Cách xây dựng KPI cá nhân cho nhân viên trong doanh nghiệp

KPI cá nhân đối với các nhân viên khác nhau trong môi trường doanh nghiệp luôn là điều cần thiết đối với mỗi công ty bởi vì đó chính là một phương pháp quan trọng để theo dõi tiến độ và năng suất làm việc của nhân viên, góp phần vào sự phát triển của công ty. Để xây dựng chỉ số này hiệu quả và hợp lý, mỗi doanh nghiệp cần phải tìm hiểu khái niệm của thang đo này là gì cũng như lên kế hoạch kỹ càng trước khi bắt tay vào làm. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng cần phải lưu ý về ưu, nhược điểm và những lưu ý khi xây dựng KPI. Hãy cùng ECXO tìm hiểu kĩ hơn với bài viết dưới đây nhé.

Giới thiệu KPI cá nhân 

KPI cá nhân là gì? Có thể hiểu đơn giản, đây là hệ thống các chỉ số dùng để đo lường hiệu quả thực hiện công việc của một cá nhân. Các giá trị này được thiết kế giúp các cá thể có thể tập trung vào những mục tiêu quan trọng, cần thiết, cũng như dễ dàng cải thiện hiệu quả làm việc. 

Chỉ số đánh giá hiệu suất cá nhân

Mục đích của việc sử dụng chỉ số này trong doanh nghiệp là để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên một cách khách quan, chính xác và minh bạch. Là các chỉ báo đo lường cụ thể giúp nhà quản lý theo dõi được tiến độ công việc dễ dàng hơn. Từ đó, đánh giá được một cách khách quan về hiệu suất làm việc của người lao động, làm cơ sở cho việc khen thưởng, đào tạo, kỷ luật,… Đồng thời, khuyến khích nhân sự tập trung vào các mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp.Giá trị này được xây dựng để giúp người lao động biết được những nhiệm vụ quan trọng mà mình phải hoàn thành để góp phần vào thành công chung của doanh nghiệp. Điều này giúp nhân sự tập trung vào các mục tiêu quan trọng và tránh xa những công việc không cần thiết. Hơn nữa, khi người lao động được đánh giá và khen thưởng dựa trên hiệu suất làm việc thì họ sẽ có động lực để làm việc tốt hơn, từ đó giúp nâng cao hiệu suất làm việc của công ty hiệu quả.

Áp dụng KPI cá nhân mang lại lợi ích gì

Việc áp dụng kpi cá nhân giúp nhà quản lý có thể xem xét và đánh giá chất lượng công việc một cách hiệu quả. Ngoài ra, sử dụng giá trị này còn mang lại một số lợi ích khác có thể kể đến như: 

Lợi ích khi áp dụng trong doanh nghiệp

• Tăng cường sự gắn bó của người lao động với doanh nghiệp

Khi lực lượng lao động cảm thấy họ được đánh giá cao và có đóng góp quan trọng đối với công ty, họ sẽ có cảm giác gắn bó và cống hiến nhiều hơn. Từ đó họ sẽ có xu hướng muốn làm việc lâu dài tại công ty và ngày càng đóng góp nhiều hơn trong công việc của mình.

• Giảm thiểu chi phí hoạt động

Khi mà hiệu suất công việc được nâng cao nhờ áp dụng chỉ tiêu đo lường hiệu suất cá nhân, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí cho việc tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự,…. Từ đó doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được các chi phí hoạt động không cần thiết, bên cạnh đó còn đảm bảo được chất lượng nguồn nhân lực ổn định trong thời gian dài.

• Tăng cường năng suất lao động

Khi nhân viên biết rõ trách nhiệm và vai trò của mình, họ sẽ có xu hướng làm việc hiệu quả hơn. Điều này có nghĩa là mỗi nhân sự đều có trách nhiệm và công việc của riêng mình, khi họ đã nắm rõ được điều đó họ sẽ tập trung vào làm công việc của mình hơn. Từ đó, họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn và góp phần vào nâng cao hiệu suất làm việc.

Đo lường KPI cá nhân bằng công cụ nào

Sau khi áp dụng các chỉ số KPI cá nhân vào công việc đối với mỗi nhân sự thì nhà quản lý cần phải sử dụng các công cụ và đo lường giá trị này. Việc này giúp nhà quản lý biết được tiến độ và hiệu suất của các nhân viên. Dưới đây là một số công cụ và phương pháp đo lường phổ biến:

Top 4 công cụ đo lường hiệu quả

• Phần mềm quản lý

Là một trong những công cụ hữu hiệu nhất trong việc đo lường vì tiết kiệm được khá nhiều thời gian so với các phương pháp truyền thống. Phần mềm sẽ hỗ trợ thu thập, tính toán và phân tích dữ liệu, cũng như tăng độ chính xác, giúp tránh các sai sót có thể xảy ra nếu đo lường bằng phương pháp thủ công. Ngoài ra, các kết quả được đo lường bằng phần mềm sẽ được hiển thị cụ thể, giúp người dùng có thể theo dõi và nhận định một cách dễ dàng.

• Sổ ghi chép hoặc bảng tính

Sổ ghi chép hoặc bảng tính là công cụ đơn giản nhưng hiệu quả để theo dõi các KPI. Người dùng có thể tạo sổ ghi chép hoặc bảng tính để ghi chép các mốc KPI của mình theo thời gian. Điều này có thể được thực hiện theo ngày, tuần hoặc tháng, tùy thuộc vào mục tiêu cụ thể của người dùng. Tuy nhiên công cụ này thường phải tốn nhiều thời gian để thực hiện.

• Bảng điều khiển KPI

Bảng điều khiển KPI là một công cụ trực quan và dễ sử dụng giúp người dùng theo dõi và cải thiện hiệu suất của họ. Bảng điều khiển này cung cấp thông tin về các số đo hiệu suất quan trọng, chẳng hạn như doanh số, lợi nhuận, năng suất và sự hài lòng của khách hàng. Thông tin này được trình bày dưới dạng biểu đồ và số liệu, giúp người dùng dễ dàng hiểu và theo dõi tiến trình của họ.

• Phỏng vấn đánh giá hoặc tự đánh giá

Phương pháp này được sử dụng để đo lường tiến độ và hiệu suất của nhân sự, dựa trên các tiêu chí KPI, là các giá trị đo lường hiệu suất quan trọng của một cá thể, bộ phận hoặc tổ chức.

• Đánh giá định kỳ được thực hiện bởi các quản lý hoặc người chịu trách nhiệm. Đánh giá này nhằm xác định mức độ hoàn thành và đạt được các mục tiêu KPI của thành viên trong bộ phận.
• Tự đánh giá cho phép nhân viên tự xem xét hiệu suất của họ dựa trên tiêu chí KPI. Đánh giá này giúp từng thành viên xác định điểm mạnh và yếu của bản thân, từ đó cải thiện và điều chỉnh các hoạt động làm việc để đạt mục tiêu cá nhân.

Cách làm KPI cá nhân

Cách làm kpi cá nhân là một vấn đề rất được quan tâm bởi có thể thấy chỉ số đánh giá hiệu quả công việc cá nhân đóng vai trò rất quan trọng trong việc góp phần giúp thúc đẩy hiệu suất công việc trong doanh nghiệp và tạo động lực làm việc cho người lao động. Cần thực hiện 4 bước dưới đây để xây dựng giá trị này:

Cách triển khai đơn giản

Bước 1: Xác định vị trí, bộ phận của nhân viên. Đây là bước quan trọng trong quá trình lập hệ thống thang đo này, nhằm đảm bảo kpi được xác định một cách phù hợp. Ở bước này cần phân tích một cách tỉ mỉ về vai trò và trách nhiệm của thành viên cũng như những yếu tố quan trọng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân sự tại vị trí tương ứng.

Bước 2: Lựa chọn các chỉ số đo lường phù hợp. Nên chọn những giá trị cụ thể, có thể đo lường được, có tính thực tế và liên quan đến mục tiêu của doanh nghiệp. Tránh chọn những giá trị mang tính định tính cao, vì sẽ dễ gây ra trường hợp phân tích và nhận định mang tính chủ quan. Lựa chọn phù hợp sẽ giúp nhân viên có định hướng rõ hơn về những việc cần làm nhằm đạt được mục tiêu

Bước 3: Trao đổi với nhân viên một cách rõ ràng về mục tiêu, phương pháp tính toán và nhận xét hiệu suất của người lao động. Đồng thời, cần phải lắng nghe một cách cẩn thận những ý kiến, phản hồi và mong muốn của thành viên nhằm xem xét điều chỉnh kpi để đảm bảo kpi phù hợp với năng lực của từng người.

Bước 4: Bước cuối cùng cũng là bước khá quan trọng trong quá trình xây dựng kpi, cần theo dõi và cập nhật liên tục tiến độ thực hiện kpi của nhân sự. Đồng thời, cần xem xét định kỳ hiệu của công việc và xem xét điều chỉnh mục tiêu hoặc thang đo nếu cần thiết. Vì xây dựng kpi là một quá trình cần được thực hiện liên tục để đảm bảo các kpi phù những thay đổi trong công việc và mục tiêu chung.

Lưu ý xây dựng kpi cá nhân hiệu quả

Ngoài ra, việc xây dựng kpi cá nhân cũng cần có một số lưu ý giúp đảm bảo các chỉ số đánh giá được xác định và thực hiện một cách hiệu quả, từ việc thực hiện công việc hiệu quả sẽ mang về cho doanh nghiệp không ít những lợi ích. Vậy, những lưu ý đó là gì?

Trong quá trình xây dựng và thực hiện, cần cung cấp cho nhân viên những công cụ và hỗ trợ người lao động khi cần thiết. Việc làm này giúp các thành viên cảm thấy bản thân được tin tưởng và tự tin hơn, từ đó tạo động lực cho họ trong việc hoàn thành tốt công việc. Hơn nữa, sự trợ giúp khi cần thiết sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức của cả cá nhân và công ty.

Những lưu ý trong quá trình xây dựng

Tính khách quan và công bằng luôn là những yếu tố quan trọng trong việc xây dựng kpi. Vì vậy, khi xây dựng chỉ số này, cần phải đảm bảo tất cả nhân sự đều phải được xác định và áp dụng kpi một cách công bằng, tránh việc đặt cảm xúc vào việc xây dựng thang đo mức độ hoàn thành. Bên cạnh đó, việc xem xét giá trị này cần phải dựa trên những dữ liệu minh bạch. 

Có thể thấy kpi cá nhân là một chỉ số hết sức quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất của nhân viên trong doanh nghiệp. Vì vậy, cần tìm hiểu rõ về cách làm chỉ số này cũng như những lưu ý trong quá trình xây dựng, tránh phạm phải những sai sót có thể ảnh hưởng đến kết quả và hiệu quả công việc. Hy vọng bài viết của ECXO sẽ giúp ích cho các nhà lãnh đạo trong việc tìm hiểu về thang đo đặc biệt này.