Trong thời đại hiện nay, việc nắm rõ KPI trong sản xuất là điều cần thiết cho doanh nghiệp để quản lý tăng năng suất làm việc. Tuy nhiên, không phải mọi quy trình thiết lập đều được thực hiện hoàn hảo. Nhiều lĩnh vực sẽ gặp phải những tình huống bất thường, dẫn đến thất thoát nguyên vật liệu, tồn kho quá mức, cung ứng chậm trễ… KPI ra đời nhằm hỗ trợ tổ chức cho việc đo lường, giải quyết được vấn đề nêu trên. Hiểu được lý do này, ECXO sẽ đồng hành giải đáp những thắc mắc dưới bài viết sau đây.
Tìm hiểu KPI trong sản xuất mang hiệu quả cao
KPI trong sản xuất là số liệu thống kê, chỉ số của nhân viên bán hàng được sử dụng đo lường, đánh giá mức độ hiệu quả của họ trong việc tạo ra doanh số bán hàng đúng với kế hoạch đã đề ra của tổ chức.
Thước đo mục tiêu sẽ hỗ trợ theo dõi, xem xét hiệu suất của sản phẩm theo thời gian doanh nghiệp sử dụng với mục đich đánh giá chất lượng, kiểm soát an toàn kết hợp với yếu tố khác của quy trình. Cải thiện hiệu suất tổng thể của hàng hóa là chỉ số đo lường chung thường được tổ chức lựa chọn theo dõi.
KPI trong sản xuất cần lưu ý những gì
Bằng cách thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện, người điều hành có thể xác định chính xác những lĩnh vực cần cải thiện để tiến hành thực hiện các thay đổi. Đây là công cụ quan trọng thúc đẩy quá trình cải tiến đang được thực hiện.
Trên thị trường hiện nay tồn tại nhiều bộ KPI sản xuất cho nhà máy, hệ thống dây chuyền chế tạo sản phẩm do đó cần lựa chọn một cách phù hợp để đo lường để ứng dụng vào hệ thống quản lý tối ưu. Ngoài ra, việc thành lập chỉ số đo lường tốt cũng đóng vai trò quan trọng không kém.
Tìm hiểu KPI trong sản xuất gồm những gì
Chỉ số đầu tiên là hiệu suất thiết bị tổng thể OEE, đây là chỉ số dùng nhận biết năng suất của tất cả máy móc, thiết bị về nguồn năng lượng bao gồm chất lượng, tốc độ và thời gian. Đây là thông số tiêu biểu trong việc bảo trì năng suất toàn diện (Total Productive Maintenance). OEE đạt 100% khi quy trình chế tạo hoàn hảo, thể hiện hàng hóa đầu ra chất lượng cao, tốc độ nhanh nhất và mất ít thời gian ngừng hoạt động.
Đến với phép đo thời gian chu kỳ, đây là công cụ rất hữu ích đối với nhà quản lý vì chúng cho phép họ xem mất bao lâu tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh, lần lượt từng thành phần, thậm chí cả việc giao thành phẩm cho khách hàng. Vì thường sử dụng đánh giá kết quả thực hiện tổng thể của việc phát triển quy trình cũng như biết vấn đề còn thiếu trong mỗi quy trình.
KPI trong sản xuất là mục tiêu bao quát vì sẽ giúp dự báo khi tình huống khó khăn xuất hiện như thời gian chết máy (Downtime) hay còn gọi là thời điểm ngừng hoạt động. Thiết bị hoặc máy móc không vận hành, không tạo ra giá trị nếu được liệt kê trong kế hoạch thì sẽ gọi là thời gian theo kế hoạch, ngược lại gọi là ngoài kế hoạch.
Thông thường việc ngừng hoạt động dự kiến để bảo trì theo lịch trình được hiểu là “thời gian ngừng hoạt động theo kế hoạch”. Còn ngoài kế hoạch nghĩa là máy móc gặp những gặp sự cố phát sinh. Tạo lập tiêu chuẩn đối với quá trình sản xuất hàng hóa sẽ cho biết năng lực của công ty đối với việc bảo trì và có tác động đến việc quản lý chi phí.
Cần thiết lập KPI cho nhân viên thật kỹ càng
Năng lực sẽ được đo lường thông qua chỉ số đo lường công suất khả dụng mà doanh nghiệp muốn tối ưu hoá giá trị sử dụng của máy móc, nhà máy. Đối với nhà máy, chỉ số này sẽ tính cho từng thời điểm của phân xưởng. Mục tiêu đặt ra càng cao thì càng đồng nghĩa với việc càng tối đa hoá năng lực nhân công.
Cuối cùng năng lực của các nguồn lực xác định bằng số lần hàng tồn kho được bán ở một khoảng thời gian cụ thể, là thước đo vòng quay hàng tồn kho. Khi tỷ lệ thấp xuất hiện, nó biểu thị doanh số bán hàng thấp, tỉ lệ hàng tồn kho cao nhưng tỷ lệ cao biểu thị doanh số bán hàng nhanh và doanh số bán hàng cao, điều này lại cho thấy hàng tồn kho không bị ứ đọng nhiều.
Lựa chọn KPI trong sản xuất như thế nào
Nhìn chung, vấn đề đặt ra là có hàng nghìn KPI trong sản xuất khác nhau do đó các công ty phải tốn công sức lựa chọn chỉ tiêu thích hợp nhất cho những chiến lược kinh doanh. Nếu lựa chọn sai sẽ gây những điều không đáng có, dẫn đến việc đưa mọi người vào hướng đi không đúng thậm chí còn khuyến khích họ làm những việc sai lầm.
Cần nhớ rằng sức mạnh của mục tiêu đến từ việc “bạn sẽ nhận những gì bạn đo lường”. Do đó khuyến khích về giá, hiệu suất cần được kiểm tra để tăng kết quả cho doanh nghiệp nếu chúng không phù hợp với tầm nhìn ban đầu.
Lương 3P sẽ được ứng dụng khi đã có được bảng đánh giá năng lực
Để sử dụng KPI cho phòng kế hoạch sản xuất hiệu quả thì bạn cần phải thiết lập chỉ số phù hợp thông qua chiến lược bên cạnh đó phải theo dõi đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ. Bên cạnh đó đây không chỉ dành cho tập thể mà còn cho từng nhân viên, từng phòng ban, từng bộ phận ở công ty.
Hoạt động kinh doanh phụ thuộc rất nhiều vào việc xác định, xây dựng, giám sát các chỉ số, chỉ tiêu thường áp dụng như doanh số, số lượng khách hàng mới, tỷ lệ phế phẩm, tỷ lệ khách hàng trung thành thiết lập, đánh giá kết quả công việc của bộ phận và nhân viên. Phát hiện vấn đề trong quy trình hoạt động của nhà máy để xử lý, khắc phục kịp thời, đúng cách nhằm đảm bảo được quy trình làm việc đạt hiệu quả từ đó tạo ra hàng hóa chất lượng.
Cách lựa chọn KPI trong sản xuất phù hợp
Xây dựng chỉ số KPI sản xuất sao cho đúng
Xây dựng hệ thống KPI cho phòng kế hoạch sản xuất hiệu quả thường không phải việc dễ dàng đặc biệt với nhà quản lý mới. Do đó ECXO đã tổng hợp các bước tham khảo dưới đây sẽ giúp nhà điều hành dễ dàng hơn trong việc xây dựng.
Bước 1: Doanh nghiệp phải hiểu rõ tình trạng hiện tại, nắm rõ những điểm yếu cần khắc phục. Việc đánh giá cho phép nhà quản lý xác định những gì cần giải quyết, chọn tiêu chuẩn phù hợp để thu hẹp mọi khoảng cách. Ngoài ra, việc đặt câu hỏi phù hợp và nhận được câu trả lời chính xác sẽ giúp mục tiêu hoàn thiện hơn.
Bước 2: Xác định mục tiêu từ đó chọn ra chiến lược đúng đắn là một bước quan trọng tiếp theo. Để đạt hiệu quả tốt suốt quá trình hoạt động, cần xác định rõ một cách cụ thể kết hợp với tạo lập chiến lược thông qua những đánh giá ban đầu. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh điều này diễn ra theo nhiều cách tùy vào tình hình thực tế. Miêu tiêu cụ thể, chiến lược rõ ràng đóng vai trò như phần khung xương giúp thiết kế hệ thống phù hợp.
Bước 3: Xác định và đảm bảo chỉ số đã đề ra được hiểu rõ. Là yêu cầu tất yếu đối với quá trình tạo ra tầm nhìn chung, điều này rất quan trọng đối với người quản lý ở mọi vị trí.
Do đó, nhà lãnh đạo phải đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều hiểu rõ số liệu mà họ thu thập có liên quan thế với kế hoạch kinh doanh tổng thể và chiến lược của công ty để đảm bảo rằng quá trình diễn ra suôn sẻ.
Việc xem xét đánh giá KPI cần do người có chuyên môn phụ trách
Việc xem xét bảng báo cáo suốt giai đoạn thực thi sẽ đảm bảo tăng năng suất và sản lượng. Nếu không sử dụng công cụ bảng theo dõi số liệu, đo lường hoặc đưa quyết định tốt hơn thì phương pháp tạo mục tiêu dành cho phòng kế hoạch bị thất bại.
Vì vậy, cần phải thường xuyên xem xét thông qua biểu đồ đo lường, vì bằng cách này nhân viên có thể chắc chắn rằng dữ liệu họ thu thập là có ý nghĩa đối với hoạt động đo lường và việc nhận biết dữ liệu có ích hay không sẽ không chiếm quá nhiều thời gian của họ.
Những yếu tố cần đặc biệt lưu ý
Các chỉ số kết quả công việc sẽ phù hợp với KPI cho nhà máy sản xuất cho từng vai trò công việc tùy theo nhiều lĩnh vực hoạt động của công ty và năng lực của người lao động. Lập thước đo tiêu chuẩn cho nhân viên cần có những chỉ số sau:
- Số lượng hàng hóa tạo ra
Số lượng thường được sử dụng mô tả số lượng sản phẩm do một nhân viên hay kể từ khi thay thế máy bằng mẫu mới hơn, tiên tiến hơn hoặc cho cả ca hoặc cả tuần làm việc. Nhiều doanh nghiệp sẽ áp dụng các chỉ tiêu đánh giá năng suất lao động của từng cá nhân ở mức khác nhau giữa các ca nhằm khuyến khích sự cạnh tranh giữa các nhân viên, các bộ phận, dây chuyền…
- Mục tiêu của nhân viên
Nhân viên có thể xác định các mục tiêu cá nhân một cách dễ dàng, đáp ứng nhu cầu của công ty khi thực hiện hoạt động kinh doanh dưới sự hỗ trợ của mục tiêu về số lượng, tốc độ hoặc chất lượng hàng hóa đặt ra thông qua đánh giá điểm.
- Tốc độ
Quy trình tạo ra hàng hóa thường thay đổi tốc độ. Tốc độ chậm sẽ dẫn đến giảm lợi nhuận, khi tốc độ nhanh hơn lại gây áp lực cho các quản lý phải kiểm soát chất lượng. Do đó, duy trì tốc độ ổn định và cân bằng để đạt thành công là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp.
- Takt-time
Đây là thời gian cần hoàn thành một nhiệm vụ hoặc tạo ra một sản phẩm. Nhân viên có thể dựa vào thước đo lường để phát hiện hạn chế gây tắc nghẽn suốt quá trình hoạt động.
- Thời gian chết
Thời gian chết là thời điểm khi máy móc ngừng vận hành, đây là một chỉ số quan trọng cần theo dõi. Quá trình hoạt động sẽ bị đình chỉ nếu máy gặp trục trặc và gặp khó khăn đối với việc thu lại lợi nhuận. Nếu giảm được khoảng thời gian này sẽ hỗ trợ tăng doanh thu cho toàn bộ công ty.
Có thể sử dụng kết hợp giữa OKR & KPI
Thiết lập các chỉ số mục tiêu với các công cụ
Không thể phủ nhận sự hữu ích khi áp dụng KPI cho công nhân sản xuất đối với doanh nghiệp. Để có thể áp dụng thành thạo những công cụ hữu ích để quản lý, đánh giá hiệu suất làm việc. Sau đây là quy trình những bước đầy đủ và chi tiết để hiểu rõ được áp dụng với việc quản lý hiệu suất.
- Đầu tiên cần thiết lập các chiến lược kinh doanh một cách hợp lý
Bạn phải chuyển tính toán chiến lược thành số liệu thống kê định lượng, sắp xếp chúng theo trình tự hợp lý để kế hoạch quan trọng, tập trung nhất sẽ được thực hiện ở tương lai.
- Nắm rõ, quan sát kỹ những khía cạnh
Mọi lĩnh vực liên quan đến kinh tế, không có một doanh nghiệp nào có thể bao quát được ở các khía cạnh. Do đó một sản phẩm chất lượng cao thường đi kèm cùng một giá trị cao và không rẻ. Một kỹ thuật hữu ích xác định lĩnh vực tập trung chính là Balanced Scorecard. Qua việc áp dụng phương pháp này sẽ biết được những khía cạnh nào cần được đánh đổi nhằm đạt được kế hoạch đã đề ra trước đó.
Những khía cạnh cần quan tâm:
– Khía cạnh tài chính.
– Khía cạnh khách hàng.
– Những yếu tố trong quy trình nội bộ.
– Những yếu tố liên quan tới hoạt động, tiềm năng và rủi ro của doanh nghiệp
- Vận dụng các chiến lược như BSC, OKRs trong thực tế
BSC là công cụ hữu ích giúp hoàn thiện KPI trong sản xuất, nhận biết những khía cạnh cần tập trung từ đó thiết lập mục tiêu và phương thức triển khai. Tham khảo ngay phương pháp OKR để có thể vận dụng thành thạo các lý thuyết này vào thực tế.
5 Lợi ích rõ rệt khi áp dụng OKRs vào đánh giá nhân viên phòng sản xuất
- Dùng dashboard giúp cho việc giám sát đạt hiệu quả tối ưu:
Sau khi đã đặt ra mục tiêu, phương pháp thực hiện và khi hệ thống không đồng bộ, người quản lý phải sử dụng công cụ trực quan theo dõi hoạt động, nhận biết sự cố và thực hiện chỉnh sửa cần thiết. Doanh nghiệp sẽ nhận được số liệu hiển thị trực quan theo thời gian thực thông qua bảng điều khiển.
Thước đo chung đối với kinh doanh thường thiết lập bởi nhà quản lý bộ phận, trưởng nhóm của nhóm nhỏ cùng với lãnh đạo cấp cao của một công ty. Còn với mục tiêu bao quát thường thành lập bởi CEO và đội ngũ cấp cao của công ty. Từ bao quát, bộ phận sẽ phát triển thành thước đo lường của riêng mình.
Để thay đổi bất kỳ cách thức đạt mục tiêu nào thì đều phải thông qua hoạt động theo dõi và nhận biết những điều không phù hợp. Ví dụ khi đơn vị nhận biết được những thiết lập từ tháng trước đã không còn phù hợp với tình hình hiện tại thì cần xem xét lại điều chỉnh cho phù hợp với tình hình hiện tại.
Dashboard của phần mềm KPI cần trực quan
Bản báo cáo quá trình thực hiện mục tiêu là một tài liệu tóm tắt kết quả hiện tại của cá nhân hoặc tổ chức so với kế hoạch đã đề ra, trình bày theo nhiều cách khác nhau, bao gồm báo cáo chính thức bằng văn bản, phần mềm, trang trình bày PowerPoint và bảng tính Excel. Thông thường, báo cáo sẽ cập nhật theo chu kỳ quý, tuy nhiên, tùy vào mức độ chi tiết của báo cáo mà lập báo cáo theo tuần.
Vậy nên các chỉ số KPI trong sản xuất rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Quản trị viên sẽ có thể biết liệu công ty của họ có đang phát triển tốt hay không, liệu có vấn đề gì suốt quá trình tạo ra hàng hóa hay không bằng cách hiểu kết hợp với sử dụng chính xác chỉ số này nhờ vậy sẽ giúp nhà lãnh đạo lựa chọn giải pháp nhanh chóng, hiệu quả nhất.
