Phần mềm OKR đang là giải pháp quản trị mang lại hiệu quả cao và hot trên công cụ tìm kiếm trong những năm gần đây. Tiện ích này hiện đang được nhiều doanh nghiệp và các công ty hàng đầu như Google, Linkedin sử dụng. Nhưng để hiểu rõ và chọn được những địa chỉ cung cấp ứng dụng này phù hợp với doanh nghiệp bạn là điều khó khăn. Hiểu được nỗi băn khoăn này, EXCO sẽ cung cấp những thông tin hữu ích cũng như giải đáp thắc mắc về tiện ích này cho bạn trong bài viết dưới đây.
Phần mềm OKR và sự khác nhau giữa OKRs và KPI
Phần mềm OKR là hệ thống quản trị mục tiêu chuyên biệt, cho phép mỗi cá nhân trong tổ chức đặt ra 4 kết quả then chốt vf kèm theo đó là tối đa 5 mục tiêu. Nhờ điều này, bạn và nhóm của bạn có thể thiết lập mục tiêu, theo dõi và tập trung thực hiện công việc để đạt được kết quả đã đặt ra.
OKR là viết tắt của cụm từ Objectives và Key Results, cụm từ này có nghĩa là mục tiêu bạn muốn đạt được và kết quả chính sẽ là số liệu theo dõi hiệu suất cùng với tiến độ đạt được mục tiêu. Thông thường, OKR được áp dụng ở cấp độ công ty, nhóm hay cấp độ cá nhân. Nhưng nó cũng có thể chia sẻ cho các phòng ban nhằm giúp họ nắm được mục tiêu, kết quả để họ thực hiện những công việc quan trọng trước tiên.
Phần mềm OKR và sự khác nhau giữa OKRs và KPI
Nói chung, đây là công cụ giúp đạt được mục tiêu và chiến lược đã đề ra, bạn có thể tự tạo cũng như kiểm soát chúng một cách dễ dàng và khoa học. Ngoài ra, bạn còn có thể nắm được tiến độ của dự án thông qua việc lên lịch trình thường xuyên. Bên cạnh đó, ứng dụng này mang tính công khai và rõ ràng khi mô tả cụ thể kết quả cá nhân đạt được.
Sự khác nhau giữa phần mềm quản lý OKRs và KPI: Trong OKR có chứa cụm KR, cụm này sẽ có một số điểm tương đồng với KPI vì cùng mục đích là đo lường được năng suất, nhưng nó có những điểm khác nhau để chúng ta phân biệt như:
- KPI và KR sẽ được đo lường bằng số, nhưng với KPI là ở đầu hoặc cuối quá trình kinh doanh thì kết quả sẽ được đo chính xác. Còn với KR sẽ giúp xác định được tiến độ, kết quả hay mục tiêu bạn muốn hướng đến để có sự ưu tiên trong công việc.
- KPI sẽ là công cụ giúp đo lường công việc, kết quả bằng con số cụ thể như: doanh số, phần trăm sản phẩm bị lỗi, sự hài lòng của khách hàng,…Còn KR sẽ quan tâm về đánh giá các mục tiêu, kết quả như: tốt, khá, trung bình,…
- KPI thường có chỉ số ít bị thay đổi và cố định trong một thời gian dài. Còn với KR đôi khi chỉ xuất hiện 1 lần hoặc tồn tại trong thời gian ngắn.
Cả 2 công cụ OKR và KPI đều dùng để quản trị hiệu suất trong công việc. Nhưng với KPI sẽ áp dụng trong các bộ phận như bán hàng, sản xuất. Còn với OKR thường sẽ được áp dụng trong các vị trí công việc có sự sáng tạo như: công nghệ thông tin và lập trình. Doanh nghiệp có thể tận dụng kết hợp cả 2 công cụ này với nhau để có thể mang lại kết quả tốt nhất cho công việc.
Phần mềm OKR mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp
Hiện nay, phần mềm OKR đang được sử dụng phổ biến và nhiều câu hỏi đặt ra là “Tại sao nhiều doanh nghiệp lại sử dụng những hệ thống quản trị OKRs?”. Câu trả lời là vì những lợi ích to lớn mà nó mang lại như sau:
- Hiệu suất kinh doanh được nâng cao
Khi sử dụng phần mềm OKR, nhân viên sẽ hình thành và duy trì được thói quen làm đúng theo mục tiêu đã đề ra. Từ điều này, hiệu suất công việc của nhân viên được cải thiện và nâng cao hơn, góp phần giúp doanh số của công ty gia tăng.
- Tạo sự liên kết trong công việc
OKR sẽ giúp nhà quản lý và nhân viên sắp xếp công việc linh động và theo hướng khoa học nhất. Điều quan trọng nhất là ứng dụng này sẽ giúp mọi người làm việc và thực hiện công việc theo đúng mục tiêu đặt ra.
- Tính tập trung cao
Một quy trình chuẩn theo OKR sẽ cho người dùng đặt ra 1 đến 5 mục tiêu và tối đa là 4 kết quả then chốt vào một thời điểm nhất định để mọi người có thể tập trung xử lý nó một cách tốt nhất. Và sẽ ưu tiên thực hiện những công việc quan trọng và có sức ảnh hưởng lớn đến kinh doanh.
Phần mềm OKR mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp
- Cam kết thực hiện đúng mục tiêu
Khi tất cả nhân viên điều cam kết và nhất quyết thực hiện theo mục tiêu đã đề ra thì mỗi nhân viên sẽ tự ý thức được trách nhiệm, từ đó họ sẽ hoàn thành công việc đúng theo kế hoạch cũng như đạt hiệu quả cao. Không những vậy, ứng dụng còn cho phép mọi nhân viên có thể xem tiến độ của nhau trong suốt quá trình thực hiện công việc.
- Tạo nên sự gắn bó giữa các nhân viên
Ứng dụng OKR này sẽ giúp mọi người kết nối và tương tác với nhau tốt hơn, theo đó mọi người sẽ cùng nhau đồng hành để thực hiện dự án được giao theo đúng như mục tiêu đã hướng đến. Khi nhân viên gắn kết với nhau thì chất lượng công việc sẽ được nâng cao hơn.
Với nhân viên: các nhân viên trong công ty có thể nhìn tổng quan được nhiệm vụ của họ, trao đổi được thông tin hay báo cáo kết quả công việc trên cùng một luồng. Từ đây sẽ khai thác được tiềm năng của nhân viên và giúp họ cống hiến hết mình cho dự án.
Với doanh nghiệp: nhìn vào các báo cáo tổng quan do hệ thống cung cấp sẽ giúp nắm bắt được tiến độ công việc và giúp nhà quản lý đưa ra được quyết định đúng đắn. Không những vậy, công cụ này còn giúp nhà quản lý điều hành và kết nối nhân viên lại với nhau để họ hoàn thành mục tiêu đặt ra tốt hơn.
Tiêu chí lựa chọn hệ thống OKR cho doanh nghiệp
Khi bắt đầu sử dụng OKR, bạn cần tìm hiểu rõ ràng các tiêu chí để lựa chọn, mục đích để giúp bạn có thể sở hữu một tiện ích tốt và phù hợp nhất. Sau đây là một số tiêu chí khi lựa chọn:
- Có đầy đủ tính năng cơ bản
– Cho phép người sử dụng thiết lập, theo dõi, kiểm soát ở mọi cấp độ.
– Cung cấp tính năng báo cáo, phân tích công việc một cách chi tiết.
– Có tính năng công khai OKR để các thành viên cùng theo dõi.
- Chi phí hợp lý
Một quan niệm hoàn toàn sai khi mua OKR đó là mọi người đều nghĩ rằng mua với số tiền càng đắt thì sẽ càng mang lại hiệu quả cao. Nhưng văn hóa định hướng cho mục tiêu mới là thứ mang lại thành công.
Phần mềm quản trị OKR sẽ là trợ thủ đắc lực, giúp công việc hoàn thành nhanh chóng. Nhưng bạn phải biết sử dụng nó một cách hiệu quả, nếu không thì cho dù đó là công cụ đắt tiền cũng không thể mang lại lợi ích lớn.
Sử dụng phần mềm quản lý OKRs mang lại hiệu quả cao trong công việc
- Giao diện thân thiện và dễ dùng
Đây là một trong những tiêu chí quan trọng nhất vì nó sẽ quyết định đến hiệu quả mang lại cho công việc. Nếu tiện ích này khó hiểu và khó sử dụng thì người dùng khó có thể áp dụng cũng như mất nhiều thời gian để tìm hiểu. Do đó, nên chọn hệ thống OKR có giao diện dễ sử dụng để có những trải nghiệm tốt và nâng cao chất lượng công việc.
Công cụ KOR của ECXO là giải pháp quản trị hiệu quả, được công ty chú trọng nhằm mong muốn mang lại giải pháp tốt nhất cho những khách hàng sử dụng. Ứng dụng này được thiết kế tích hợp nhiều tính năng quan trọng, có thể sử dụng với hầu hết các doanh nghiệp.
Nên lựa chọn nhà cung cấp trong nước hay quốc tế
Phần mềm quản trị OKR từ lâu đã xuất hiện trên thế giới và bắt đầu trở nên thịnh hành ở Việt Nam trong những năm gần đây. Mọi người thường nghĩ rằng sử dụng hàng quốc tế sẽ luôn là chân lý và mang lại hiệu quả cao. Hãy cùng so sánh một số tiêu chí sau cùng ECXO để đưa ra lựa chọn tốt nhất nhé.
- Về giao diện: Những chương trình quốc tế thường có giao diện mượt và dễ sử dụng. Mặc dù còn hạn chế về giao diện, nhưng hiện nay một số chương trình ở Việt Nam đã có sự cải tiến cũng như thay đổi về phần này để tăng tính hấp dẫn.
- Về tính hiện đại: các tiện ích ở Việt Nam thường tích hợp được nhiều tính năng hiện đại hơn do được “sinh sau đẻ muộn”. Không những vậy, các tính năng còn được thiết kế phù hợp với nhu cầu và đặc trưng của các doanh nghiệp Việt.
- Về chi phí: Ứng dụng này ở Việt Nam sẽ có mức giá thấp hơn nhiều so với các sản phẩm khác ở thị trường quốc tế, nhằm tăng sức cạnh tranh và giúp các doanh nghiệp Việt Nam có thể tiếp cận dễ dàng hơn.
Nhà cung cấp phần mềm quản trị OKRs
Nhiều hệ thống OKR trong nước hay quốc tế đã xuất hiện rất nhiều trên thị trường hiện nay. Mỗi sản phẩm sẽ có ưu, nhược điểm khác nhau cho nên bạn có thể tùy theo nhu cầu để lựa chọn. Bạn có thể cân nhắc sử dụng các sản phẩm ở Việt Nam, vì hiện nay nó đã được cải tiến và phù hợp với nhu cầu người Việt.
Một số lỗi thường gặp khi sử dụng phần mềm quản trị
Không ai muốn trong quá trình sử dụng lại gặp lỗi, nhưng việc xảy ra lỗi là không thể tránh khỏi. Hãy cùng tìm hiểu một số sai lầm dưới đây để tránh mắc phải các lỗi phổ biến:
- Lập bảng danh sách công việc bằng OKR
OKR được sử dụng nhằm mục đích là đo lường giá trị, không phải để thực hiện các việc nhỏ lẻ. Do đó bạn cần hiểu về sự khác nhau giữa kết quả then chốt dựa trên các hoạt động và giá trị.
- Đặt ra quá nhiều OKR
Đây được xem là một lỗi phổ biến do chưa hiểu sâu về OKR. Bạn chỉ nên để OKR liệt kê các công việc ưu tiên nhất, qua đây sẽ biết được việc gì là quan trọng nhất và cần làm.
- Không điều chỉnh OKR
Bạn nên kết hợp vừa sử dụng vừa điều chỉnh công cụ OKR để không gây các lỗi. Vì vậy, các bộ phận cần trao đổi với nhau để có thể điều chỉnh cho phù hợp.
- Không tập trung vào OKR khi tạo
Nhiều doanh nghiệp tạo OKR, nhưng sau đó lại không theo dõi thường xuyên cũng như không tập trung vào nó. Từ đó, khiến cho việc đạt mục đích trong công việc trở nên khó khăn hơn.
Một số lỗi thường gặp trong phần mềm quản trị OKRs
Cách đánh giá các chỉ số OKRs trong doanh nghiệp
Thông thường OKR sẽ có thang đo từ 0.0 – 1.0, số điểm này sẽ thể hiện tiến độ hoàn thành mục tiêu. Trong đó, 0 điểm sẽ thể hiện rằng bạn không đạt được phần nào của mục tiêu, từ 0,6 đến 0,7 điểm sẽ thể hiện rằng bạn đang đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu và 1 điểm là bạn đã hoàn thành mục tiêu.
Khi bạn đánh giá OKR hãy nhớ rằng:
- Từ 0,6 đến 0,7 điểm là thành công: nếu có số điểm thấp hơn thì điều này có nghĩa là doanh nghiệp vẫn còn hoạt động chưa tốt. Nếu số điểm cao hơn thì có nghĩa là vẫn chưa thiết lập OKR đủ cao. Khi áp dụng mục tiêu cao ngay từ đầu có thể gây không thoải mái, nhưng nó sẽ mang lại kết quả cao nếu áp dụng đúng cách.
- Dưới 0,4 điểm không có nghĩa là đã thất bại: số điểm quá thấp có thể do nhân viên đang làm việc không hiệu quả hoặc do đặt mục tiêu quá cao. Dù là nguyên nhân nào đi chăng nữa thì đây cũng sẽ là một dữ liệu tốt giúp phân chia thứ tự ưu tiên của công việc và phân bậc nhân viên tốt hơn.
Ứng dụng phần mềm OKR vào hệ thống quản trị sẽ giúp mang lại hiệu quả cao. Hiện nay, rất nhiều phần mềm quản lý OKRs được ra mắt trên thị trường với những tính năng khác nhau. Nếu bạn đang băn khoăn về lựa chọn giải pháp quản trị doanh nghiệp phù hợp, hãy đến với ECXO Agency bạn chắc chắn sẽ mang lại một sản phẩm ưng ý nhất.
