Tìm hiểu phần mềm CRM cùng một số đánh giá so sánh mới nhất 2024

Sự phát triển của doanh nghiệp hiện nay có phần phụ thuộc vào việc duy trì mối quan hệ thân thiết với khách hàng. Phần mềm CRM được biết là rất quan trọng trong việc duy trì và phát triển mối quan hệ này mà các doanh nghiệp thường sử dụng kết hợp trong quy trình hoạt động. Vậy CRM là gì? Hiện nay, có những phần mềm miễn phí nào được đánh giá là tốt nhất? Cùng Ecxo khám phá thêm nhiều thông tin hữu ích về công cụ này.

1. Các phần mềm CRM phổ biến và chức năng chính của chúng

Phần mềm CRM là giải pháp mang đến nhiều lợi ích cho cả nhà bán hàng và người mua hàng. Giải pháp này giúp xây dựng các mối quan hệ lâu dài. Dưới đây là phân loại, chức năng và so sánh top 10 phần mềm tốt nhất mà bạn có thể đang quan tâm tìm hiểu.

1.1 Các phần mềm CRM phổ biến hiện nay

Hiện nay các phần mềm CRM được phân chia dựa trên ba tiêu chí chính gồm nền tảng công nghệ, loại hình doanh nghiệp và chức năng. Tùy thuộc vào các yêu cầu và mục tiêu kinh doanh của từng tổ chức mà có lựa chọn phù hợp.

a. Nền tảng công nghệ:

Tại chỗ (On-premises CRM): Được cài đặt trực tiếp trên máy tính hoặc hệ thống mạng nội bộ. Doanh nghiệp có quyền kiểm soát hoàn toàn dữ liệu và cài đặt, nhưng cần đầu tư vào phần cứng, bảo trì và bảo mật.

Điện toán đám mây (Cloud CRM): Được cung cấp qua internet, cho phép truy cập từ mọi nơi, mọi thiết bị. Đối với loại này không cần đầu tư vào phần cứng, chi phí được tính theo tháng/năm sử dụng.

Mã nguồn mở (Open-source CRM): Đúng như tên gọi, loại này có mã nguồn mở, cho phép tùy chỉnh và phát triển theo nhu cầu, cần có đội ngũ kỹ thuật để cài đặt, vận hành và bảo trì. Tuy nhiên loại này yêu cầu cần có đội ngũ lập trình viên am hiểu sâu về phần kĩ thuật.

b. Loại hình doanh nghiệp:

Mô hình B2B: Dành cho tổ chức hoạt động theo mô hình kinh doanh B2B. Chức năng chính của loại này là quản lý mối quan hệ với đối tác, nhà cung cấp, đại lý.

Mô hình B2C: Dành cho tổ chức hoạt động theo mô hình kinh doanh B2C. Loại này tập trung vào quản lý thông tin, chăm sóc khách hàng và tăng doanh số bán hàng.

Mô hình phi lợi nhuận: Dành cho tổ chức phi lợi nhuận, tập trung vào quản lý thông tin nhà tài trợ, thành viên, tình nguyện viên.

c. Chức năng:

Bán hàng: Hỗ trợ các hoạt động bán hàng như điều khiển đầu mối, theo dõi tiến độ bán hàng, dự báo doanh thu.

Chăm sóc khách hàng: Hỗ trợ hoạt động chăm sóc, lưu trữ thông tin, giải đáp thắc mắc, xử lý khiếu nại.

Marketing: Hỗ trợ các hoạt động marketing như giám sát chiến dịch, phân tích hiệu quả marketing và email marketing.

1.2 Các chức năng chính của CRM

Hiện nay, phần mềm CRM đã trở thành một công cụ hỗ trợ quan trọng trong việc quản lý quan hệ khách hàng, tương tác và thông tin liên quan đến đối tượng mục tiêu trong tổ chức. Giúp tối ưu hóa hầu hết các quy trình, giúp giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Dưới đây là những chức năng chính của CRM:

• Lưu trữ thông tin

Cho phép thu thập, lưu trữ và quản lý thông tin chi tiết về người dùng, bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, lịch sử mua tương tác trước đây và các thông tin khác.

• Quản lý quan hệ khách hàng

Hỗ trợ phân nhóm người dùng thành các nhóm khác nhau dựa trên thói quen mua sắm và sở thích. Thông báo về các sự kiện liên quan đến đối tượng người dùng, ví dụ như ngày sinh nhật, ngày hết hạn hợp đồng, giúp tổ chức đưa ra chiến lược kịp thời, tránh bỏ quên khách hàng.

• Quản lý bán hàng

Hỗ trợ tối ưu hóa quy trình bán hàng từ đầu đến cuối. Nó cho phép theo dõi và quản lý thông tin về cơ hội bán, từ việc tiếp cận, xử lý đơn và báo giá, đặt hàng, theo dõi tiến trình và ghi nhận kết quả bán hàng.

• Quản lý dịch vụ khách hàng

Giúp theo dõi yêu cầu hỗ trợ và các hoạt động dịch vụ, từ việc ghi nhận yêu cầu hỗ trợ, theo dõi và giải quyết vấn đề nhanh chóng, kịp thời cho đến việc theo dõi sự hài lòng và giảm thiểu khiếu nại hoặc phàn nàn về dịch vụ được cung cấp.

• Báo cáo và phân tích

Cung cấp chức năng báo cáo để phân tích dữ liệu và hoạt động kinh doanh. Báo cáo này giúp đánh giá hiệu suất bán hàng, tương tác với khách hàng, hiệu quả của chiến dịch marketing và các chỉ số quan trọng khác.

• Tự động hóa Marketing

Hỗ trợ theo dõi tất cả chiến dịch marketing, từ việc tạo danh sách khách hàng tiềm năng, gửi email, tin nhắn SMS, thông báo theo quy trình đã được thiết lập. Nó cũng theo dõi phản hồi và đánh giá hiệu quả của chiến dịch, cung cấp báo cáo tự động.

• Quản lý hợp đồng và cơ hội kinh doanh

Cho phép theo dõi hợp đồng và cơ hội kinh doanh trong quá trình xử lý. Nó giúp theo dõi tiến độ, giai đoạn và giá trị của hợp đồng và cơ hội kinh doanh.

Tóm lại, CRM cung cấp một loạt chức năng để quản lý quan hệ khách hàng và cải thiện hoạt động kinh doanh của tổ chức.

1.3 So sánh 10 phần mềm CRM online tốt hiện nay

Các phần mềm CRM online hiện nay được đánh giá dựa trên tính năng và tiện ích mà chúng cung cấp. Để biết được giải pháp nào tốt dưới đây là một bảng so sánh ưu và nhược điểm của 10 thương hiệu tốt nhất hiện nay.

2. Top các phần mềm CRM miễn phí tốt nhát hiện nay

Ngày nay, có sẵn nhiều giải pháp để lựa chọn, bao gồm cả phần mềm CRM miễn phí với một số hạn chế chức năng cũng như phiên bản trả phí chuyên nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, dưới đây là một số gợi ý tiêu biểu:

Trang tính Google 

Google Sheet là một công cụ miễn phí của Google, có tính năng tương tự như ứng dụng Microsoft Excel. Tuy nhiên, công cụ này vượt trội hơn hẳn và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Với tính năng miễn phí và khả năng làm việc trực tuyến cùng đội nhóm, Google Sheet trở thành một công cụ hữu ích.

Một số các tính năng tuyệt vời của Google Sheet bao gồm:

Cộng tác trực tuyến: Google Sheet cho phép nhiều người cùng làm việc trên cùng một bảng tính và thấy được sự thay đổi ngay lập tức. Điều này tạo điều kiện cho sự tương tác và thảo luận trực tiếp trên bảng tính.

Chia sẻ và phân quyền truy cập: Bạn có thể dễ dàng chia sẻ bảng tính và cấp quyền truy cập cho người dùng khác. Qua đó, bạn có thể kiểm soát quyền truy cập và chỉnh sửa của từng người.

Áp dụng câu lệnh và công thức tính toán: Tương tự như Microsoft Excel, Google Sheet cung cấp tính năng tính toán và tạo công thức phức tạp để xử lý dữ liệu.

Lưu trữ lịch sử và khôi phục dữ liệu: Google Sheet tự động lưu lịch sử phiên bản của bảng tính, cho phép bạn khôi phục lại phiên bản trước đó của dữ liệu.

Tính di động: Có thể truy cập và chỉnh sửa dữ liệu bất kỳ lúc nào và bất kỳ đâu bằng từ thiết bị có kết nối internet, bao gồm cả máy tính, điện thoại di động hoặc máy tính bảng. 

Google Sheet mang đến một nền tảng mạnh mẽ và linh hoạt để làm việc với dữ liệu và cộng tác trong môi trường trực tuyến.

Hubspot CRM

Là công cụ miễn phí dành cho doanh nghiệp nhỏ, cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản phục vụ cho quy trình bán. Hệ thống này có nhiều chức năng cơ bản, phục vụ cho các chức năng quản lý khách hàng và bán hàng. Hơn nữa Hubspot được đánh giá là khá dễ sử dụng, chỉ cần đăng ký tài khoản, Hubspot sẽ cung cấp một đường dẫn và sử dụng Online rất đơn giản. Một số chức năng tiêu biểu ở phiên bản miễn phí của Hubpot là:

Quản lý Giao dịch: Theo dõi mọi chi tiết liên quan đến khách hàng tiềm năng qua các kênh bán hàng.

Phân loại Danh sách: Tách danh sách liên hệ thành các phân khúc khác nhau để tối ưu hóa chiến lược tiếp thị và tổ chức dữ liệu.

Bảng điều khiển Báo cáo: Truy cập bảng điều khiển chứa 10 báo cáo được xây dựng sẵn để hiểu rõ tình hình kinh doanh.

Quản lý Quảng cáo: Kết nối tài khoản quảng cáo với HubSpot để theo dõi và đánh giá hiệu suất quảng cáo, từ việc chuyển đổi tệp đối tượng tiềm năng thành khách mua hàng.

Hoạt động Trang web: Theo dõi hành trình của người tiêu dùng trên trang web để hiểu rõ ý định của họ.

Tích hợp với Gmail và Outlook: Gửi email trực tiếp bằng cách kết nối với tài khoản email của bạn.

Công cụ Nhóm: Xác định vai trò người dùng, tạo hộp thư đến chung và tạo địa chỉ email nhóm.

Zoho CRM

Là một trong những công cụ dễ sử dụng và tiết kiệm cho các doanh nghiệp nhỏ. Phần mềm chạy trên nền Web, cung cấp việc lưu trữ và làm việc tự động với bản miễn phí có thể sử dụng từ 3 đến 10 người để xử lý đến 5000 hồ sơ người dùng.

Zoho cung cấp cho bạn khi sử dụng phiên bản miễn phí Zoho bao gồm:

Kanban View: Cung cấp bố cục trực quan cho các mô-đun hoạt động và giao dịch, giúp dễ dàng theo dõi dữ liệu.

Hoạt động: Hệ thống cho phép theo dõi cuộc gọi, nhiệm vụ, và sự kiện.

Lịch: Bao gồm chế độ xem lịch để quản lý thời gian hiệu quả.

Biểu mẫu: Mỗi modun đi kèm với biểu mẫu web, hỗ trợ tạo khách hàng tiềm năng.

Tích hợp mạng xã hội: Kết nối với tài khoản Facebook và Twitter của công ty.

Tích hợp Zoho: Liên kết với các sản phẩm Zoho như Zoho Projects, Zoho Analytics, Zoho Campaigns, Zoho Forms, Zoho Desk và Zoho Survey.

Insightly

Đứng thứ 4 phải kể đến Insightly, đây là một lựa chọn tốt cho các nhóm nhỏ đang tìm kiếm một giải pháp đơn giản, dễ sử dụng. Mặc dù phiên bản miễn phí không có nhiều tính năng mạnh mẽ như một số sản phẩm khác trong danh sách, nhưng nó vẫn đáp ứng được nhu cầu cơ bản, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ không đòi hỏi quá nhiều chức năng phức tạp. Những tính năng miễn phí chính của Insightly bao gồm:

Liên hệ: Nhân viên bán hàng có thể ghi lại thông tin về khách hàng. Đặc biệt, giải pháp này cho phép kết nối hồ sơ từ mạng xã hội, tập trung dữ liệu vào một nơi duy nhất.

Nhiệm vụ: Insightly cung cấp các tính năng để theo dõi các nhiệm vụ.

Quản lý dự án: Cung cấp các công cụ giúp bạn theo dõi chi tiết các thông tin quan trọng như cột mốc và dữ liệu liên lạc với đối tác. 

Tuy phần mềm CRM miễn phí được nêu trên đều có những đặc điểm riêng, nhưng tất cả đều giúp doanh nghiệp quản lý tệp khách của mình, tăng cường tương tác và cộng tác, và cung cấp thông tin quan trọng để tối ưu hóa chiến lược tiếp thị và bán hàng. Tùy thuộc vào nhu cầu, bạn có thể lựa chọn giải pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình.

3. Phần mềm CRM cho doanh nghiệp

CRM cho doanh nghiệp đang ngày càng được quan tâm nhiều hơn trong quá trình tương tác với khách hàng. Dưới đây là vai trò quan trọng và một số đặc điểm để giải thích tại sao doanh nghiệp phải áp dụng CRM:

3.1 Vai trò của CRM đối với doanh nghiệp

Đối với các chiến lược kinh doanh dài hạn, việc nắm bắt thông tin về khách hàng thực sự quan trọng. Vai trò của CRM đối với doanh nghiệp là cung cấp cái nhìn tổng quan về người dùng và thể hiện sự phát triển thực tế của. Sau đây là chi tiết một số vai trò tiêu biểu:

• Lưu trữ dữ liệu 

CRM có thể cho phép lưu trữ dữ liệu thông tin với số lượng lớn, giúp cho công việc trở nên nhanh chóng dễ dàng hơn rất nhiều. Không chỉ vậy, từ cái nhìn bao quát giúp hiểu rõ các đối tượng hướng đến của mình hơn, từ đó cung cấp các dịch vụ tốt hơn dựa vào thói quen mua sắm và nhu cầu sở thích của họ

• Tăng cơ hội bán hàng

Dựa trên dữ liệu hiện có, giải pháp cung cấp những phân tích chuyên sâu, từ đó xây dựng một hình ảnh rõ ràng về người dùng tiềm năng và khả năng tiếp cận họ. Qua quá trình này hỗ trợ rất tốt trong việc xác định đối tượng mục tiêu và đưa ra phương pháp tiếp cận thực tế và hiệu quả hơn.

• Theo dõi tiến độ bán hàng

Bên cạnh việc quản lý cơ sở dữ liệu, phần mềm cung cấp cho bạn khả năng theo dõi một cách dễ dàng quá trình chuyển đổi và trạng thái mua hàng. Thông qua việc ghi nhận và cập nhật dữ liệu, bạn có thể dễ dàng theo dõi hoạt động của doanh nghiệp. Bạn sẽ biết được nhân viên nào đang phụ trách, tiến độ chăm sóc và bán hàng hiện tại, từ đó tăng cường khả năng chuyển đổi và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

• Xây dựng mối quan hệ bền vững

Xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn trên hệ thống, bạn có thể dễ dàng xây dựng các chương trình chăm sóc phù hợp với từng đối tượng và từng thời điểm. Có thể không nên bỏ qua lợi ích này bởi việc giữ chân người tiêu dùng cũ thường đỡ có chi phí thấp hơn việc tìm kiếm, tiếp cận đối tượng mục tiêu mới.

3.2 Phần mềm CRM cho doanh nghiệp nhỏ nên có những đặc điểm gì

Phần mềm CRM cho doanh nghiệp nhỏ cũng nên bao gồm đầy đủ tính năng cốt lõi như: Theo dõi, báo cáo doanh số, quản trị quan hệ khách hàng và một số tích hợp về tiếp thị. Nhưng chúng ở cấp độ đơn giản và gọn nhẹ hơn rất nhiều về mặt tiện ích. 

Với quy mô nhỏ, người quản lý thường đồng thời là người muốn sử dụng và cũng là người ra quyết định triển khai. Họ thường rất bận rộn, ngân sách hạn chế, không có nhiều thời gian để học cách sử dụng. Vì vậy, đối với quy mô nhỏ cần tập trung vào tính đơn giản, tiết kiệm thời gian đào tạo.

Nhiều tính năng khiến cho hệ thống trở nên phức tạp và cồng kềnh, nên CRM cho quy mô nhỏ xét về mặt tính năng sẽ kém “khủng” hơn so với quy mô kinh doanh lớn. Đổi lại, chúng lại dễ sử dụng hơn rất nhiều.

Thêm nữa, ở quy mô nhỏ, thường không có đội ngũ CNTT nên sẽ phát sinh chi phí để thuê các chuyên gia tư vấn. Do đó, phần mềm phù hợp cần phải có quy trình thiết lập đơn giản nhất. Không mất hàng tuần, hàng tháng để đào tạo đội ngũ về cách sử dụng. Tóm lại, CRM cho công ty nhỏ phải thực sự tinh gọn và thuận tiện cho người dùng nhất.

4. Phần mềm quản lý CRM phù hợp với đối tượng nào

Phần mềm quản lý CRM là một công cụ hữu ích và được sử dụng rộng rãi trong nhiều bộ phận khác nhau, nhằm tăng hiệu quả công việc và nâng cao trải nghiệm người dùng. Dưới đây là các đối tượng thường xuyên sử dụng giải pháp này:

• Bộ phận bán hàng

Bộ phận bán hàng là bộ phận chính sử dụng CRM nhằm tăng doanh thu, cắt giảm chi phí và thời gian làm việc. Ngoài các tính năng phổ biến như các giải pháp quản lý khác, CRM cung cấp các tính năng gửi email, tạo nhiệm vụ và đặt cuộc họp với khách hàng một cách dễ dàng, từ đó thể hiện tính chuyên nghiệp và tăng tỉ lệ bán thành công.

Nhân viên bán hàng: Dùng công cụ này để lưu trữ thông tin, theo dõi tiến độ, tạo báo cáo và dự báo doanh thu.

Quản lý bán hàng: Sử dụng công cụ này để theo dõi hiệu quả hoạt động của đội ngũ nhân viên, đánh giá năng lực nhân viên và đưa ra chiến lược bán hàng hiệu quả.

• Bộ phận Marketing

Với mục đích hỗ trợ tiếp thị đa kênh từ SMS, email marketing và tích hợp Social CRM với các kênh mạng xã hội như Facebook, Zalo… Nhờ nguồn dữ liệu về thông tin, lịch sử giao dịch và liên hệ, giúp xác định cơ hội và đưa ra chiến dịch phù hợp cho từng đối tượng mục tiêu.

Nhân viên marketing: Sử dụng công cụ này với mục đích để phân tích dữ liệu, tạo chiến dịch marketing hiệu quả và theo dõi hiệu quả marketing.

Quản lý marketing: Sử dụng phần mềm để đánh giá hiệu quả hoạt động marketing, tối ưu hóa chi phí marketing và đưa ra chiến lược marketing phù hợp.

• Bộ phận chăm sóc khách hàng (CSKH)

CRM giúp thu thập thông tin từ sở thích, trải nghiệm sản phẩm, thói quen mua sắm của người tiêu dùng và các vấn đề họ gặp phải trong quá trình mua hàng, từ đó hiểu rõ hơn về đối tượng mục tiêu của mình.

Nhân viên CSKH: Từ dữ liệu được cung cấp trên hệ thống, nhân viên có thể tiếp cận phù hợp với từng nhóm để giải đáp thắc mắc, xử lý khiếu nại và nâng cao trải nghiệm người dùng.

Quản lý bộ phận CSKH: Giúp theo dõi hiệu quả hoạt động của đội ngũ nhân viên, đánh giá năng lực nhân viên. Ngoài ra, còn hỗ trợ đưa ra phân tích và thống kê người dùng theo từng nhóm, để xây dựng chiến lược chăm sóc và kích cầu phù hợp.

• Ban lãnh đạo

Ban lãnh đạo sử dụng CRM để theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh thông qua các báo cáo từ mua hàng, bán hàng, công việc… Các báo cáo này thể hiện theo thời gian thực, giúp nắm bắt được toàn bộ tình hình hoạt động của công ty, tiến trình và mức độ làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra chính sách cải thiện phù hợp dựa trên tình hình thực tế của công ty.

5. Thực trạng ứng dụng CRM tại thị trường Việt Nam

Thị trường ứng dụng CRM tại Việt Nam được đánh giá là tiềm năng, mặc dù đã tồn tại từ một thời gian dài. Trước đây, thị trường này đã gặp khó khăn và gây nghi ngờ về khả năng ứng dụng trong các doanh nghiệp Việt. Tuy nhiên, hiện tại có sự đa dạng trong lựa chọn, từ các sản phẩm nhập khẩu cho đến phần mềm được phát triển trong nước và đáp ứng tốt về mặt chi phí.

Tuy nhiên, triển khai phương pháp CRM trong quy trình kinh doanh tại thị trường Việt Nam vẫn con nhiều hạn chế. Nhận thức về CRM của các chủ doanh nghiệp chưa cao và việc triển khai đòi hỏi thay đổi về văn hóa, phong cách làm việc và trình độ quản lý. Một trong những thách thức lớn là nhân viên chưa quen việc áp dụng giải pháp vào quy trình làm việc. Việc cập nhật thông tin và báo cáo hàng ngày thường khiến họ cảm thấy bị kiểm soát và gò bó. Do đó, việc triển khai cần được coi là một cơ hội và thách thức. Sự thành công của dự án chủ yếu phụ thuộc vào sự quyết tâm của lãnh đạo và nhận thức của nhân viên. Hiện nay App CRM đã được nâng cấp với nhiều chức năng hữu ích, bao gồm tự động hóa quy trình marketing, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Nó cung cấp công cụ hỗ trợ phát triển, đặt mục tiêu, quản lý và phân tích chiến lược tiếp thị, giúp tăng hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị. App cũng giúp phân tích tình hình doanh nghiệp dựa trên dự đoán doanh số và báo cáo từ nhân viên. Nó cung cấp lưu trữ nguồn khách và xử lý quy trình bán hàng đơn giản hơn. Ngoài ra còn cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình bán hàng từ lần tiếp xúc đầu tiên với khách hàng cho đến kết thúc hợp đồng, giúp đánh giá chính xác hiệu quả và khả năng thành công ở từng giai đoạn giao dịch.

Trong tương lai, ứng dụng này sẽ trở thành xu hướng trong kinh doanh, hỗ trợ trong việc vận hành. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tốt nhất, cần sẵn sàng thay đổi và có sự quyết tâm từ lãnh đạo đến nhân viên. Cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi triển khai, ứng dụng để đảm bảo thành công. Điều này bao gồm lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và khả năng tài chính. Ngoài ra, cần đào tạo nhân viên một cách hiệu quả và tạo ra môi trường làm việc cởi mở để nhân viên có thể sử dụng ứng dụng này một cách hiệu quả nhất. Với sự phát triển của công nghệ và nhận thức ngày càng cao của các doanh nghiệp, thị trường CRM tại Việt Nam hứa hẹn sẽ có nhiều tiềm năng phát triển.

6. Các công ty sử dụng CRM điển hình

Là một công cụ quan trọng giúp công ty tạo dựng và duy trì quan hệ khách hàng mạnh mẽ. Sau đây là các công ty sử dụng và đã tận dụng lợi ích của CRM để cá nhân hóa trải nghiệm người dùng, tăng cường sự hài lòng và xây dựng mối quan hệ bền vững:

Vietcombank

Trong ngành ngân hàng hiện nay, việc quản lý thông tin và quan hệ khách hàng trở nên cần thiết đối với số lượng người tiêu dùng đông đảo. Vietcombak (VBC) là một ngân hàng nổi tiếng với sự đổi mới kỹ thuật số. Vì vậy, VBC đã nhanh chóng áp dụng giải pháp CRM để có cái nhìn toàn diện về khách. Họ thu thập thông tin cá nhân như họ, tên, số điện thoại, lịch sử tài chính, khoản nợ xấu, thông tin về phá sản, sở thích và hành vi của đối tượng mục tiêu.

Với nguồn thông tin tổng quan về người dùng, nhân viên của VBC có thể nhanh chóng hỗ trợ và giải quyết các vấn đề mà khách đang gặp phải. Đồng thời, tự động hóa quy trình tiếp thị và gửi thông báo theo kế hoạch. Điều này giúp nâng cao sự hài lòng và tạo cảm giác yên tâm khi thực hiện giao dịch tại ngân hàng. VBC đã sử dụng phần mềm như một công cụ quan trọng để cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và mang lại trải nghiệm tốt cho đối tượng mục tiêu của mình.

Netflix

Netflix thành công trong việc lấy khách hàng làm trung tâm khi triển khai sử dụng CRM. Họ tận dụng nguồn dữ liệu về lịch sử xem để đưa ra các gợi ý phim và chương trình tương tự phù hợp với thói quen và sở thích của người dùng. Đồng thời kết hợp sử dụng email và thông báo tự động trong ứng dụng để duy trì liên lạc, kết nối với người dùng và thông báo về nội dung mới.

Coca-Cola

Coca-cola là công ty đồ uống có ga nổi tiếng. Thông qua việc sử dụng CRM, công ty đã tối ưu hoá chuỗi cung ứng, cải thiện giao tiếp với nhà phân phối và đảm bảo thực hiện đơn đúng thời gian. Cùng với dữ liệu cung cấp xu hướng người tiêu dùng và nhưng ưu tiên trong quá trình mua sắm mà Coca-Cola đã phát triển chiến lược tiếp thị hiệu quả nhắm đúng mục tiêu và cải thiện mối quan hệ với khách hàng

7. Hướng dẫn sử dụng CRM

Khi đã chọn được phần mềm phù hợp, doanh ngiệp có thể triển khai và đưa vào hoạt động. Nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách dùng hiệu quả và áp dụng tối đa nhưng lợi ích mà giải pháp này mang lại. Sau đây là hướng dẫn sử dụng CRM cơ bản:

Bước 1: Thêm nhân viên bán hàng của bạn

Phân quyền cho nhân viên để họ nắm được cách dùng và hiểu các chức năng, cách hoạt động. Điều này giúp nhân viên có đầy đủ hiểu biết và sử dụng hiệu quả hơn. Nếu tất cả nhân viên trong nhóm nắm được cách tiếp cận sớm, dữ liệu sẽ trở nên chính xác và toàn diện hơn.

Bước 2: Tùy chỉnh cài đặt

CRM của bạn cần phản ánh quy trình bán hàng của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là phần mềm phải hiển thị chính xác các giai đoạn từ “khách hàng tiềm năng” đến “cơ hội” và cuối cùng là “người mua hàng”.

Để làm điều này, cần quan sát và đánh giá quy trình mua sắm sản phẩm hoặc dịch vụ của mình trông như thế nào? Tạo bước tiếp cận trong quy trình CRM cho từng giai đoạn. Quy trình bán hàng của bạn sẽ được chuẩn hóa sau đó.

Tạo thuộc tính tùy chỉnh để lưu trữ dữ liệu của bạn. Bao gồm “thuộc tính” mặc định với các trường trống để điền thông tin về nhóm đối tượng tiềm năng của bạn. Tùy chỉnh các thuộc tính này để phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp của bạn.

Tích hợp các công cụ khác vào CRM nếu bạn đã thu thập thông tin từ các đối tượng tiềm năng bằng trình tạo biểu mẫu hoặc đưa dữ liệu từ email để marketing có thể tiếp tục chăm sóc và theo dõi.

Bước 3: Thiết lập trang tổng quan

Trang tổng quan rất quan trọng và hữu ích vì bạn có thể tùy chỉnh nó theo nhu cầu cụ thể. Chọn các thống kê xuất hiện trên trang tổng quan dựa trên mục tiêu và quy trình bán hàng của bạn.

Bước 4: Bật báo cáo

Nhờ có tính năng hiển thị báo cáo theo ngày, tuần, tháng và quý giúp nhân viên theo dõi hiệu suất của họ và tạo ra báo cáo bán hàng liên quan.

Những hướng dẫn trên đây sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng CRM một cách hiệu quả và tận dụng tối đa các lợi ích mà giải pháp này mang lại.

8. Dịch vụ CRM có thực sự quan trọng

Để trả lời cho câu hỏi dịch vụ CRM có quan trọng không? Bạn cần biết giải pháp này được các doanh nghiệp coi là một “người bạn đồng hành” thông minh. Người bạn này giúp hỗ trợ và ghi nhớ mọi dữ liệu, thông tin về người mua và đối tượng mục tiêu dự đoán nhu cầu và xây dựng mối quan hệ bền vững với họ. Vì vậy, câu trả lời là dịch vụ này rất quan trọng vì nó giúp công ty phát triển mối quan hệ, duy trì khách hàng hiện tại, tạo ra doanh thu và lợi nhuận.

Dưới đây là một số lý do cụ thể cho sự quan trọng đặc biệt của dịch vụ này:

Đầu tiên, trong một môi trường kinh doanh cạnh tranh, việc có một hệ thống CRM hiệu quả giúp cung cấp dịch vụ tốt hơn và xây dựng niềm tin và sự trung thành của người dùng. Điều này tạo ra lợi thế cạnh tranh và giúp duy trì sự khác biệt trên thị trường.

Thứ hai, với sự phát triển của công nghệ và sự mở rộng của thị trường, người dùng ngày càng có nhiều lựa chọn hơn và yêu cầu ngày càng cao về trải nghiệm mua hàng và dịch vụ khách hàng. Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chăm sóc tốt, mang lại trải nghiệm mua hàng cao cấp và đáp ứng đa dạng  nhu cầu sẽ thu hút sự chú ý và duy trì lòng trung thành của người tiêu dùng.

Tiếp theo, dữ liệu được coi là chìa khóa thành công trong thời đại số. Hiểu rõ về người tiêu dùng và khả năng phân tích dữ liệu một cách hiệu quả là yếu tố quan trọng để triển khai chiến dịch tiếp thị và kinh doanh hiệu quả. Giúp thu thập, quản lý và phân tích dữ liệu người dùng một cách hiệu quả hơn. Điều này giúp tối ưu hóa chiến lược kinh doanh, tăng cường tương tác cá nhân và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và thông minh.

Tóm lại, dịch vụ CRM đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng mạnh mẽ, tăng cường sự cạnh tranh và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh trong thời đại kinh doanh ngày nay. Không chỉ giúp duy trì và phục vụ đối tượng mục tiêu hiện tại một cách tốt hơn, mà còn giúp xây dựng mối quan hệ mới và tìm kiếm cơ hội kinh doanh tiềm năng.

9. Tư vấn triển khai CRM cho khách hàng tại ECXO

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong quá trình tìm kiếm, lựa chọn giải pháp quản lý tệp khách phù hợp cho doanh nghiệp. Qua quá trình tư vấn triển khai CRM mà ECXO đưa ra sẽ giúp bạn có hướng đi tốt hơn và mang lại hiệu quả với chi phí tiết kiệm.

• Phân tích nhu cầu và xác định mục tiêu

Xác định những gì bạn mong muốn đạt được từ việc triển khai giải pháp này, bao gồm: việc thu thập và quản lý thông tin người dùng, tăng cường tương tác, nâng cao chất lượng dịch vụ, tối ưu hóa quy trình bán hàng và tiếp thị, v.v.

• Xác định và phân tích hiện trạng và khó khăn

Đánh giá hiện trạng của hệ thống, quy trình hiện tại  và những khó khăn mà doanh nghiệp bạn đang gặp phải. Điều này giúp bạn hiểu rõ vấn đề cần giải quyết và đặt ra những yêu cầu cụ thể.

• Dự đoán khả năng thành công và rủi ro

Xem xét nhiều yếu tố cần thiết như tính phù hợp với nhu cầu, khả năng triển khai, sự tương thích với hệ thống hiện có, đánh giá độ phức tạp và đào tạo nhân viên.

• Phân tích các chức năng cần thiết

Xác định các chức năng và tính năng cần thiết để đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp.

• Tư vấn phương án tối ưu hóa chi phí và thời gian

Đề xuất phương án tối ưu hóa chi phí và thời gian triển khai phù hợp với khả năng tài chính và lịch trình đã được xác định trước đó. Xem xét lựa chọn như triển khai trên nền tảng đám mây (cloud) hoặc trên cơ sở hạ tầng nội bộ, chọn giải pháp bởi bên thứ ba hoặc xây dựng một giải pháp tùy chỉnh.

• Tìm kiếm và tư vấn giải pháp phù hợp: 

Nghiên cứu, tìm kiếm và xem xét tính năng, khả năng tương thích của giải pháp phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp 

• Chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ: 

Đánh giá và chuẩn hóa lại quy trình nghiệp vụ, đảm bảo tính hiệu quả và sự tương thích với hệ thống CRM. 

10. Phần mềm quản lý bán hàng CRM và những hiểu lầm thường gặp

Phần mềm quản lý bán hàng và CRM là hai khái niệm khác nhau, mặc dù có một số điểm tương đồng. Vậy phần mềm quản lý bán hàng CRM có phải là một cách gọi sai? Dưới đây là định nghĩa phân biệt và một số hiểu lầm thường gặp:

Phần mềm quản lý bán hàng (Sales Management Software): Tập trung vào việc lưu trữ phân tích và hỗ trợ mọi hoạt động bán. Các chức năng chính của giải pháp này bao gồm theo dõi số lượng hàng hóa nhập kho, xuất kho, tồn kho, thanh toán, và nhiều khía cạnh khác liên quan đến quy trình bán. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và lợi nhuận.

CRM (Customer Relationship Management): Tập trung vào việc thu thập, lưu trữ và phân tích thông tin liên quan đến khách hàng. Chức năng chính của công cụ này là quản lý thông tin về đối tượng người mua, ghi chép lịch sử tương tác, theo dõi yêu cầu hỗ trợ, và xây dựng mối quan hệ lâu dài với người dùng.

Các hiểu lầm phổ biến khác:

CRM chỉ dành cho bộ phận Marketing: Một số người cho rằng phần mềm này chỉ dùng để thu thập thông tin và triển khai chiến dịch tiếp thị. Tuy nhiên, nó có thể được sử dụng bởi tất cả các bộ phận, bao gồm bán hàng, chăm sóc khách hàng, và nhiều phòng ban khác.

CRM là một quá trình tiếp thị: Không chỉ là một công cụ tiếp thị, mà còn là một chiến lược giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài với người tiêu dùng. Nó giúp hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng, từ đó cung cấp sản phẩm và dịch vụ phù hợp, tăng cường tương tác và tạo sự hài lòng.

CRM chỉ dành cho doanh nghiệp lớn: Giải pháp này có thể được áp dụng ở mọi quy mô. Đối với công ty nhỏ, việc sử dụng công cụ này để quản lý khách hàng cũng có thể hưởng lợi, giúp nắm bắt thông tin, tăng cường tương tác và cung cấp dịch vụ cá nhân hóa, từ đó nâng cao trải nghiệm và gia tăng lòng trung thành của người dùng.

11. Cách tích hợp CRM vào website

Để việc lưu chuyển dữ liệu từ website kết nối đến hệ thống. Khi tích hợp CRM vào website thành công toàn bộ dữ liệu sẽ được thu thập và lưu trữ trong hệ thống hỗ trợ tối ưu hóa quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng. Thông thường có 2 cách thức để tích hợp:

• Tự triển khai quá trình tích hợp

Đối với phương pháp này, có thể tìm và lựa chọn một giải pháp phù hợp từ các giải pháp đã có sẵn trên thị trường. Sau đó, tự tiến hành quá trình tích hợp. Phương pháp này giúp tiết kiệm chi phí, tuy nhiên có thể gặp rủi ro và mất nhiều thời gian hơn nếu không có đội ngũ IT có kiến thức đủ để triển khai quá trình này. 

• Liên hệ đến những đơn vị cung cấp chuyên nghiệp

Có thể tìm đến các đơn vị chuyên nghiệp để thực hiện quá trình tích hợp. Khi dùng phương pháp này, đơn vị cung cấp sẽ tư vấn và thiết kế phần mềm phù hợp với nhu cầu mục tiêu của doanh nghiệp dựa trên kiến thức của các chuyên gia. Với đội ngũ IT giàu kinh nghiệm, quá trình tích hợp sẽ diễn ra nhanh chóng và được hỗ trợ trong suốt quá trình sử dụng.

Bài viết trên đã chia sẻ một số thông tin về phần mềm CRM, mang đến cho bạn cái nhìn toàn diện về công cụ này. Tuy nhiên, việc lựa chọn và xây dựng quy trình hiệu quả không phải là điều dễ dàng, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ hoạt động của quy trình kinh doanh. Do đó, việc xác định mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu đóng vai trò then chốt, giúp bạn đưa ra những lựa chọn phù hợp trong quá trình triển khai kết hợp giải pháp CRM cho quy trình kinh doanh.