Bảng KPI cho nhân viên & Biểu mẫu đánh giá theo KPI bằng excel 

Bảng KPI cho nhân viên được các doanh nghiệp thường xuyên sử dụng là tiêu chí để đánh giá công việc. Chỉ số này được đặt ra nhằm để nhân sự tại công ty nắm bắt rõ ràng các công việc của mình và giúp các nhà quản lý theo dõi và nhận định mọi hoạt động đang được triển khai bởi cấp dưới có đang thực hiện đúng như hoạch định. Dưới đây, ECXO sẽ giới thiệu cho bạn những thông tin cần thiết về xây dựng biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI hiệu quả để bạn có thể dễ dàng thực hiện.

1. Bảng KPI cho nhân viên là gì

Bảng KPI cho nhân viên là một công cụ hữu ích nhằm quản lý, phân tích hiệu quả chất lượng làm việc của đội ngũ nhân lực dựa trên các mục tiêu cụ thể và đo lường được. Thông qua những thông tin có trong bảng, cấp dưới sẽ hiểu rõ được quy cách tính lương, công việc cần làm, theo dõi hiệu suất, chất lượng thực thi,… Từ đó, đưa ra xem xét về việc hưởng chế độ lương thưởng phù hợp cho bản thân.

1.1 Cách thiết lập tiêu chí xuất hiện trong bảng KPI

Để hoàn thiện một bảng KPI, bạn cần nắm rõ các tiêu chí đo lường năng lực nhân viên theo KPI để đưa ra một hoạch định có chiến lược phù hợp cả về lợi ích của đội ngũ nhân lực và công ty. Những tiêu chí đó bao gồm:

• Phân tích mô hình SWOT

S – Specific (Cụ thể): Cần hoạch định mục tiêu cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu. 

M – Measure (Đo lường được): Thông qua những số liệu cụ thể để làm căn cứ phân tích hiệu suất.

A – Achievable (Có thể đạt được): KPI đặt ra cần ở mức độ vừa phải đáp ứng tiêu chuẩn của một công việc thực hiện hiệu quả. Bên cạnh đó, bạn cũng nên đưa ra những thách thức để khuyến khích mỗi cá nhân nỗ lực đạt được nhằm tăng hiểu biết bản thân.

R – Relevant (Liên quan): Yêu cầu mỗi nhiệm vụ đặt ra cần tương thích với chức danh, bộ phận, vị trí của mỗi người và cả tập thể chung.

T – Time-bound (Có thời hạn): KPI cần có thời hạn hoàn thành cụ thể để nắm bắt được tình hình làm việc của mỗi nhân sự.

• Minh bạch thông tin

Mọi nội dung có trong bảng bao gồm: mục tiêu, KPI và cách thức tiến hành,… cần phải được thể hiện một cách rõ ràng cho mỗi người. Ngoài ra, họ cũng cần tham gia, trao đổi, đóng góp ý kiến để hoàn chỉnh bảng đảm bảo sự đồng thuận, hài lòng giữa các bên liên quan.

• Linh Hoạt 

Các thông tin trong bảng sẽ luôn được cập nhật và điều chỉnh thường xuyên phù hợp với tình hình hoạt động của công ty.

• Khen thưởng, kỷ luật nghiêm minh

Cần có chế độ khen thưởng cho những nhân viên đã nỗ lực cống hiến đạt được kết quả tốt và đặt ra kỷ luật cho những hành động gây ảnh hưởng xấu hoặc thất thoát ngân sách tổ chức.

1.2 Lợi ích của việc lập bảng KPI

Lập bảng KPI cho nhân viên sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và đội ngũ nhân lực, bao gồm: 

• Đối với doanh nghiệp

Nâng cao chất lượng thực thi: KPI sẽ giúp công ty phân tích, đo lường hiệu suất việc làm của nhân sự một cách khách quan, từ đó sẽ giúp họ xác định được đâu là điểm mạnh, điểm yếu của mỗi người và đưa ra các giải pháp để cải thiện hiệu quả.

Tạo mối quan hệ gắn kết lâu dài: Cấp dưới sẽ hiểu rõ được những mục tiêu cần thực hiện và nỗ lực của họ có xứng đáng với những khoản tiền thưởng mang lại hay không, vì thế họ cũng sẽ cảm thấy được tôn trọng và có động lực làm tốt hơn.

Việc quản lý nhân sự được hiệu quả hơn: Thông qua bảng KPI sẽ giúp họ điều hành, theo dõi quá trình làm việc của mỗi người được nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

• Đối với nhân viên

Hiểu rõ mục tiêu nhiệm vụ cần làm: Mỗi người sẽ nắm bắt được các nhiệm vụ cần hoàn thành và có kế hoạch phát triển bản thân thông qua các nội dung đã được công ty đề cập trong quá trình hàn thành công việc.

Mở rộng hiểu biết, phát triển kinh nghiệm: Họ sẽ tự nhận định được năng lực, cải thiện điểm yếu từ chính những người quản lý biết cách điều hành.

Được công nhận và khen thưởng xứng đáng: Đây là hoạt động thúc đẩy năng suất hiệu quả làm việc của mỗi người.

Ngoài những lợi ích trên, bảng KPI cho nhân viên còn hỗ trợ rất nhiều trong việc tuyển dụng, đào tạo nhân lực một cách có kế hoạch hơn. Bên cạnh đó, nó còn làm cơ sở để cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông qua việc phân tích các tiêu chí quan trọng qua các năm. Một bảng KPI hoàn chỉnh, phù hợp sẽ thu hút nhiều nhân tài, tăng sự cạnh tranh trên thị trường.

2. Biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI 

Có rất nhiều biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI khác nhau, tùy thuộc vào mục đích sử dụng của người lập biểu mẫu. Nhưng nhìn chung tất cả các mẫu đều sẽ có chung những yếu tố như:

• Thông tin chung 

Gồm các nội dung: Tên doanh nghiệp, phòng ban, họ tên nhân sự, chức danh, thời gian xét duyệt,,… để nắm bắt được dữ liệu và sự thay đổi của cấu trúc nhân viên theo các thời kỳ.

• Mục tiêu công việc

Bạn cần liệt kê các đầu việc bắt buộc phải làm đối với mỗi cá nhân trong khi đến kỳ xét duyệt.

• KPI

Lập chỉ mục cho từng nhiệm vụ cụ thể, bạn cần mô tả giải thích rõ những cách thức để đo lường, xác định mức độ hoàn thành mong muốn, phân bổ trọng số cho từng KPI dựa trên tầm quan trọng của nó.

• Kết quả đánh giá

Lưu lại những kết quả thực tế của KPI, đối chiếu với quy chuẩn thực hiện công việc mà công ty đã quy định, thường kết quả sẽ được xem xét ở các tiêu chí đánh giá nhân viên theo KPI gồm: đạt, không đạt, vượt mức,… Ngoài ra, một số những đơn vị sẽ có những cách phân tích khách quan, chi tiết hơn bằng việc sử dụng thang điểm, hệ số quy chuẩn. 

• Đánh giá chung

Ghi nhận những điểm mạnh, điểm yếu, đề xuất các giải pháp nhằm giúp đội ngũ của bạn tốt hơn trong các giai đoạn sau đó.

• Phản hồi nhân viên

Bên cạnh việc nhận định chủ quan từ phía đơn vị, bạn cần đảm bảo mỗi người nhân sự sẽ hài lòng với điều hành, sử dụng bảng KPI bằng cách cho họ tự đưa ra những lời góp ý, phản hồi để cải thiện môi trường làm việc được năng động, đảm bảo lợi ích cho cả đôi bên.

Lưu ý khi sử dụng biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI:

• Biểu mẫu cần được thiết lập phù hợp với đặc tính của ngành nghề đang hoạt động và vị trí của từng phòng ban. Các KPI cần phải cụ thể, đo lường được, có liên quan mật thiết với vị trí và có trọng số thống kê.
• Sau khi hoàn thành bảng biểu bạn cũng cần tham khảo ý kiến của mỗi cá nhân, từ đó bạn có thể điều chỉnh nội dung có trong bảng sao cho hợp lý. 
• Cung cấp hướng dẫn rõ ràng về cách thức đo lường, ghi nhận kết quả KPI
• Cần loại bỏ những mẫu được lập trên những ý kiến chủ quan đến từ một phía
• Liên tục cập nhật, theo dõi, điều chỉnh thông số theo thời gian đáp ứng hợp lý với nhu cầu, tình hình kinh doanh thực tế của đơn vị.
• Bảo mật thông tin cá nhân của mỗi nhân viên xuất hiện trong bảng KPI

Trên đây là những thông tin cần thiết để hoạch định một mẫu đánh giá nhân viên theo KPI hiệu quả mà bạn dễ dàng hoàn thành được. Bên cạnh đó, bạn cũng nên cần nắm một số lưu ý cần tránh để bảng hoàn thiện nhất.

3. Các chỉ số KPI cho nhân viên

Chỉ số KPI cho nhân viên được xem là một thước đo quan trọng sử dụng để đánh giá hiệu quả công việc. Có rất nhiều chỉ số KPI khác nhau, nó sẽ tùy thuộc vào các yếu tố như: vị trí, lĩnh vực, địa điểm làm việc.

Dưới đây là một số ví dụ cho các vị trí phổ biến:

• KPI cá nhân

Bảng đánh giá KPI nhân viên sẽ dựa vào những tiêu chí phù hợp đối với từng chức danh trong tổ chức. Thông thường KPI của nhân viên sẽ ít hơn, và đa phần sẽ thiêng vào chuyên môn. Sau khi hoàn thành bạn sẽ được cấp trên nhận định kỹ năng theo định kỳ.

• Bán hàng

Đây là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, để kiểm soát đầu việc bạn cần đặt những KPI theo sát tiến độ và chất lượng thực thi. Những chỉ số bao gồm: doanh thu, số lượng khách hàng mới, tỷ lệ chuyển đổi, lợi nhuận gộp,… sẽ là những số liệu quan trọng cần phải được áp dụng cho mỗi người.

• Marketing

Phòng Marketing truyền thông về hoạt động của sản phẩm, dịch vụ đến người tiêu dùng. Việc gia tăng chỉ số cho các hoạt động: lượng truy cập website, số lượng theo dõi trên mạng xã hội, tỷ lệ nhấp chuột (CTR),… luôn được các tổ chức xem là các tiêu chí cơ bản trong một bảng KPI.

• Chăm sóc khách hàng

Các chỉ số thưởng sử dụng cho bộ phận này như: thời gian xử lý cuộc gọi, tỷ lệ giải quyết khiếu nại, mức độ hài lòng,… sẽ giúp đảm bảo hiệu quả chất lượng thực thi công việc.

• SEO

SEO sẽ gắn liền với các hoạt động theo dõi hiệu suất nhằm tối ưu công cụ tìm kiếm trên website, việc bạn thực hiện chủ yếu là: tăng chuyển đổi người dùng, tăng lượt hiển thị, theo dõi trải nghiệm trên trang, xếp hạng từ khóa,… nhằm đảm bảo việc duy trì, cải thiện hiệu suất trang và giúp tăng nhận diện thương hiệu đối với nhãn hiệu.

• Phòng nhân sự

Bộ phận quản lý tuyển dụng trong công ty sẽ tuyển thêm nhân lực phù hợp cho những vị trí còn thiếu. Và KPI cho bộ phận này cũng có khá nhiều tiêu chí như: chi phí, ngân sách, bảo hiểm lao động, số lượng của vị trí tuyển dụng, thời gian làm việc,…

Ngoài việc phân tích riêng chỉ số KPI cho nhân viên của từng phòng ban, bạn cũng cần có kế hoạch chung cho toàn bộ nhân sự như: theo dõi tỷ lệ đi làm đúng giờ, nghỉ phép, tham gia các hoạt động tập thể,… để mỗi người sẽ có trách nhiệm hơn trong việc thực hiện những quy định bắt buộc cần phải có tại công ty.

4. KPI mẫu đánh giá nhân viên bằng Excel

Để bạn hiểu rõ về bản chất cũng như cách thực hiện, lên kế hoạch chi tiết cho một mẫu KPI. Sau đây, ECXO sẽ giới thiệu chi tiết về KPI mẫu đánh giá nhân viên bằng Excel của một chuyên viên SEO để bạn có thể áp dụng cho đơn vị của mình:

Tên chuyên viên: 

Chức danh:

Phòng ban:

Thời gian kiểm duyệt: 

Nhiệm vụ được giao:

• Tăng lượng truy cập của người dùng vào website từ nhiều nguồn công cụ tìm kiếm khác nhau
• Cải thiện thứ hạng trang web, đẩy top cho những từ khóa mục tiêu cho thương hiệu
• Đối với những tổ chức, xem Google là nơi thúc đẩy hoạt động bán hàng, bạn cần thiết kế Landing Page chất lượng để đảm bảo tất cả những nội dung sẽ hiển thị ngay khi người dùng tìm kiếm.

Ngoài ra, bạn cũng nên xem xét những chỉ số khác về SEO như: số lượng backlink uy tín, tỷ lệ click-through (CTR), hiệu suất tải trang,… là một số nội dung quan trọng mà bạn dùng trong khi thiết lập KPI mẫu đánh giá nhân viên bằng excel. Công vụ này hỗ trợ rất nhiều trong việc quản lý dữ liệu nhân sự, được ứng dụng linh hoạt, tốn ít chi phí sử dụng và đem lại nhiều lợi ích cho đơn vị nên nó rất phổ biến. Mẫu trên chỉ là một ví dụ nhỏ về vị trí chuyên viên SEO, bạn có thể thay đổi nội dung sao cho phù hợp với nhu cầu/ dịch vụ của thương hiệu của bạn. Ngoài ra, 4 nội dung chính nhất thiết phải xuất hiện trong bảng như: mục tiêu, mô tả, trọng số, cách thức cần được xem xét, điều chỉnh hợp lý theo thời gian hoạt động đơn vị. Nên kết hợp với công cụ excel để tự động tính toán điểm số, và phân tích bảng KPI thêm hiệu quả.  

5. Ví dụ cách xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh

Cách xây dựng KPI cho nhân viên là như thế nào thì mới mang lại hiệu quả cao là câu hỏi của nhiều nhà quản trị. Thông thường các tiêu chí đánh giá sẽ dựa vào yêu cầu công việc hoặc phòng ban bạn đang trực thuộc. Tuy nhiên, các loại hình KPI bạn đang dùng đều phải đảm bảo tính đo lường và phải có thời gian cụ thể. Dưới đây là một số những chỉ mục mà mỗi nhân viên kinh doanh phổ biến:

• Xem xét tăng trưởng doanh số bán hàng theo tháng
• Theo dõi, thúc đẩy tăng chuyển đổi mua hàng
• Mục tiêu bán hàng theo tuần, tháng, quý và năm
• Số đơn hàng thành công trong một thời gian cụ thể

Và còn nhiều tiêu chí khác sẽ được các quản lý thêm vào nhằm phù hợp với những mục tiêu lớn của công ty.

Sau khi hoàn thành việc lập chỉ mục, bạn cần xác định các đối tượng tham gia trực tiếp vào việc lên kế hoạch xây dựng. Có thể bao gồm trưởng phòng hoặc quản lý bộ phận có trách nhiệm đảm nhận việc này. Sau đó, họ cần xây dựng mục tiêu rõ ràng theo từng giai đoạn và xác định thời gian hoàn thành. Cuối cùng, bạn cần đưa ra những chỉ số cần thiết, thể hiện rõ tiến triển chất lượng quá trình thi hành. Và bạn cũng nên có kế hoạch khen thưởng phù hợp tạo động lực cho đội ngũ bán hàng giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Giám sát, phản hồi hiệu suất thực hiện KPI sau khi hoàn thành.

Xây dựng bảng KPI cho nhân viên giúp các doanh nghiệp theo dõi quá trình tiến độ cũng như năng lực của mỗi người trong phòng ban. Từ đó, người quản lý sẽ đưa ra những việc phù hợp với họ thông qua biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI đáp ứng khả năng làm việc của mỗi nhân sự. Bên cạnh đó, bạn cũng nên đưa ra những chính sách phúc lợi, khen thưởng hợp lý để ủng hộ tinh thần của họ. Qua bài viết này, ECXO hi vọng bạn có thể áp dụng các chỉ số KPI vào doanh nghiệp để mang lại hiệu quả cao cho công ty.