KPI cá nhân đối với các nhân viên khác nhau trong môi trường doanh nghiệp luôn là điều cần thiết, bởi vì đó chính là một phương pháp quan trọng để theo dõi tiến độ và hiệu quả làm việc, góp phần vào sự phát triển của công ty. Để thiết lập được các chỉ số này hiệu quả và hợp lý, người quản lý cần phải tìm hiểu và lên kế hoạch kỹ càng trước khi bắt tay vào làm. Bên cạnh đó, chúng ta cũng cần phải lưu ý về ưu, nhược điểm khi xây dựng. Hãy cùng ECXO tìm hiểu kĩ hơn với bài viết dưới đây nhé.

Tìm hiểu KPI cá nhân

KPI cá nhân là gì? Là một trong những phương pháp giúp thúc đẩy hiệu quả kinh doanh và hiện nay đang được rất nhiều công ty áp dụng. Để biết được cách xây dựng và áp dụng các chỉ số này như thế nào cho hiệu quả thì đầu tiên bạn cần biết được nó là gì và mục đích của việc áp dụng trong doanh nghiệp.

  • Khái niệm

KPI là chữ cái viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator, là tập hợp các nguyên tắc đo lường và đánh giá hiệu quả, năng suất của từng thành viên, bộ phận, phòng ban trong công ty. Dựa trên chỉ số được ghi nhận, người quản lý có thể theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên.

  • Mục đích của việc sử dụng KPI

Được tạo ra nhằm mục đích đánh giá hiệu suất làm việc một cách khách quan, chính xác và minh bạch. Các chỉ số đo lường hiệu suất làm việc cụ thể giúp nhà quản lý theo dõi được tiến độ công việc một cách dễ dàng. Từ đó họ có thể nhìn nhận khách quan được về hiệu suất làm việc, làm cơ sở cho việc khen thưởng, đào tạo, kỷ luật,…

Tìm hiểu về KPI cá nhân

Tìm hiểu về KPI cá nhân

 

KPI được xây dựng để giúp nhân viên biết được những nhiệm vụ mà mình phải hoàn thành, khuyến khích tập trung vào các mục tiêu quan trọng để góp phần vào thành công chung của doanh nghiệp. Điều này giúp nhân sự biết thực hiện các công việc theo thứ tự ưu tiên, qua đó tránh làm những tác vụ không cần thiết.

Nhờ vào các kế hoạch cụ thể, các thành viên trong từng phòng ban có thể thực hiện và theo dõi tiến độ công việc dễ dàng. Khi được đánh giá và khen thưởng dựa trên hiệu suất làm việc thì họ sẽ có động lực để làm việc tốt hơn, từ đó giúp nâng cao hiệu suất làm việc chung của cả công ty một cách hiệu quả.

Lợi ích của việc áp dụng cách làm KPI cá nhân 

Lợi ích của cách làm KPI cá nhân là gì? Nó là một hệ thống tiêu chuẩn giúp các nhà quản lý có thể đánh giá hiệu suất làm việc và có một cái nhìn tổng thể về tình hình hoạt động của công ty. Trong đó còn bao gồm những lợi ích quan trọng dưới đây mà bất kì chủ doanh nghiệp nào cũng quan tâm.

  • Tăng cường sự gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp

Khi nhân viên cảm thấy họ được đánh giá cao và có đóng góp quan trọng đối với công ty, họ sẽ có cảm giác gắn bó và cống hiến nhiều hơn. Từ đó họ sẽ có xu hướng muốn làm việc lâu dài tại công ty và ngày càng đóng góp nhiều hơn trong công việc của mình.

  • Giảm thiểu chi phí hoạt động

Nhờ áp dụng KPI, hiệu suất công việc sẽ được cải thiện, qua đó doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí cho việc tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự,…. Giảm thiểu được các chi phí hoạt động không cần thiết, bên cạnh đó còn đảm bảo được chất lượng nguồn nhân lực ổn định trong thời gian dài.

 

Lợi ích của KPI cá nhân trong doanh nghiệp

Lợi ích của KPI cá nhân trong doanh nghiệp

  • Tăng cường năng suất lao động

Nhờ vào lịch trình làm việc, những mục tiêu và thứ tự ưu tiên cụ thể trong công việc, nhân viên sẽ biết rõ trách nhiệm và vai trò của mình, qua đó xu hướng làm việc trở nên hiệu quả hơn khi các công việc được giải quyết một cách tuần tự. Việc đi kèm thêm các chính sách khen thưởng trong công việc tạo động lực cho các nhân sự cố gắng hoàn thành mục tiêu đề ra sớm hơn dự kiến.

Cách xây dựng KPI cá nhân và quy trình thực hiện

Cách xây dựng KPI cá nhân hợp lý và có khoa học đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo nên một hệ thống đánh giá và quản lý công việc hiệu quả. Quy trình này được thiết lập dựa trên năm bước dưới đây:

Bước 1: Xác định bộ phận, người xây dựng

Có 2 phương pháp xác định chính:

Cách 1: Trưởng bộ phận/phòng/ban chức năng là người quy định các chỉ số cho các vị trí trong bộ phận. Cách này đảm bảo tính thực tế và phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.

Cách 2: Bộ phận nhân sự/quản lý cấp cao xây dựng cho tất cả các bộ phận. Cách này đảm bảo tính khách quan và khoa học. Tuy nhiên, KPIs có thể chưa thực tế và phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. Để khắc phục vấn đề này, cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.

Bước 2: Xác định các chỉ số

Các chỉ số cần phải đáp ứng các tiêu chí sau:

  • S – Specific: thể hiện một cách rõ ràng và cụ thể.
  • M – Measurable: đo lường được bằng các con số hoặc tỷ lệ.
  • A – Attainable: tính khả thi, có thể thực hiện được.
  • R – Relevant: mục tiêu thực tế.
  • T – Timebound: thời hạn cụ thể.

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành

Sau khi triển khai việc áp dụng KPI vào công việc, cần theo dõi và đánh giá thường xuyên việc hoàn thành các mục tiêu đã đề ra. Điều này giúp đảm bảo rằng các hoạt động đang đi đúng hướng và kịp thời điều chỉnh các mục tiêu nếu cần thiết.

Bước 4: Liên hệ giữa KPI và lương thưởng

Đối với các cấp độ hoàn thành, người xây dựng chỉ số sẽ xác định một mức lương thưởng khác nhau. Chính sách này được quy định từ ban đầu bởi các cấp lãnh đạo, bởi quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người tạo nên hệ thống hoặc do chính các nhân viên tự thống nhất với nhau.

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu

Các chỉ số cần được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian để phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp để đảm bảo các số liệu là đúng vì chúng luôn thay đổi. Do đó, người quản lý cần phải theo dõi số liệu thường xuyên để điều chỉnh cho hợp lý theo từng thời điểm.

Công cụ và phương pháp đo lường KPI

Sau khi áp dụng các chỉ số KPI vào công việc thì nhà quản lý cần phải sử dụng các công cụ và phương pháp để đo lường hiệu quả. Việc này giúp nhà quản lý biết được tiến độ và hiệu suất của các nhân viên. Dưới đây là một số công cụ và phương pháp đo lường phổ biến:

  • Phần mềm cá nhân:

Phần mềm KPI là các công cụ quản lý hiệu suất được sử dụng để theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc. Một số phần mềm đang được sử dụng phổ biến hiện nay gồm Cloud, Domo, Tanca,… Các phần mềm này giúp xác định và thiết lập các mục tiêu phù hợp với doanh nghiệp và từng nhân viên, theo dõi và đo lường tiến độ và mức độ hoàn thành công việc, từ đó liên kết giữa xem xét và khen thưởng.

  • Sổ ghi chép hoặc bảng tính

Sổ ghi chép hoặc bảng tính là công cụ đơn giản nhưng hiệu quả để theo dõi các chỉ số. Người dùng có thể tạo sổ ghi chép hoặc bảng tính để ghi chép các chỉ số của mình theo thời gian. Điều này có thể được thực hiện theo ngày, tuần hoặc tháng, tùy thuộc vào mục tiêu cụ thể của người dùng.

  • Bảng điều khiển

Bảng điều khiển là một công cụ trực quan và dễ sử dụng giúp người dùng theo dõi và cải thiện hiệu suất của họ. Bảng điều khiển này cung cấp thông tin về các chỉ số hiệu suất quan trọng, chẳng hạn như doanh số, lợi nhuận, năng suất và sự hài lòng của khách hàng. Thông tin này được trình bày dưới dạng biểu đồ và số liệu, giúp người dùng dễ dàng hiểu và theo dõi tiến trình của họ.

  • Phỏng vấn hoặc tự đánh giá

Phương pháp này được sử dụng để đo lường tiến độ và hiệu suất của nhân viên dựa trên các tiêu chí cụ thể. Qua đó nó giúp đánh giá được hiệu suất của một cá nhân, bộ phận hoặc tổ chức:

    • Việc kiểm tra định kỳ được thực hiện bởi các quản lý hoặc người chịu trách nhiệm. Điều này nhằm xác định mức độ hoàn thành và đạt được các chỉ số.
    • Cho phép nhân viên tự đánh giá dựa trên tiêu chí đã đề ra. Khi tự nhận xét bản thân giúp họ xác định điểm mạnh và yếu của mình rõ ràng hơn, từ đó cải thiện và điều chỉnh quá trình làm việc để đạt mục tiêu.

Ưu, nhược điểm và những lưu ý khi áp dụng KPI

Việc áp dụng KPI trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng có những ưu và nhược điểm nhất định. Do đó những người tạo dựng cần phải nắm rõ để có thể phát triển hệ thống của mình một cách hoàn thiện hơn.

Ưu điểm

  • Tạo sự minh bạch và công bằng công việc: các tiêu chuẩn giúp cho việc đánh giá hiệu suất công việc trở nên minh bạch và công bằng hơn, bởi vì các chỉ số được đo lường dựa trên các tiêu chí cụ thể, rõ ràng.
  • Gắn kết mục tiêu của cá nhân với mục tiêu của tổ chức: được hình thành dựa trên các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, do đó, việc hoàn thành đúng hạn các mục tiêu sẽ góp phần giúp đạt được các mục tiêu một cách nhanh chóng.
  • Thúc đẩy sự phát triển và hoàn thiện bản thân: các chỉ số cụ thể giúp nhân viên xác định được các mục tiêu cần đạt được trong công việc, từ đó có kế hoạch và nỗ lực để hoàn thành các mục tiêu đó. Điều này giúp họ phát triển và hoàn thiện bản thân, nâng cao năng lực và hiệu quả công việc.
Ưu và nhược điểm của KPI cá nhân trong doanh nghiệp

Ưu và nhược điểm của KPI cá nhân trong doanh nghiệp

Nhược điểm

  • Có thể dẫn đến tình trạng cạnh tranh không lành mạnh: Khi sử dụng KPI để đánh giá và xếp hạng nhân viên có thể dẫn đến tình trạng cạnh tranh không lành mạnh, khiến họ chỉ tập trung vào việc hoàn thành mục tiêu cá nhân mà bỏ qua các mục tiêu chung của tổ chức.
  • Có thể dẫn đến tình trạng áp lực và căng thẳng: Khi các mục tiêu được đặt ra quá cao hoặc quá khó đạt được, có thể dẫn đến tình trạng áp lực và căng thẳng cho nhân viên, khiến họ mất đi động lực làm việc.
  • Có thể không phù hợp với tất cả các vị trí công việc: không phải công việc nào cũng có thể đo lường hiệu quả bằng các chỉ số định lượng, đặc biệt đối với các vị trí công việc có tính sáng tạo hoặc tính chất công việc phức tạp.

Những yếu tố cần có trong KPI

  • Cá nhân hóa: các chỉ số đánh giá cần được  phù hợp với năng lực và khả năng của từng thành viên.
  • Định lượng: mỗi mục tiêu đề ra có thể đo lường được, từ đó có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả.
  • Linh hoạt: các chỉ số cần được điều chỉnh kịp thời để đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế.

Như vậy, việc việc áp dụng cách làm KPI cá nhân là một phần rất quan trọng đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc này có có những nhược điểm và lưu ý nên mong mọi người hãy chú ý hơn khi áp dụng. Hy vọng bài viết của ECXO Agency này sẽ có ích trong việc xây dựng và áp dụng vào các hoạt động thực tế.