Xây dựng OKR cá nhân là gì? Tại sao phương thức này được nhiều người sử dụng phổ biến? Để giúp người đọc hiểu rõ bản chất của thuật ngữ cũng như cách thiết lập một mẫu OKRs hoàn chỉnh, ECXO Agency sẽ hướng dẫn cho bạn đầy đủ thông tin chi tiết về quy trình thực hiện giúp bạn đạt được mọi mục tiêu mong đợi của bản thân dưới đây nhé!
OKR cá nhân là gì
Mô hình OKR cá nhân (Objectives and Key Results) là một phương pháp quản lý mục tiêu phổ biến được sử dụng cho cả tổ chức và cá nhân nhằm thiết lập những dự định đầy tham vọng và là công cụ theo dõi hiệu suất thực hiện công việc chặt chẽ. Ngoài ra, để bạn xác định được một bảng OKR bạn cũng nên xem xét tính liên kết logic giữa mục đích của từng đối tượng khác nhau: toàn doanh nghiệp, từng phòng ban, cá nhân,… để quá trình thực thi sẽ theo đúng hướng mong muốn kết quả cuối cùng của đơn vị bạn.
Lợi ích của OKR cá nhân
Công cụ OKR mang lại rất nhiều lợi ích cho sự phát triển của bản thân cũng như của tổ chức nếu bạn biết vận dụng tốt mô hình này. Dưới đây là một số vai trò quan trọng mà nó mang đến bao gồm:
Một số những lợi ích mà OKR mang lại
- Tăng cường sự tập trung
OKR giúp xác định được đâu là công việc quan trọng mà bạn cần tập trung triển khai. Thay vì bạn sẽ bị phân tâm bởi rất nhiều việc làm mà không giúp ích cho việc tăng sự hiểu biết bản thân, thì OKR sẽ định vị được đâu là những việc làm giúp bạn phát triển kinh nghiệm lâu dài mà không phải bị mất thời gian quá nhiều vào những hoạt động không cần thiết.
- Nâng cao hiệu quả
Bạn sẽ dễ dàng nắm bắt, theo dõi, đo lường tiến độ thực thi quá trình. Từ đó bạn nên lập kế hoạch điều chỉnh với những hoạt động đang thực thi kém hiệu quả. Việc theo dõi thường xuyên sẽ giúp nhận định được năng lực của mình đang ở đâu trên hành trình đi đến thành tựu cuối cùng, việc nỗ lực là bắt buộc để bạn đạt được một kết quả tốt nhất. Bên cạnh đó, OKR cũng sẽ nhận định được đâu là điểm mạnh, điểm yếu của bạn. Từ đó, bạn sẽ nâng cao những điểm mạnh để tạo lợi thế cạnh tranh của bản thân và khắc phục những điểm yếu để giúp bạn phát triển hoàn thiện tốt hơn.
- Tăng động lực làm việc
Tạo OKR cá nhân là một cách làm hiệu quả nhằm thúc đẩy nỗ lực làm việc. Bởi, nếu mục tiêu bạn đặt quá lớn, thời gian hoàn thành ngắn bạn cần phải nỗ lực rất nhiều lần để đạt được kết quả như mong đợi. Ngoài ra, nó cũng làm bạn cảm thấy có trách nhiệm hơn trong việc cam kết thực thi đúng tiến độ đặt ra.
- Phát triển bản thân
Việc đặt ra những nhiệm vụ có tính tham vọng, khát khao lớn, đòi hỏi bạn cần trau dồi, học hỏi những điều mới mẻ phát triển kỹ năng mới có thể đạt được. Vượt qua những rào cản của chính mình là một lợi ích mà OKR sẽ mang đến cho người biết cách vận dụng tốt thuật ngữ này.
Lưu ý khi sử dụng OKR cá nhân
Để áp dụng bảng OKR cá nhân thành công, bên cạnh việc chú trọng vào hoạch định đưa ra các chỉ số đánh giá OKR, bạn cũng nên kết hợp với các công cụ khác để thúc đẩy việc quản lý thêm hiệu quả. Bên dưới, ECXO sẽ giới thiệu cho bạn một số những phương pháp thường được dùng trong OKR:
- Lựa chọn số lượng OKR phù hợp: Nên đặt mục tiêu ít nhất từ 2 – 5 chỉ tiêu cho mỗi chu kỳ (thường sẽ là 3 tháng hoặc 1 năm). Tránh đặt nhiều hoạt động cần làm trong một thời gian ngắn, điều này sẽ dễ khiến bạn phân tâm và khó tập trung làm tốt một nhiệm vụ cụ thể.
- Sử dụng một số ứng dụng hỗ trợ: Hiện nay có rất nhiều phần mềm giúp đo lường tiến độ cũng như hiệu suất làm việc, cụ thể là phần mềm Excel online, Evernote, Notion, Todaylist,…
- Tuân thủ theo kế hoạch: OKR chỉ là một công cụ bổ trợ, giúp hoạch định rõ ràng những nhiệm vụ cần làm trong tương lai, còn điều cốt lõi để quá trình này có được tiến triển tốt hay không vẫn nằm ở sự tự kỷ luật đến từ chính bản thân bạn.
- Thi đua với những người đồng hành có chung OKR: Bạn sẽ dễ dàng đạt được nếu bên cạnh có thêm những người có chung chí hướng với bạn. Do đó, hãy gia tăng sự kết nối với một số người có thể tạo nhiều cảm hứng cho bạn về đạt nhiệm vụ đã đề ra. Nếu có một người mà bạn yêu quý cùng thực hiện, bạn sẽ có tâm lý thi đua và không muốn làm đối phương thất vọng, từ đó gia tăng hiệu suất thực thi. Bên cạnh đó, họ là người đánh giá, phân tích những mục tiêu của bạn, và bạn nên học hỏi, trao đổi để tìm ra nhiều phương hướng mới tốt hơn.
Việc dùng OKR một cách linh hoạt sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc phát triển những kỹ năng cần thiết bản thân. Vì vậy, hãy dùng OKR và theo dõi tiến trình để đảm bảo các hoạch định của bạn đặt ra đang được thực hiện mỗi ngày.
Cách xây dựng OKR cá nhân
Tương tự như doanh nghiệp, tổ chức, Xây dựng OKR cá nhân cũng cần bạn phân biệt rõ 2 định nghĩa quan trọng có về nó để giúp quá trình thực thi được tiến triển tốt hơn:
- Mục tiêu (Objective): Đơn giản đó là “Nơi bạn muốn đến”. Bạn cần xác định được điều gì là quan trọng nhất mà bạn muốn đạt được. Nhiệm vụ này cần phải có tính thực tế và độ khó cao hơn so với nhiều lần khả năng hiện tại của bạn để tạo động lực cho bạn học hỏi, ham muốn sở hữu nó.
- Kết quả then chốt (Key Result): Những kết quả đánh dấu bạn đang tiến gần hơn tới kết quả cuối cùng. Tương tự như hệ thống OKR cho doanh nghiệp, kết quả then chốt giúp chia nhỏ công việc cần làm của mình một cách cụ thể và đảm bảo phù hợp với năng lực.
Dưới đây là 5 bước đơn giản giúp bạn xây dựng và đánh giá OKR hiệu quả bao gồm:
Hướng dẫn các bước thực thi trong quá trình thiết lập OKR
- Bước 1: Xác định đích thực hiện
Là những tuyên bố ngắn gọn, súc tích, giúp mô tả chính xác những gì mà bạn muốn sở hữu trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ, trong năm 2023, Ecxo Agency mong muốn trở thành một phòng ban marketing đáng tin cậy và thu hút được nhiều tổ chức tin tưởng, nhân thêm nhiều dự án cho các thương hiệu nổi tiếng trên thị trường.
Bạn cũng cần lưu ý nên xác định được dự định cần làm trong tương lai không quá xa vời, nếu không, bạn sẽ dễ dàng nhanh chóng từ đó. Nên đặt nó trong các khoảng thời gian ngắn cụ thể là: theo quý, tháng hay năm.
- Bước 2: Viết OKR
Sau khi biết được chính xác công việc cụ thể cần thực hiện, bạn cần phân nhỏ và viết tất cả các OKR theo một định dạng:
Key Result 1: […]
Key Result 2: […]
…
- Bước 3: Ghi chép OKR
Sử dụng sổ tay hoặc ứng dụng ghi chép để ghi rõ các hoạt động cần phải thực thi ứng với một mốc thời gian quy định. Hoặc bạn có thể dùng bảng tính, sơ đồ tư duy để để quản lý hoạt động thực thi đạt hiệu quả tốt hơn.
- Bước 4: Chia sẻ OKR của bạn
Việc bạn chia sẻ OKR với những người như quản lý, đồng nghiệp, bạn bè hoặc gia đình,… sẽ giúp bạn có thêm động lực, lời góp ý, đề xuất chỉnh sửa bảng OKR hoàn thiện hơn.
- Bước 5: Theo dõi, đo lường hiệu quả
OKR không phải là một công cụ cứng nhắc, bạn hoàn toàn tự điều chỉnh, sửa đổi để phù hợp với tiến trình cũng như sự thay đổi bắt buộc đối cần có để phát triển tốt kinh nghiệm bản thân.
Trên đây là những bước thực hiện cơ bản để xây dựng OKR mà bạn cần nắm. Bạn cũng nên dùng kết hợp các ứng dụng khác nhằm hỗ trợ công tác quản lý được chặt chẽ và hiệu quả. OKR
Mẫu OKR cá nhân trong thực tế
Mẫu OKR cá nhân có thể được ứng dụng linh hoạt trong công việc và đời sống thường ngày. Đây là ví dụ về việc xây dựng một OKR nhân viên trong công ty:
Mẫu minh họa trực quan thiết lập mục tiêu OKR
- O: Tăng trưởng doanh thu 20% trong năm tới
KR1: Tăng doanh thu bán hàng trực tuyến 15%
KR2: Mở rộng thị phần sang 2 khu vực mới
KR3: Nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng 10%
- O: Tăng lương trong năm tới
KR1: Nỗ lực đạt được 120% KPI để nhận phần thưởng của công ty
KR2: Tìm kiếm một việc làm nhằm tăng thu nhập ngoài công việc chính,…
Còn đây là ví dụ về OKR cho các dự định trong đời sống:
- O: Cải thiện chất lượng cuộc sống và sức khỏe thông qua chế độ ăn uống lành mạnh.
KR1: Đi ra ngoài ăn ít hơn 2 lần mỗi tuần trong 13 tuần của quý này.
KR2: Dậy sớm chuẩn bị bữa trưa đầy đủ dưỡng chất trong ít nhất 3 ngày mỗi tuần.
KR3: Theo dõi và ghi lại trọng lượng cơ thể mỗi tuần
KR4: Tăng 5 % khối lượng cơ bắp và giảm 10% lượng mỡ cơ thể trong quý 3.
KR5: Hạ huyết áp xuống bình thường trong năm 2023.
Hoặc ví dụ về KPI tiết kiệm chi phí tài chính
- O: Tiết kiệm số tiền 20.000.000 đồng cho chuyến du lịch trong năm sắp tới
Các nhiệm vụ cần xây dựng thực hiện bao gồm:
KR1: Theo dõi chi tiêu cá nhân hàng tháng và lập ngân sách hợp lý
KR2: Cắt giảm chi tiêu đối với những khoản không cần thiết như: giải trí, mua sắm hay ăn ngoài,..
KR3: Tìm thêm những công việc giúp gia tăng thu nhập
KR4: Duy trì việc trích giữ 10%/ tổng số thu nhập hàng tháng
Các ví dụ trên chỉ mang tính minh họa, bạn cần điều chỉnh sao cho phù hợp với những dự định, hoàn cảnh, sở thích riêng của bạn. Đặc biệt, mẫu OKR này nên cần kết hợp phân tích với mô hình SWOT nhằm tăng tính khả thi, đo lường nhiệm vụ để chắc chắn rằng bạn có thể làm được nó.
Tạo bảng OKRs cá nhân quản lý bằng Excel
Có rất nhiều bảng biểu OKRs bằng Excel khác nhau được cung cấp miễn phí trên mạng. Tuy nhiên, bạn cũng tự tạo được cho mình một mẫu OKRs phù hợp với nhu cầu, mong muốn của bản thân. Dưới đây, ECXO sẽ hướng dẫn cho bạn cách tạo một mẫu OKRs đầy đủ thông tin cần thiết:
- Mục tiêu: Nên hoạch định, theo dõi hiệu suất bằng mô hình SMART (Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường được, Achievable – Có thể đạt được, Relevant – Liên quan, Time bound – Có thời hạn) để tăng hiệu quả quản lý công việc.
- Kết quả tiến trình: Bao gồm việc lập các chỉ số cụ thể nhằm mục đích phân tích khả năng thực thi. Bạn nên đưa ra những chỉ số đánh giá, định lượng được, có thời hạn để bạn nắm bắt chặt chẽ quy trình.
- Tiến độ: Theo dõi mức độ hoàn thành của mỗi kết quả then chốt theo thời gian.
- Ghi chú: Viết lại những thông tin quan trọng có liên quan đến mục đích thực thi và kết quả, hay các vấn đề xoay quanh để đưa ra các giải pháp giải quyết chúng.
Ưu và nhược điểm khi sử dụng OKRs Ecxel
- Ưu điểm
Miễn phí và dễ áp dụng: Bạn dễ dàng tìm thấy rất nhiều mẫu để tải OKRs Ecxel miễn phí trên mạng.
Linh hoạt: Việc tùy chỉnh nội dung trong bảng là hoàn toàn thay đổi linh động theo mục đích của người dùng.
Dễ theo dõi: Thông qua các chỉ số được hiện trên bảng sẽ giúp bạn nắm bắt nhanh chóng được hiệu suất thực hiện công việc.
Tăng cường sự tập trung: Thể hiện qua việc bạn chỉ tập trung vào những mục tiêu quan trọng, và có kế hoạch cụ thể để đạt được điều đó
- Nhược điểm
Có thể bị lộn xộn: Đối với những người dùng mới, việc sắp xếp và quản lý bảng biểu khoa học sẽ còn hạn chế, vì vậy gây khó nhìn, không thể hiện rõ mục đích sử dụng.
Chỉ áp dụng tốt cho cá nhân: Mẫu OKR này sẽ không phù hợp với các tổ chức có quy mô lớn hoặc hoạt động phức tạp.
Xây dựng OKR cá nhân hiện nay được rất nhiều người dùng bởi lợi ích tuyệt vời và có thể áp dụng hầu như mọi dự định của mỗi cá nhân. Vì thế, nếu bạn có ý định đạt được nhiệm vụ nào đó mà không biết bắt đầu từ đâu, thì việc thiết lập OKRs cho bản thân là điều nên làm. ECXO Agency mong rằng bạn sẽ đi tìm một hướng và đạt mục tiêu, nguyện vọng của chính mình.
