So sánh KPI và OKR: Đâu là sự khác nhau cơ bản giữa các chỉ số

Phương pháp dùng để so sánh KPI và OKR là gì? Tại sao hai chỉ số này lại đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản trị doanh nghiệp. Để giải đáp cho nhân viên cũng như người quản lý hiểu rõ bản chất cũng như cách thực thi OKR, KPI hiệu quả, dưới đây ECXO Agency sẽ giới thiệu bạn chi tiết về những thông tin xoay quanh chủ đề qua bài viết này nhé!

1. Tổng quan KPI và OKR – Nên sử dụng hai chỉ số này khi nào 

KPI và OKR đều có chức năng đánh giá, theo dõi, đo lường tiến độ thực hiện mục tiêu. Xét về bản chất, chúng đều có ý nghĩa, vai trò tương đối giống nhau. Tuy nhiên, hai công cụ này lại có những điểm khác biệt quan trọng yêu cầu người quản lý cần hiểu rõ để lựa chọn sử dụng hợp lý. Bên dưới, ECXO sẽ cung cấp kiến thức về KPI cũng như OKR dễ hiểu nhất để bạn có thể phân biệt.

1.1 Khái niệm

KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicators, nghĩa là chỉ số hiệu suất then chốt. KPI được ví như là một thước đo định lượng dùng để phân tích mức độ hoàn thành mục tiêu và được áp dụng cho nhiều vị trí khác nhau trong đơn vị như: cá nhân, tổ chức, bộ phận,… trong một khoảng thời gian cố định. Việc dùng KPI sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc xác định đâu là điểm mạnh, điểm yếu, hiệu quả thực thi các dự án của từng phòng ban hay từ bản thân, từ đó bạn có cơ sở đưa ra các điều chỉnh phù hợp để nâng cao hiệu suất.

OKR là viết tắt của cụm từ Objectives and Key Results, có nghĩa là mục đích thực hiện và kết quả then chốt. OKR sẽ là phương pháp đánh giá cả nhiệm vụ chung cho toàn bộ hệ thống nhân sự, thể hiện tầm nhìn, tham vọng cần đạt được trong tương lai. Ngoài ra, khi thiết lập OKR, người thực thi cũng sẽ có trách nhiệm đưa ra bảng kế hoạch, chiến lược chi tiết để cụ thể hóa các hành động này thành các kết quả then chốt để đo lường, theo dõi tiến độ hoàn thành một cách chặt chẽ.

Qua việc phân tích hai khái niệm về KPI, OKR cũng đã giúp người đọc phần nào hiểu rõ về vai trò cũng như cách sử dụng. Khi áp dụng chúng thì bạn cũng nên liệt kê tất cả các đầu việc cần phải thực hiện, đi kèm với thời hạn hoàn thành cụ thể để bạn xem xét việc nào quan trọng cần làm trước, việc nào nên hoàn tất sau sao cho hợp lý mà vẫn đảm bảo hiệu suất làm việc.

1.2 Ưu, nhược điểm của KPI

Việc dùng KPI và OKR để đo lường tiến độ thực thi công việc của nhân viên đều mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong việc phát triển bền vững công ty. Nhưng bên cạnh đó, các chỉ số này cũng có một số hạn chế nhất định mà tổ chức nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định áp dụng.

• Ưu điểm:

• Hoạch định chiến lược: KPI giúp xác định các nhiệm vụ quan trọng cần thực hiện trong tương lai và với mô hình SMART có trong KPI sẽ giúp bạn xác định được những chỉ tiêu đo lường khả năng thành công của nhiệm vụ một cách cụ thể. Từ đó, giúp bạn có kế hoạch hành động chi tiết để tiến gần hơn điểm đến mà mình mong đợi.
• Đo lường hiệu quả hoạt động: Tại mỗi bộ phận, phòng ban hay cá nhân KPI cũng sẽ có những thước đo riêng biệt nhằm kiểm soát chính xác hiệu suất làm việc tại mỗi vị trí đó.
• Tăng cường sự giao tiếp và phối hợp: Khi bạn xác định được KPI của bản thân, bạn sẽ hoàn toàn tập trung, nỗ lực để đạt được điều đó bởi đây chính là tiêu chuẩn công việc mà bạn cần hoàn thành. Hay tại vị trí phòng ban sẽ có những yêu cầu cần đạt theo tháng, quý thì tất cả mọi người phải có trách nhiệm đóng góp lợi ích để nâng cao hiệu quả và nhanh chóng thúc đẩy việc đạt chỉ tiêu này. KPI còn giúp tăng giao tiếp giữa các bộ phận bởi họ cần trao đổi, nắm bắt thông tin để đưa ra những phương án phát triển hoàn thiện tốt hơn.
• Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm: KPI liên quan rất nhiều về chế độ thưởng phạt nhân viên, vì thế họ sẽ có động lực cao hơn để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó, nó còn giúp họ nhận thức được vai trò và trách nhiệm của bản thân trong việc đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• Cải thiện khả năng ra quyết định: KPI cung cấp các dữ liệu quan trọng hỗ trợ cho việc ra quyết định của các ban lãnh đạo. Nhờ vậy mà họ đưa ra những phương án giải quyết sáng suốt và kịp thời.
• Tăng cường lợi thế cạnh tranh: Công cụ này còn có khả năng đo lường chất lượng sản phẩm. Vì thế, bạn hoàn toàn dễ dàng nhận ra những vấn đề có trên chúng và đưa ra sửa đổi khi cần thiết. Đây chính là một cách bạn tạo được lợi thế cạnh tranh về chất lượng sản phẩm so với các đối thủ khác trên thị trường.

• Nhược điểm

• Thiếu tính linh hoạt: KPI phụ thuộc rất nhiều vào dữ liệu quá khứ và hiện tại nên bạn sẽ khó thay đổi các chỉ số đánh giá trong thời gian ngắn.
• Có thể gây áp lực đến nhân viên: Việc tập trung vào việc nghĩ quá nhiều làm thế nào để đạt được KPI khiến nhiều nhân sự lo lắng dẫn đến giảm chất lượng cũng như sự đổi mới sáng tạo khi làm việc.
• Dẫn đến sự cạnh tranh không lành mạnh: Giữa các bộ phận, nhân viên nếu có sự chênh lệch giữa các chỉ tiêu quá nhiều sẽ dễ bị phân biệt, ảnh hưởng sự đoàn kết và hợp tác giữa họ.

1.3 Ưu, nhược điểm OKR

• Ưu điểm:

• Khuyến khích đặt ra mục tiêu tham vọng: Doanh nghiệp dùng OKR để đặt ra những kỳ vọng đầy thách thức, thúc đẩy sự sáng tạo và linh hoạt đổi mới.
• Nâng cao tính minh bạch: Thể hiện rõ ở việc công ty minh bạch thực hiện, công nhận nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ của mỗi nhân sự. Thông qua OKR bạn sẽ nắm bắt tình hình hoạt động của bộ phận hay của cả đơn vị, bạn cũng có thể đóng góp ý kiến cho việc cải thiện tốt hơn.
• Thúc đẩy sự linh hoạt và thích ứng: OKR được vận dụng, thay đổi linh động trong các trường hợp có sự thay đổi giữa chiến lược và môi trường kinh doanh của công ty.

• Nhược điểm:

• Gây khó khăn trong việc thiết lập: Bởi công cụ này đòi hỏi phải có sự tham gia của tất cả các bên liên quan và sự thấu hiểu rõ ràng về chiến lược chung cho cả toàn bộ hệ thống.
• Thiếu tính cụ thể: Nếu không được hoạch định một cách rõ ràng, OKR sẽ trở nên rất khó hiểu, mơ hồ và khó theo dõi.
• Tốn kém thời gian: Một bảng OKR hoàn thiện sẽ tốn rất nhiều nguồn lực, công sức, bởi đây là một công việc khó khăn để xác định đúng đâu là tầm nhìn, hướng đi khác biệt trên thị trường để thành công, đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao của nhà quản lý.

1.4 Nên sử dụng KPI và OKR khi nào

Người quản lý nên dùng KPI và OKR khi:

KPI dùng trong mục đích đánh giá hiệu suất thực thi trong quá khứ và cả hiện tại: Các chỉ số có trong KPI sẽ giúp bạn biết chính xác các thông số thay đổi theo thời gian của một chỉ tiêu việc làm cụ thể, từ đó giúp bạn nắm bắt được tình hình các công việc có đang đi đúng hướng.

Cần theo dõi một số việc làm có tính lặp lại và quy trình đã được thiết lập: PKI là công cụ phù hợp cho các hành động đã có quy trình làm việc rõ ràng và dễ thực hiện.

Còn đối với OKR sẽ phù hợp với các công ty mới bắt đầu đi vào hoạt động cần có chiến lược, hướng đi, kế hoạch khác biệt để thúc đẩy tiến trình phát triển. Việc dùng công cụ OKR là quá trình lâu dài, thuật ngữ này sẽ phụ thuộc nhiều vào tầm nhìn, năng lực của người điều hành bởi bạn cần vạch ra được lối đi đúng đắn cũng như mục tiêu chung của tất cả các vị trí trong hệ thống làm việc.

Lựa chọn sử dụng KPI hoặc OKR phụ thuộc vào định hướng, văn hóa doanh nghiệp, giai đoạn phát triển và loại hình công việc để có thể vận dụng hiệu quả chúng.

2. Kết hợp OKR và KPI trong quản trị mục tiêu doanh nghiệp

OKR và KPI mang bản chất, ý nghĩa, vai trò khá giống nhau. Chính vì thế, tại một số đơn vị kinh doanh, để thúc đẩy sự sáng tạo, đổi mới, quản lý chặt chẽ hệ thống hơn, họ đã áp dụng nhiều cách để phối hợp chúng với nhau. Dưới đây, ECXO sẽ hướng dẫn bạn cách kết hợp đơn giản để nâng cao hiệu quả quản trị bao gồm:

• Bước 1: Xác định mục tiêu chung

Đây là điểm đến cuối cùng hay tham vọng cần đạt trong một thời gian cụ thể.

• Bước 2: Xây dựng OKR

Đặt ra các chỉ số về OKR cho từng bộ phận, cá nhân. OKR cần vạch ra những thách thức cần đối mặt và có thời hạn rõ ràng.

• Bước 3: Liên kết OKR với KPI

Xác định các KPI phù hợp nhằm mục đích giám sát tiến độ hoàn thành chỉ tiêu của từng vị trí mà OKR đặt ra.

• Bước 4: Theo dõi và đánh giá

Bạn cần liên tục quan sát cơ chế hoạt động OKR để thu thập, phân tích dữ liệu và điều chỉnh một số nội dung khi cần thiết.

• Bước 5: Giao tiếp và chia sẻ

Để tăng thêm tính minh bạch, bạn cần chia sẻ những thông tin về OKR để mọi thành viên để theo dõi, xem xét mức độ hiệu quả của dự án.

Trên đây là các bước kết hợp dùng OKR với KPI để theo dõi hiệu suất thực thi mà nhà lãnh đạo nên nắm bắt. Bên cạnh đó, ECXO Agency cũng khuyên bạn nên tìm hiểu, tham khảo các công cụ hỗ trợ công tác lưu trữ, quản trị dự án về OKR tốt hơn như: Ally.io, 7Geese, Lattice,… có nhiều tính năng mạnh mẽ sẽ giúp bạn tối ưu hóa, giảm sát toàn diện cho hệ thống OKR.

3. OKR KPI doanh nghiệp nên chọn chỉ tiêu đo lường nào

Hiểu rõ về sự khác nhau giữa OKR KPI có thể thấy đây là hai chỉ tiêu vô cùng quan trọng được người quản lý đầu tư thiết lập. Nhưng chúng cũng có nhiều hạn chế nhất định, do đó bạn cần lập luận, đưa ra nhiều căn cứ để lựa chọn chỉ tiêu phù hợp.

Đối với những công ty có quy mô vừa và nhỏ, họ thường xem xét, tập trung xây dựng KPI hơn OKR bởi đặc tính nó được dùng khá linh hoạt, thay đổi theo một giai đoạn ngắn: tuần, tháng, quý, năm. Đặc biệt, việc đạt KPI sẽ khá dễ dàng, hoàn toàn phù hợp với năng lực của nhân sự mới phụ trách. Nếu là một công ty mới chưa biết cách vận hành chặt chẽ thì việc dùng KPI hoàn toàn là cần thiết, tốn kém ít chi phí nhất.

Còn đối với OKR sẽ phù hợp hơn đối với những đơn vị có quy mô lớn, các công ty niêm yết và các ngành công nghiệp truyền thống. Bởi, việc thiết lập OKR mất rất nhiều thời gian, công sức để nghiên cứu ra bộ chỉ số OKR được dùng xuyên suốt khi công ty hoạt động. OKR còn được xem như là tiền để để thực hiện lên chiến lược, xây dựng tầm nhìn, sứ mệnh và cả văn hóa công ty. Chúng có mối liên quan mật thiết với nhau để đảm bảo rằng tổ chức phát triển bền vững và tạo sự khác biệt về thương hiệu trên thị trường.

Vì vậy, mỗi tổ chức kinh doanh nên phân biệt rõ nhu cầu, mục đích thực hiện để bạn nhận định được rằng đâu là thông số quan trọng, lựa chọn phù hợp sẽ giúp tăng trưởng chất lượng làm việc của nhân viên cũng như mở rộng quy mô đơn vị.

4. So sánh KPI và OKR – Điểm giống và khác biệt

So sánh KPI và OKR để vận dụng trong mô hình quản lý hệ thống đánh giá chất lượng thực thi là công việc mà ban lãnh đạo nên nắm rõ để áp dụng công cụ này phù hợp dự định mà bạn muốn đặt ra. Dưới đây, ECXO sẽ chỉ ra những điểm giống và khác nhau của hai phương pháp này một cách chi tiết để bạn dễ dàng phân biệt:

– Giống nhau

• Đều tham gia vào việc đo lường hiệu suất và tiến độ thực hiện nhiệm vụ được giao của doanh nghiệp hay bộ phận, cá nhân.
• Cả KPI hay OKR đều phải đặt mục tiêu tuân thủ theo mô hình SMART, tức là phải cụ thể, có khả năng thực hiện, thực tế, có thể đo lường và có thời hạn.

– Khác nhau

Trên đây là so sánh chi tiết về hai thông số KPI, OKR nhằm giúp bạn hiểu rõ về bản chất cũng như mức độ quan trọng. Bên cạnh đó, việc cam kết thực hiện và theo dõi hệ thống một cách thường xuyên là việc bắt buộc mà bạn cần làm để giám sát chặt chẽ tiến trình.

5. Hướng dẫn quy trình chuyển đổi từ KPI sang OKR

Chuyển đổi từ cơ chế điều hành KPI sang OKR có thể mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả và thúc đẩy sự đổi mới. Tuy nhiên, quá trình thay đổi này khá phức tạp, yêu cầu người quản lý phải nắm vững các chỉ số quan trọng và có kế hoạch thay thế hợp lý.

Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình biến đổi bao gồm:

• Bước 1: Xác định mục tiêu

Bạn cần làm rõ mong muốn cần đạt được khi thay đổi, mong muốn này cũng cần phải đảm bảo tuân theo nguyên tắc SMART.

• Bước 2: Hiểu rõ, phân biệt bản chất của KPI và OKR

Cần nắm rõ sự khác biệt về các thuộc tính như: mục đích, cách thức hoạt động để xác định đâu là những số liệu giúp ích cho việc chuyển đổi.

• Bước 3: Thảo luận, hỗ trợ từ các bên liên quan

Bao gồm nhân viên, lãnh đạo, các trưởng phòng bộ phận,… Họ nên tham gia vào các buổi đào tạo và trao đổi để giúp mọi người hiểu rõ về OKR và cách áp dụng.

• Bước 4: Xác định các mục tiêu dài hạn

Bạn nên phác thảo rõ mong muốn cần đạt được trong một thời hạn nhất định để đi đến phân tích, đánh giá khả năng của nó.

• Bước 5: Thiết lập các kết quả then chốt

Mỗi nhiệm vụ sẽ có từ 3 – 5 kết quả, đảm bảo đủ để kiểm soát mức độ hoàn thành mục tiêu một cách toàn diện.

• Bước 6: Theo dõi và điều chỉnh

Bạn nên truy cập thường xuyên vào hệ thống OKR để xem việc tiến triển của mọi hành động.

• Bước 7: Giao tiếp và chia sẻ

Mỗi nhân viên đều có quyền chia sẻ, góp ý với bộ phận quản lý để việc thực thi công việc thêm hiệu quả.

• Bước 8: Khen thưởng và công nhận

Bảng OKR dùng cho cá nhân hay bộ phận, tổ chức nên đưa ra chính sách khen thưởng rõ ràng để khuyến khích mỗi thành viên nỗ lực hoàn thành.

Việc chuyển đổi từ KPI sang OKR là một quá trình lâu và cần sự kiên trì, phối hợp của mỗi người. Bạn cũng không nên áp dụng nó một cách máy móc, trừu tượng mà cần thay đổi linh động để phù hợp với đặc thù của mỗi loại hình kinh doanh.

Tóm lại, KPI và OKR là hai giải pháp quản trị đặc biệt quan trọng trong vận hành doanh nghiệp. Tuy nhiên mỗi công cụ sẽ có những cách hoạt động cũng như mục đích khác nhau. Chính vì vậy, trước khi bắt tay vào xây dựng hệ thống quản trị, bạn nên xem xét, so sánh OKR và KPI để biết được sự khác nhau giữa chúng để lựa chọn phương pháp đánh giá hợp lý nhằm giúp thương hiệu bạn tăng trưởng bền vững. Nếu bạn có bất cứ thắc mắc hay vấn đề liên quan đến chủ đề này, bạn có thể liên hệ ECXO Agency để được giải đáp nhé.