nhà điều phối nhanh chóng nắm bắt tình hình và có những điều chỉnh nghiệp vụ hợp lý hơn.
2.6. Quản lý dịch vụ sau bán hàng
Bên cạnh sản phẩm, dịch vụ chăm sóc cũng là một yếu tố quan trọng để khách hàng đưa ra quyết định có nên tiếp tục đồng hành cùng thương hiệu. Đây chính là nguyên nhân ra đời của modun này.
Bằng cách lưu trữ thông tin chi tiết bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng…người dùng có thể dễ dàng giám sát những yêu cầu về bảo hành, phản hồi hay hợp đồng dịch vụ. Từ ấy, người dùng tạo được báo cáo chi tiết về yêu cầu, phân tích báo cáo. Tất cả tính năng đều tập trung giúp họ đưa ra điều chỉnh phù hợp nhằm nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng, xây dựng lượng khách trung thành, nâng cao uy tín cho doanh nghiệp.
2.7. Các module của ERP mở rộng
Bên cạnh các phân hệ của ERP cơ bản, các phân hệ ERP mở rộng có thể kể tới như:
- Quản trị quan hệ khách hàng
Cung cấp giải pháp quản trị về danh bạ khách hiện có, khách tiềm năng và giúp gia tăng cơ hội bán hàng. Qua đó, người quản lý hiểu được tâm lý, nhu cầu người tiêu dùng. Từ đó thay đổi chiến lược, điều chỉnh nhằm nâng cao tỷ lệ đơn hàng. Cũng từ ấy, họ có thể đánh giá khả năng dự báo số lượng bán hàng, tỷ lệ chốt đơn thành công.
Để thu hút khách hàng mới, giữ chân khách trung thành, việc tập trung vào điều phối Marketing là vô cùng cần thiết. Do đó, tính năng cung cấp công cụ chiến dịch tiếp thị là không thể thiếu như: chiến lược thu hút (landing page, form, popup), chiến lược nuôi dưỡng (event tracking, email, sms..) và chuyển đổi khách hàng (hồ sơ, chấm điểm khách hàng tiềm năng..).
- Quản lý nhân sự
Nhân sự là một trong nhiều yếu tố cốt yếu, có thể nói doanh nghiệp chỉ mạnh khi khâu quản trị nhân sự chặt chẽ. Chính vì lý do đó, việc sở hữu module trong công cụ ERP chứa tính năng trên là vô cùng thiết yếu.
Với mô đun này, bộ phận nhân sự nhanh chóng giải quyết được nhiệm vụ như tuyển dụng, đào tạo, quản lý phúc lợi, hợp đồng…Đặc biệt, một trong những tính năng nổi bật phải kể tới đó là khả năng tối ưu hóa trong việc theo dõi lương. Nhờ vào thành phần ERP này, những khoản thanh toán đều đã bao gồm khấu trừ thu nhập, phúc lợi, tích hợp chấm công.
Không chỉ tiết kiệm thời gian, đem lại hiệu quả công việc cho bộ phận nhân sự mà module còn giúp mỗi nhân viên theo dõi lương dễ dàng bằng tính năng tự động thanh toán lương hàng tháng, rà soát phiếu lương, phản hồi nhanh chóng khi có sai sót.
- Quản trị – điều hành
Trong cùng một thời điểm, dù ít hay nhiều, mỗi doanh nghiệp đều có công việc, dự án khác nhác nhau. Mỗi dự án đều yêu cầu sự hợp tác, điều phối công việc giữa từng phòng ban. Do đó, việc sử dụng phần mềm giám sát sẽ giúp trong quá trình quản trị dễ dàng hơn. Chính vì điều đó, ERP này ra đời để giải quyết vấn đề.
Bằng báo cáo quản trị toàn diện, nhà lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt toàn bộ thông tin về công việc, cụ thể như:
- Dự án: họ dễ dàng theo dõi tiến độ dự án, phân công công việc cho từng nhân viên/ phòng ban, so sánh mục tiêu đề ra với hiệu suất thật đạt được.
- Tài liệu, tài sản: quản lý tài sản tập trung, kiểm kê thiết bị và lưu trữ tài liệu; đồng thời tự động hóa quy trình ký/phê duyệt tài liệu.
- Nội bộ: Với module này, ban lãnh đạo có thể cung cấp liên kết tự động tới từng nhân viên về việc tìm kiếm, đặt và chủ trì phòng họp song cũng cho phép truyền thông chủ chương, chính sách, văn hóa nội bộ.
4 tiêu chí giúp doanh nghiệp lựa chọn ERP phù hợp
Để lựa chọn được các phân hệ ERP phù hợp với quy mô, nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, bạn đọc hãy lưu lại ngay 4 tiêu chí quan trọng mà ECXO Agency chia sẻ ngay sau đây:
Cách lựa chọn các phân hệ của ERP phù hợp cho doanh nghiệp
- Phạm vi chức năng: cần trả lời những câu hỏi như “nhu cầu hướng tới là gì?”, “Mục tiêu khi sử dụng các mô đun của ERP như thế nào”…
- Tính đa dạng linh hoạt: cần đảm bảo hệ thống phải đáp ứng được yêu cầu đặc thù có thể tùy chỉnh dữ liệu, giao diện khi cần thiết.
- Tính bảo mật: Song song với mô đun và độ tiện dụng, tính bảo mật hệ thống cũng là một yếu tố quan trọng. Tổ chức cần chắc chắn về tiêu chuẩn bảo mật cũng như quy định hiện hành hệ thống.
- Tính khả dụng – giá cả: Để có được những trải nghiệm tốt nhất và sự hỗ trợ từ cộng đồng, người dùng nên xem xét tới tính phổ biến. Đồng thời, trong quá trình lựa chọn, cần đảm bảo ngân sách cho hệ thống phải phù hợp với lợi ích nhận được.
Có thể thấy, các phân hệ của ERP vô cùng đa dạng, phong phú & hợp với mọi nhu cầu sử dụng. Hy vọng qua những chia sẻ trên, bạn đọc đã hiểu hơn về định nghĩa, vai trò của ERP và lựa chọn được giải pháp phù hợp với doanh nghiệp.
