SWOT là gì và mô hình phân tích ma trận

Ngày nay, SWOT có lẽ là cụm từ rất đỗi quen thuộc với bất cứ ai. Vì thế trong bài viết này ECXO Agency sẽ đi sâu vào giải thích SWOT là gì, các yếu tố của mô hình, hướng dẫn phương pháp phân tích hiệu quả và các ví dụ cụ thể để minh họa ứng dụng thực tế của mô hình này. Sau đây, mời bạn đọc cùng tìm hiểu chi tiết về khái niệm cũng như cách xây dựng ma trận để định hình chiến lược kinh doanh thành công.

Giới thiệu SWOT 

SWOT là một trong những phương tiện hỗ trợ cho việc đánh giá và ra quyết định hiệu quả đối với cá nhân và doanh nghiệp. Mặc dù khá phổ biến nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về khái niệm và xuất xứ của biện pháp này. Do đó, để tận dụng tốt những ưu điểm của cách làm này, cần tìm hiểu qua một số thông tin sau đây.

Khái niệm SWOT là gì

Trả lời cho câu hỏi SWOT là gì? Hiểu đơn giản, đây là một thuật ngữ, cụm từ viết tắt được kết hợp bởi 4 nhân tố gồm: Strengths (điểm mạnh), Weakness (điểm yếu), Opportunities (cơ hội) và cuối cùng là Threat (thách thức). Đây là một trong những giải pháp hỗ trợ cho việc phân tích tổ chức, cá nhân hoặc dự án một cách đơn giản và dễ hiểu, bởi không đòi hỏi kiến thức chuyên môn. Đồng thời, công cụ đánh giá này còn có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau như lập kế hoạch dự án, phát triển sản phẩm, kinh doanh,… Không những thế, vì cung cấp được nhiều thông tin quan trọng nên đây cũng là một trong những công cụ nhận định doanh nghiệp hiệu quả nhất, hỗ trợ công ty trong việc đưa ra những quyết định quan trọng và xác định hướng đi phù hợp.

Ngày nay, SWOT được ứng dụng khá rộng rãi trong các trường hợp, bất cứ khi nào cần xem xét những thông tin về nhân tố bên trong, bên ngoài đều có thể sử dụng cách này. Các trường hợp phổ biến cần sử dụng kỹ thuật này như xem xét những thành phần liên quan khi bắt đầu dự án mới, phân tích hiệu quả của các hoạt động đang được thực hiện, hoặc có thể ứng dụng để đưa ra những quyết định quan trọng và lập kế hoạch cho các hướng đi, quan trọng hơn, công cụ này còn giúp cung cấp cụ thể thông tin về đối thủ cạnh tranh, từ đó có thể dễ dàng xem xét đối thủ và phát triển tổ chức để tăng khả năng cạnh tranh.

SWOT có nguồn gốc từ đâu

SWOT có nguồn gốc từ một dự án nghiên cứu được thực hiện bởi một nhóm nhà nghiên cứu đến từ đại học Stanford gồm Albert Humphrey (người được xem là cha đẻ của mô hình này), Marion Dosher, tiến sĩ Otis Benepe, Robert Stewart và Birger Lie vào những năm 1960 đến 1970. Xuất phát từ nhu cầu hiểu rõ hơn về lý do vì sao các doanh nghiệp lại thất bại trong việc thực hiện các kế hoạch, cũng như mong muốn phát triển một công cụ đơn giản, và có tính ứng dụng cao, giúp những công ty này có thể đánh giá một cách toàn diện và hiệu quả những thành phần ảnh hưởng đến thành công của công ty từ đó dễ dàng đưa ra những quyết định một cách tốt hơn. Nghiên cứu này được thực hiện bằng cách xem xét và đánh giá dữ liệu của hơn 500 công ty có doanh thu cao nhất Hoa Kỳ được bình chọn bởi tạp chí Fortune. Mục đích của nghiên cứu nhằm tìm hiểu ra nguyên nhân vì sao nhiều công ty gặp thất bại trong việc thực hiện các kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu của họ. Kết quả của nghiên cứu chỉ ra rằng những công ty thành công trên thị trường thường xác định được đầy đủ những nhân tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến quá trình hoạt động và khả năng thành công của họ.

Tên ban đầu của mô hình này là SOFT, được kết hợp bởi 4 yếu tố gồm: Satisfactory (thỏa mãn), Opportunity (cơ hội), Fault (lỗi), Threat (thách thức). Điểm khác biệt duy nhất ở mô hình cũ này so với mô hình được sử dụng rộng rãi ở thời điểm hiện tại là chữ “F” và “W”. Sự thay đổi bắt đầu vào năm 1964, tại một hội nghị ở Zurich, Thuỵ Sĩ, 2 cộng sự của Albert Humphrey là Urick và Orr đã đề xuất đổi chữ “F” trong SOFT thành “W”, từ đây, mô hình này được đổi tên thành SWOT và sử dụng phổ biến đến ngày nay. Nguyên nhân của việc thay đổi này là vì chữ “F” có nghĩa là lỗi, mang một ý nghĩa tiêu cực và chỉ tập trung vào nhược điểm một cách chủ quan, trong khi đó “W” lại có nghĩa là điểm yếu, mang nghĩa trung lập và tích cực, giúp các đơn vị nhìn nhận những thiếu sót một cách khách quan hơn. Ngoài ra, thành phần này được thay đổi còn giúp mô hình trở nên cân bằng hơn vì được xác định bởi những thành tố bên trong (điểm mạnh, điểm yếu) và thành tố bên ngoài (cơ hội, thách thức)

Nguyên tắc SWOT

Mặc dù là một công cụ đơn giản, nhưng nguyên tắc SWOT cũng rất cần được lưu ý để thực hiện một cách hiệu quả và cho ra kết quả chính xác. Dưới đây là những nguyên tắc cần phải tuân thủ trong quá trình xem xét:

• Xác định mục tiêu cụ thể: việc này giúp xác định đâu là những thành phần quan trọng cần được phân tích một cách kỹ lưỡng, tránh việc mất tập trung và nghiên cứu lan man, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Đồng thời, mục tiêu cụ thể giúp xem xét một cách chính xác mức độ ảnh hưởng của các nhân tố, tránh trường hợp nhận định chủ quan.
• Thông tin đầy đủ: việc thu thập đầy đủ các thông tin giúp nâng cao hiệu quả trong quá trình thực hiện, tránh bỏ sót những thành phần quan trọng ảnh hưởng đến công ty. Đồng thời, quá trình thu thập thông tin đầy đủ giúp tổ chức nhận được thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, từ đó làm đa dạng góc nhìn về các vấn đề của doanh nghiệp.
• Đánh giá khách quan, các thông tin cần phải được xem xét một cách khách quan, tránh trường hợp đặt cảm xúc vào quá trình thực hiện, không thiên vị. Việc xem xét khách quan sẽ giúp nhìn nhận chính xác hơn về các yếu tố ảnh hưởng đến thành công của tổ chức
• Tập trung vào giải pháp: suy cho cùng, mục đích cuối cùng khi sử dụng biện pháp phân tích này nhằm tìm ra giải pháp để đạt được mục tiêu. Vì vậy, cần tập trung vào việc tìm ra các giải pháp phù hợp để tận dụng điểm mạnh và nắm bắt cơ hội cũng như khắc phục điểm yếu và đối phó với các thách thức.
• Cập nhật liên tục và linh hoạt: cần linh hoạt trong việc áp dụng cách phân tích này, vì môi trường luôn thay đổi và phát triển. Do đó, cần cập nhật thông tin thường xuyên để đảm bảo việc xem xét mang lại hiệu quả.
• Phân loại các yếu tố rõ ràng: để quá trình nhận định diễn ra thuận lợi và mang lại kết quả chính xác, cần phải hiểu rõ tính chất của thông tin và các nhân tố được sử dụng. Từ đó, phân loại rõ ràng đầu là điểm mạnh, điểm yếu, thách thức và cơ hội của công ty.

Sử dụng phương pháp SWOT có ý nghĩa như thế nào

Phương pháp SWOT có ý nghĩa quan trọng trong việc đánh giá và phát triển hướng đi của tổ chức. Sử dụng phương pháp này giúp công ty dễ dàng xác định được điểm mạnh và tận dụng cơ hội để nâng cao cũng như khắc phục nhược điểm và đối phó với thời cơ. Ngoài ra, cách làm này còn mang lại một số ý nghĩa đối với doanh nghiệp như:

• Đánh giá một cách tổng quan: phương pháp này cung cấp cái nhìn tổng quan về những nhân tố bên trong và bên ngoài có khả năng ảnh hưởng đến sự thành công cũng như dễ dàng nhận biết được vị trí hiện tại của công ty trên thị trường, hỗ trợ cho quá trình đưa ra quyết định
• Xác định các yếu tố bên trong: việc xác định những thành phần này giúp công ty hiểu rõ đâu là điểm mạnh, điểm yếu nội tại của tổ chức. Từ đó, tập trung phát triển những ưu điểm để tăng lợi thế cạnh tranh và khắc phục những khuyết điểm nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động
• Nắm bắt cơ hội và đối phó với thách thức: việc nắm bắt cơ hội giúp tổ chức xác định được thời cơ và những hành động hợp lý nhằm tăng hiệu quả hoạt động. Trong khí đó, xác định được thách thức giúp công ty chuẩn bị cho những khó khăn từ môi trường bên ngoài và tìm cách đối phó hợp lý
• Lập kế hoạch hiệu quả: những thông tin được thu thập và phân tích bằng phương pháp này sẽ giúp xác định được những nhân tố quan trọng từ đó xây dựng được những kế hoạch có tính khả thi cao và dễ dàng đạt được mục tiêu đã đề ra
• Thúc đẩy sự sáng tạo: để phát triển, tổ chức cần tìm cách để tận dụng những ưu điểm và cơ hội hoặc tìm cách khắc phục khuyết điểm. Từ đó, đòi hỏi nhân sự trong công ty phải sáng tạo để tìm ra phương án tốt nhất.
• Đánh giá hiệu quả hoạt động: bằng cách theo dõi sự thay đổi của các nhân tố nội bộ và bên ngoài, công cụ này còn được sử dụng để nhận định hiệu quả của các hoạt động theo thời gian

Công cụ SWOT có ưu và nhược điểm gì

Mặc dù công cụ SWOT được sử dụng khá phổ biến bởi tính hữu ích và đơn giản nhưng công cụ này vẫn có những ưu và nhược điểm riêng. Cần lưu ý những hạn chế để có thể ứng dụng một cách hiệu quả. Một số ưu và nhược điểm có thể kể đến như sau:

Ưu điểm:

• Đơn giản và dễ sử dụng luôn là ưu điểm nổi bật của công cụ này, không cần phải có quá nhiều kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn để sử dụng
• Là công cụ giúp phân tích những thành tố của công ty một cách hiệu quả mà không tốn chi phí. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể một khoảng ngân sách cho tổ chức
• Kết quả toàn diện: vì xem xét được nhiều khía cạnh cả bên trong lẫn bên ngoài, nên công cụ này có thể mang lại kết quả đầy đủ về những vấn đề và lợi thế của doanh nghiệp

Nhược điểm:

• Kết quả thiếu chuyên sâu: vì quá trình thực hiện khác đơn giản và thông tin thiếu tính tổng quan, vì vậy kết quả mang lại chưa thật sự phản ánh đầy đủ các khía cạnh của công ty và thị trường.
• Tốn thời gian vì phải kết hợp nhiều nghiên cứu: vì kết quả mang lại chưa đầy đủ nên khi sử dụng công cụ này phải xem xét kết hợp thêm những nghiên cứu khác để có thể có cái nhìn toàn diện và hoàn chỉnh hơn
• Mang nặng tính chủ quan: bởi việc xác định và đánh giá được thực hiện dựa trên kiến thức và kinh nghiệm của con người, ít dựa vào việc xem xét và nghiên cứu số liệu, do đó kết quả có khả năng mang tính chủ quan cao

Mô hình SWOT được áp dụng vào lĩnh vực nào

Sở dĩ mô hình SWOT được áp dụng phổ biến và thông dụng là do tính năng đáp ứng được các nhu cầu về hoạch định kế hoạch, trình bày ý tưởng, đầu tư điểm mạnh và giảm thiểu các điểm yếu…. hướng tới mục tiêu quản lý và xử lý được các vấn đề hiệu quả. Các nhu cầu trên được tìm thấy rất rõ trong một số lĩnh vực thực tế sau:

• Kinh doanh

Một trong những lý do khiến mô hình này trở nên thiết yếu trong ngành kinh doanh là nhu cầu đánh giá tổng quan tình hình kinh doanh của chủ thể, đối thủ và xu hướng thị trường. Việc trình bày thông tin theo các thành phần trong mô hình còn giúp người dùng tìm ra các giải pháp hoạt động và phát triển trong tương lai.

Ví dụ, dựa vào điểm mạnh về bộ nhận diện thương hiệu, tổ chức nhanh chóng nắm bắt những cơ hội mở rộng thị trường trong và ngoài nước. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể cải thiện các yếu điểm về kỹ năng quản lý nhân sự, quản lý hệ thống phân phối… để giảm thiểu các rủi ro như: thất thoát nhân viên tài năng hay sự phụ thuộc vào nhà cung cấp. 

•  Marketing

Dựa trên việc xem xét những nhân tố liên quan, các chuyên gia và doanh nghiệp trong ngành Marketing có thể phân tích được tình hình thị trường để tận dụng điểm mạnh và cơ hội, tạo ra các kế hoạch Marketing hiệu quả. Đồng thời đối phó với nhược điểm và mối đe dọa bằng cách tìm ra giải pháp và áp dụng các biện pháp cải thiện phù hợp. 

Ví dụ, việc nâng cao năng lực chuyên môn của nhân viên và tận dụng công nghệ tiên tiến sẽ giúp đơn vị cải thiện trải nghiệm khách hàng và tìm kiếm sự đổi mới trong tiếp thị. Kết quả là các điểm yếu, thách thức cũng được giảm thiểu như giá cả không tương xứng với chất lượng hay hạn chế về tiếp thị.

• Quản lý nhân sự

Những điểm mạnh – yếu, cơ hội – thách thức trong mô hình SWOT được tối ưu hóa khi được áp dụng xem xét yếu tố nhân sự của tổ chức. Cách đánh giá này sẽ mang lại cái nhìn tổng quan hơn về tình hình nhân sự hiện tại, song dễ dàng đưa ra các cách thức quản lý và phát triển nhân sự phù hợp hơn.

Cụ thể, nếu sở hữu đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn cao, doanh nghiệp sẽ có khả năng nắm bắt thời đại công nghệ một cách nhanh chóng. Dẫn đến thuận lợi phát triển các chương trình đào tạo và kỹ năng mềm cho từng nhân viên và cải thiện quy trình quản lý nhân sự.

Ngược lại, nếu thiếu sự đa dạng và tương tác kém trong đội ngũ nhân viên tổ chức sẽ gặp khó khăn trong quá trình giữ chân nhân viên, cạnh tranh và tuyển dụng. Do đó, việc đưa ra kế hoạch nhằm ngăn chặn những rủi ro trên vô cùng cần thiết. 

Mô hình SWOT nên được sử dụng bởi đối tượng nào

Có thể thấy mô hình SWOT chính là “cánh tay phải” với các nhà quản lý/lãnh đạo cấp cao của công ty. Áp dụng mô hình này trong tổ chức sẽ giúp định hình kế hoạch tổng thể cho tổ chức, tăng cường lợi thế cạnh tranh và đạt được thành công trên thị trường. Hơn thế, các nhà lãnh đạo còn có thể tối ưu tài nguyên vào những lĩnh vực có lợi thế và tập trung khắc phục điểm hạn chế hiện tại.

Đặc biệt, môi trường kinh doanh luôn thay đổi và có những nhân tố không thể kiểm soát. Kỹ thuật phân tích này được dùng để người sử dụng nhận biết những mối đe dọa hay những cơ hội tiềm năng, đảm bảo sự bền vững và phát triển của tổ chức.

Mặc dù mô hình này thường được áp dụng bởi các nhà quản lý/nhà lãnh đạo cấp cao, nhưng nó cũng có giá trị cho cá nhân và nhóm khác trong các tình huống như:

• Người khởi nghiệp: sử dụng phương thức đánh giá này giúp các nhà khởi nghiệp xác định các thành tố quan trọng trong kế hoạch kinh doanh và định hình kế hoạch khởi nghiệp.
• Nhóm dự án: Trong các dự án, kết hợp mô hình này với các nghiên cứu khác giúp nhóm xem xét và phân tích tình hình hiện tại, hiểu rõ môi trường làm việc và cách tối ưu hóa tài nguyên, kế hoạch.
• Cá nhân: Phát triển cá nhân và lập kế hoạch sự nghiệp theo mô hình đơn giản này giúp người dùng nhận ra 4 yếu tố chính từ đó xác định các bước tiếp theo và có định hướng rõ ràng trong tương lai.

Tóm lại, mô hình SWOT không chỉ dành riêng cho các nhà quản lý/ nhà lãnh đạo cấp cao mà còn có thể được ứng dụng cho cá nhân và nhóm khác. Tùy thuộc vào thông tin được cung cấp sẽ mang lại những kết quả khác nhau nhưng hầu hết đều hữu dụng với các đối tượng trong mọi hoàn cảnh.

Phân tích SWOT gồm những thành tố nào

Như đã đề cập trước đó, phân tích SWOT gồm có 4 thành tố quan trọng. Mỗi thành tố mang một ý nghĩa và ứng dụng khác nhau trong quá trình phân tích. Vì vậy, cần tìm hiểu sâu về những đặc điểm của cá yếu tố này thông qua một số ví dụ bên dưới: 

Trong 4 thành tố, điểm mạnh (S) là thành tố bên trong doanh nghiệp, mang tính tích cực hoặc có khả năng mang lại lợi ích, giúp tổ chức đạt được mục tiêu. Bởi những nhân tố này giúp tạo lợi thế cạnh tranh, nổi bật hơn so với đối thủ nhằm thu hút khách hàng và tạo dựng vị thế trên thị trường. Bên cạnh đó, điểm mạnh của công ty còn giúp tối ưu hóa các quy trình, tăng năng suất và giảm chi phí hoạt động làm tăng hiệu quả của hoạt động. Một số ví dụ về điểm mạnh bao gồm:

• Tài sản: có thể là tài sản hữu hình hoặc tài sản vô hình như vốn doanh nghiệp, cơ sở vật chất, sức mạnh thương hiệu,…
• Sản phẩm và dịch vụ: sản phẩm có chất lượng tốt, phù hợp với nhu cầu thị trường, giá cả phù hợp với mức chi tiêu của khách hàng mục tiêu,…
• Tài chính: Tình hình tài chính ổn định, lợi nhuận doanh nghiệp cao và có khả năng huy động vốn tốt từ các nhà đầu tư,…

Ngược lại, điểm yếu (W) là những yếu tố bên trong của phân tích ma trận SWOT, nhưng mang tính tiêu cực và những thành tố này có thể gây khó khăn cho tổ chức trong quá trình hoạt động. Những nhân tố này khiến công ty lép vế so với đối thủ, làm mát đi khách hàng và lợi thế cạnh tranh. Ngoài ra, nhược điểm còn khiến đơn vị hoạt động kém hiệu quả, giảm đi năng suất và lãng phí nguồn lực, từ đó làm mất đi uy tín của tổ chức trên thị trường và giảm đáng kể lòng tin của khách hàng cũng như đối tác. Một số ví dụ về điểm yếu bao gồm:

• Nhân lực: Công ty không có đủ nhân viên để đáp ứng cho nhu cầu công việc, nhân viên thiếu trình độ trong lĩnh vực hoạt động,…
• Quản lý: Hệ thống quản lý thiếu hiệu quả, đội ngũ quản lý không có trình độ chuyên môn cao và thiếu kinh nghiệm,…
• Văn hoá doanh nghiệp: Công ty không gắn kết với nhân viên, không tạo động lực cho nhân viên, gặp khó khăn trong việc thu hút và giữ chân nhân viên,…

Cơ hội trong SWOT (O) là yếu tố bên ngoài mang tính tích cực, tạo thuận lợi cho đơn vị hoạt động trong quá trình hoạt động giúp mở rộng và phát triển hoạt động kinh doanh, gia tăng lợi nhuận. Tận dụng những cơ hội sẽ giúp tổ chức mở rộng thị trường, tiếp cận thêm nhiều khách hàng, từ đó làm tăng hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, những nhân tố này tạo điều kiện cho công ty tận dụng những công nghệ mới để nâng cao sản phẩm, dịch vụ. Một số ví dụ về cơ hội gồm:

• Nhu cầu thị trường: khi nhu cầu thị trường về sản phẩm, dịch vụ trong lĩnh vực sản xuất của đơn vị lớn hoặc đang có xu hướng tăng
• Những thay đổi và phát triển về công nghệ: sự tiến bộ của công nghệ AI giúp phân tích các dữ liệu và tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng
• Hỗ trợ của chính phủ: những hỗ trợ về tài chính, tư vấn hoặc đào tạo từ chính phủ dành cho những doanh nghiệp khởi nghiệp

Trái ngược với cơ hội, thách thức trong SWOT (T) cũng là một trong các thành tố ứng dụng trong kỹ thuật phân tích SWOT nhưng đây là những nhân tố bên ngoài gây bất lợi hoặc khó khăn, làm cản trở quá trình hoạt động và phát triển của tổ chức. Gặp phải những thách thức sẽ làm giảm đáng kể doanh thu và lợi nhuận nếu không có khả năng xoay chuyển tốt. Tệ hơn, những thách thức lớn từ thị trường trong quá trình hoạt động còn có khả năng khiến công ty mất thị phần và phá sản. Một số ví dụ về thách thức gồm:

• Thị trường có nhiều đối thủ cạnh tranh: cạnh tranh gay gắt từ thị trường khiến doanh nghiệp phải tốn nhiều chi phí nhằm liên tục đổi mới
• Nhu cầu khách hàng thay đổi: nhu cầu ngày càng thay đổi nhanh chóng và khó đoán gây khó khăn cho việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm
• Kinh tế thị trường biến động: các vấn đề lạm phát, suy thoái, biến động tỷ giá hối đoái có thể gây khó khăn trong việc kinh doanh và huy động nguồn vốn.

Cách tạo ma trận SWOT hiệu quả

Trước khi tìm hiểu về cách tạo ma trận SWOT, đầu tiên cần xác định đâu là mục đích của tổ chức khi xây dựng ma trận này. Ví dụ doanh nghiệp cần bắt đầu một dự án mới, gặp khó khăn trong quá trình phát triển dự án, cần đưa ra một quyết định quan trọng,… Tiếp theo, các thông tin cần thiết phải được thu thập đầy đủ để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thiết lập ma trận. Bên cạnh đó, để tạo một ma trận hoàn chỉnh, cần tạo một bảng có 9 ô, gồm 3 dòng và 3 cột. Trong đó có 1 ô trống, 4 ô dùng để thể hiện riêng lẻ các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức, 4 ô còn lại dùng để thể hiện sự kết hợp của những yếu tố này. Cần thực hiện 5 bước sau để tạo được một ma trận hoàn chỉnh:

Bước 1: Liệt kê những nhân tố nội bộ và bên ngoài. Ngay từ đầu, cần phải nghiên cứu một cách cẩn thận những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức để có thể hiểu rõ tổ chức, ngành và tình hình thị trường. Đây là bước quan trọng bởi nó sẽ ảnh hưởng đến các phân tích ở những bước sau.

Bước 2: Phân nhóm các yếu tố. Sau khi liệt kê, cần cân nhắc và xác định những thành tố này để phân loại theo từng nhóm sao cho phù hợp. Trong đó, để xác định thế mạnh, cần trả lời những câu hỏi như “đây có phải là điều công ty làm tốt/ khiến khách hàng hài lòng?/ làm tốt hơn đối thủ cạnh tranh?…”. Tương tự, những điểm hạn chế cũng cần phân loại dựa trên việc trả lời những câu hỏi như “đây có phải là điểm đơn vị còn hạn chế?/ chưa tốt bằng đối thủ cạnh tranh?/ cần phải cải thiện?…”. Cơ hội là những yếu tố cần phải trả lời được những câu hỏi “đây có phải nhân tố từ thị trường giúp tổ chức phát triển?, thành tố giúp doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh?…”. Và thách thức cần trả lời những câu hỏi ngược lại với cơ hội.

Bước 3: Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Sau khi tìm hiểu và phân nhóm, chắc hẳn sẽ có rất nhiều thành phần được liệt kê, nhưng trong số những nhân tố này, chỉ có một vài ý quan trọng và có thể giải quyết được chọn để xem xét. Vì vậy, hãy sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và lựa chọn những vấn đề được cho là quan trọng nhất và có tính khả thi để đưa vào ma trận

Bước 4: Sắp xếp các nhân tố vào các ô của ma trận SWOT một cách phù hợp. Để có thể xem xét và đánh giá một cách tổng quan, cần phải sắp xếp các ô và những thành phần đã được chắt lọc vào những vị trí phù hợp. Thông thường, ô đầu tiên (tính từ trái sang) sẽ được để trống, ô thứ 2 và 3 ở dòng đầu sẽ thể hiện các nhân tố điểm mạnh, điểm yếu. Ô đầu tiên ở dòng 2 và 3 sẽ thể hiện những thời cơ và thách thức.

Bảng SWOT cá nhân

Bảng SWOT đánh giá bản thân là phương tiện được sử dụng để phân tích những yếu tố bên trong và bên ngoài của mỗi người. Việc thiết lập bảng thông tin này mang lại nhiều ý nghĩa đối với con người trong việc hiểu rõ bản thân và đưa ra những quyết định sáng suốt. Xây dựng bảng đánh giá không quá phức tạp, mỗi người chỉ cần tự xác định những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và rủi ro mà bản thân tự nghiên cứu được có thể ảnh hưởng đến sự phát triển và thành công của mình trong công việc hoặc bất cứ lĩnh vực nào trong đời sống. Dưới đây là gợi ý một số câu hỏi để có thể dễ dàng xác định những thành phần này:

Điểm mạnh:

• Bạn thấy mình giỏi nhất trong những lĩnh vực nào?
• Khả năng nổi bật mà bạn tự tin có thể làm tốt hơn người khác?
• Bạn có những phẩm chất tích cực nào?
• Kiến thức nào bạn tự tin bản thân mình nắm rõ nhất?
• Những kinh nghiệm bạn đang có?

Điểm yếu:

• Lĩnh vực nào bạn cảm thấy mình cần phải phát triển thêm?
• Kiến thức còn thiếu nào bạn muốn bổ sung?
• Những kinh nghiệm nào bạn nhận thấy bản thân cần tích lũy?
• Tích cách nào bạn cảm thấy mình cần thay đổi hoặc khắc phục?

Cơ hội

• Những xu hướng nào đang thịnh hành mà bạn có thể tận dụng?
• Sự phát triển nào từ bên ngoài có thể hỗ trợ cho bạn?
• Bạn có thể sử dụng nguồn tài nguồn nào từ bên ngoài?
• Nhu cầu nào từ thành phần bên ngoài mà chỉ bạn mới có thể đáp ứng được?
• Ngành học hoặc chuyên môn của bạn có đang phát triển?

Thách thức

• Những trở ngại trong công việc, học tập mà bạn đang gặp phải?
• Những đối tượng nào đang cạnh tranh và ảnh hưởng đến quyền lợi của bạn?
• Sự thay đổi từ môi trường có ảnh hưởng tiêu cực đến bạn không?
• Nhu cầu việc làm liên quan đến chuyên môn của bạn trên thị trường có thay đổi không?

Sau khi liệt kê những yếu tố này, việc tiếp theo bạn cần làm là sắp xếp chúng vào những ô phù hợp để có thể nhìn nhận một cách tổng quan và đưa ra những quyết định phù hợp để phát triển bản thân.

Các chiến lược SWOT

Các chiến lược SWOT được đề xuất bằng cách xem xét những ô giao nhau, các ô này sẽ thể hiện những vấn đề cần được giải quyết de co the thuc hien cac cong viec mot cach hieu qua, cụ thể gồm những ô:

 

• SO: chiếc lược được xác định bằng cách trả lời câu hỏi “làm cách nào để tận dụng các điểm mạnh để nắm bắt cơ hội?”
• ST: để xác định chiến lược ở ô này, cần trả lời được câu hỏi “làm thế nào để sử dụng những điểm mạnh vốn có của công ty để vượt qua những mối đe dọa từ bên ngoài?”
• WO: ở ô này, vấn đề cần được giải quyết là “đâu là cách giúp đơn vị khắc phục những điểm yếu để có thể tận dụng các thời cơ, cơ hội?”
• WT: vấn đề ở ô này là sự giao nhau của nhược điểm và thách thức, vì vậy cần phải tìm cách “giảm những tác động tiêu cực của khuyến điểm để vượt qua các mối đe dọa?”

Khi trả lời được hết những câu hỏi này dựa trên những yếu tố đã được xác định, doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định phù hợp với mục tiêu

Ví dụ về ma trận SWOT của công ty Cầu Tre

Ví dụ về ma trận SWOT của công ty sẽ làm rõ những thắc mắc về cách phân tích và đánh giá này. Giới thiệu đôi nét về Cầu Tre. Công ty Cổ phần Thực phẩm CJ Cầu Tre là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và chế biến thực phẩm thuộc tập đoàn CJ Hàn Quốc.

Điểm mạnh: 

• Năng lực tài chính mạnh: Là công ty con thuộc tập đoàn CJ Hàn Quốc, do đó, tổ chức này có tiềm lực tài chính mạnh mẽ, có thể tạo nên nền tảng phục vụ cho sự phát triển lâu dài.
• Thương hiệu uy tín: Được thành từ năm 1983, lịch sử hoạt động và phát triển trong lĩnh vực sản xuất thực phẩm hơn 40 năm. Do đó, doanh nghiệp này rất được tin tưởng bởi người dùng
• Đa dạng sản phẩm: Là một trong những đơn vị có khả năng đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng khách hàng bởi danh mục sản phẩm phong phú, bao gồm thực phẩm cấp đông, thực phẩm chế biến,..
• Hệ thống phân phối phủ rộng: hơn 200.000 điểm bán trên thị trường với nhiều kênh phân phối khác nhau. Không dừng lại ở đó, đơn vị này còn không ngừng mở rộng và phát triển hệ thống phân phối nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường

Điểm yếu:

• Giá thành cao: Các sản phẩm của đơn vị sản xuất này thường có mức giá cao hơn so với những sản phẩm cùng cấp của các đơn vị sản xuất trong nước khác. Nguyên nhân bởi chi phí nguyên liệu, vận hành và quản lý cao
• Năng lực tiếp thị yếu: So với các tổ chức lớn cùng ngành, công ty này thể hiện năng lực tiếp thị còn khá yếu và các hoạt động marketing kém sôi nổi. Do đó, không được nhận diện và biết đến nhiều bởi người dùng. 
• Thiếu hụt nguồn nhân lực: Lĩnh vực nghiên cứu và phát triển sản phẩm là 2 lĩnh vực quan trọng trong một đơn vị chế biến và sản xuất. Nhưng ở tổ chức này, nguồn nhân lực chất lượng cao ở 2 lĩnh vực này đang trong tình trạng thiếu hụt

Cơ hội

• Nhu cầu về mặt hàng tiêu dùng chất lượng tăng cao: Đi kèm với sự phát triển của xã hội, nhu cầu về thực phẩm chất lượng của người tiêu dùng ngày càng cao, đặc biệt là đối với các sản phẩm cấp đông và chế biến.
• Thị trường xuất khẩu tiềm năng: Thị trường xuất khẩu ngày càng nâng cao và mở rộng, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm chế biến.
• Thương mại điện tử phát triển: Song song với sự tiến bộ của công nghệ là sự tiến bộ của thương mại điện tử. Đây là cơ hội và điều kiện tốt giúp tiếp cận khách hàng một cách dễ dàng.
• Hội nhập kinh tế: Việt Nam là một trong những quốc gia gia nhập nhiều hiệp định thương mại tự do, tạo điều kiện cho các đơn vị xuất khẩu sản phẩm sang các thị trường tiềm năng khác.

Thách thức

• Khẩu vị người dùng thường thay đổi: xu hướng thay đổi sở thích ăn uống và khẩu vị của người tiêu dùng gây khos khăn cho tổ chức này trong việc liên tục nghiên cứu và thay đổi sản phẩm để phù hợp với người dùng
• Giá nguyên liệu đầu vào biến động: thịt, cá, và rau củ là những sản phẩm thường xuyên có sự biến động về giá bởi ảnh hưởng của thiên nhiên và các yếu tố nuôi trồng khác. Điều này làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty
• Cạnh tranh gay gắt: Thị trường thực phẩm chế biến là một trong những thị trường chịu sự cạnh tranh gay gắt nhất từ những doanh nghiệp trong và ngoài nước. 
• Vấn đề về an toàn thực phẩm: đây là vấn đề rất được quan tâm, nhưng hiện nay trên thị trường có không ít những sản phẩm chế biến, cấp đông kém chất lượng, làm ảnh hưởng nhiều đến những tổ chức như Cầu Tre.

Bài viết về mô hình SWOT ECXO hy vọng bạn đọc đã hiểu về khái niệm của phương pháp đánh giá và phân tích SWOT phổ biến này, cũng như những lưu ý hữu ích trong việc xây dựng các chiến lược và cách làm ma trận hiệu quả. Mô hình này có thể được áp dụng liên tục để mang lại hiệu quả cho sự nghiệp kinh doanh của bạn. Vì vậy, hãy sử dụng nó thường xuyên để nâng cao hiệu quả làm việc và đạt được thành công cho sự nghiệp cá nhân và mục tiêu của doanh nghiệp nhé!