Brief là gì? Tìm hiểu khái niệm và cách tạo một bản brief hoàn hảo

“Brief là gì?” là câu hỏi mà nhiều người trong ngành marketing, quảng cáo, và quản trị đều từng đặt ra. Đây là một tài liệu quan trọng giúp truyền đạt thông tin cơ bản và mục tiêu của một dự án, hoặc nhiệm vụ cụ thể. Một bản brief hiệu quả không chỉ giúp các đội nhóm hiểu rõ yêu cầu mà còn đảm bảo sự phối hợp mượt mà giữa các bên liên quan, từ đó thúc đẩy sự thành công của công việc. Cùng khám phá vai trò, các loại brief, và cách sử dụng brief trong các lĩnh vực sáng tạo và kinh doanh.

Brief là gì và khái niệm trong Marketing và Quản trị dự án 

Trong môi trường công việc chuyên nghiệp, thuật ngữ brief thường xuyên xuất hiện, đặc biệt trong các lĩnh vực Marketing và Quản trị. Vậy brief là gì và tại sao nó lại quan trọng khi làm việc, hãy cùng tìm hiểu qua những thông tin bên dưới nhé!

Khái niệm brief trong Marketing

Trong Marketing, brief là một tài liệu tổng quan, ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin về một campaign, sản phẩm, hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp muốn triển khai. Mục đích của một Marketing Brief là để truyền đạt nội dung rõ ràng và chính xác về mục tiêu,các đối tượng khách hàng hướng đến, thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải, ngân sách dự kiến và những yêu cầu cụ thể khác.

Một Marketing Brief hiệu quả sẽ giúp các bộ phận trong công ty, bao gồm cả marketing, sáng tạo, và thiết kế, hiểu được mục tiêu của chiến dịch một cách nhất quán. Khi có một “brief” rõ ràng, các thành viên trong nhóm có thể phối hợp chặt chẽ hơn, tránh tình trạng làm việc không thống nhất hoặc mất thời gian vào những nhiệm vụ không cần thiết.

Thông thường, một Marketing Brief bao gồm các yếu tố sau:

• Mục tiêu chung: Những gì bạn muốn đạt được từ chiến dịch này, chẳng hạn như tăng trưởng doanh thu, nâng cao nhận thức về thương hiệu, hay thu hút khách hàng mới. 
• Đối tượng hướng đến: Xác định rõ ràng nhóm khách hàng chính, bao gồm độ tuổi, giới tính, sở thích, vị trí địa lý và nhân khẩu học khác. Việc xác định nhóm đối tượng này rõ ràng giúp marketing team lựa chọn các phương pháp và thông điệp phù hợp.
• Thông điệp chính: Thông điệp bạn muốn truyền tải đến khách hàng giúp họ hiểu được giá trị cốt lõi của sản phẩm hoặc dịch vụ để thuyết phục họ hành động. Thông điệp này phải rõ ràng, ngắn gọn và dễ nhớ, đồng thời phải phản ánh đúng mục đích chung và giá trị thương hiệu.
• Ngân sách và thời gian: Cung cấp thông tin về ngân sách và thời gian dự kiến để thực hiện. Ngân sách này sẽ quyết định các kênh truyền thông có thể sử dụng, các công cụ và phương tiện quảng cáo có thể áp dụng. Cùng với ngân sách, thời gian triển khai cũng là yếu tố quan trọng, vì nó xác định các mốc thời gian cần hoàn thành các hoạt động và giúp phân bổ tài nguyên hợp lý.
• Kênh phân phối: Là các nền tảng hoặc phương tiện được sử dụng để triển khai chiến dịch marketing, bao gồm cả truyền thông truyền thống (TV, radio) và các kênh digital (mạng xã hội, website, email marketing). Mỗi kênh sẽ có một nhóm đối tượng riêng, và việc lựa chọn kênh phân phối phù hợp sẽ quyết định mức độ thành công.
• Các chỉ số thành công (KPIs): Đo lường hiệu quả chiến dịch để biết liệu hoạt động này có đạt được dự định ban đầu hay không. KPIs có thể là doanh thu tăng trưởng, số lượng khách hàng mới, tỷ lệ chuyển đổi, mức độ tương tác trên các nền tảng mạng xã hội, hoặc thậm chí là chỉ số nhận thức thương hiệu. Việc xác định KPIs trước đó sẽ giúp đội ngũ marketing đánh giá và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.

Brief là gì trong Quản trị Dự án

Trong Quản trị, brief là tài liệu mô tả chi tiết về mục tiêu, phạm vi, mong muốn và tài nguyên cần thiết để hoàn thành công việc. Đây là bước đầu tiên để bắt đầu một quá trình và thường được sử dụng để giới thiệu kế hoạch cho các đối tác, xác định những yếu tố quan trọng cần phải hoàn thành và đảm bảo các mục tiêu chiến lược được hiểu rõ.

Mục đích của một Project Brief là giúp các những người liên quan, bao gồm quản lý dự án, nhóm thực hiện và khách hàng, có cùng một nhận thức về công việc và hiểu rõ vai trò của họ trong quá trình thực hiện. Tài liệu này cũng giúp hạn chế rủi ro và những hiểu lầm trong quá trình thực hiện.

Một Project Brief thường bao gồm các phần chính như:

• Mục tiêu: Phải rõ ràng và cụ thể, định hướng các bước triển khai, có thể bao gồm việc hoàn thành một sản phẩm, dịch vụ, hoặc giải pháp nhất định trong một khoảng thời gian nhất định. Đây là yếu tố giúp định hướng toàn bộ quá trình làm việc, từ việc phân bổ tài nguyên đến xác định các ưu tiên.
• Phạm vi: Liệt kê những công việc và nhiệm vụ cần thực hiện để hoàn thành công việc. Phạm vi này sẽ giúp tránh những thay đổi không cần thiết trong quá trình thực hiện và chắc chắn rằng những người tham gia hiểu được giới hạn công việc cần thực hiện.
• Thời gian và ngân sách: Thời gian sẽ xác định các mốc quan trọng và tiến độ công việc. Ngân sách, trong khi đó, giúp xác định phạm vi tài chính và quyết định các tài nguyên mà bạn có thể sử dụng.
• Các bên liên quan: Là tất cả những người có ảnh hưởng hoặc chịu tác động từ dự án, bao gồm khách hàng, nhóm tham gia nội bộ, quản lý cấp cao, và các nhà cung cấp bên ngoài. Việc xác định rõ người tham gia và vai trò của họ trong quá trình thực hiện giúp đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, giảm thiểu sự mâu thuẫn và tạo ra môi trường làm việc hiệu quả.
• Yêu cầu kỹ thuật và chất lượng: Các tiêu chuẩn về chất lượng mà công việc cần phải đạt được. Việc bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật và chất lượng được rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp đội ngũ thực hiện có hướng đi đúng đắn và giảm thiểu sai sót.
• Kế hoạch rủi ro: Phân tích các rủi ro tiềm ẩn và cách thức ứng phó. Kế hoạch này sẽ giúp đội ngũ nhận diện và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn, đồng thời chuẩn bị các biện pháp dự phòng để giảm thiểu ảnh hưởng của chúng đối với tiến độ và kết quả.

Tầm quan trọng của Brief trong Marketing và Quản trị dự án

Cả trong Marketing và Quản trị, brief đều đóng vai trò là công cụ giao tiếp quan trọng giúp mọi người trong tổ chức hiểu rõ về hướng đi, yêu cầu và quy trình công việc. Với một Marketing Brief rõ ràng, các chiến lược sẽ được triển khai mượt mà và hiệu quả hơn. Tương tự, trong quản trị dự án, một Project Brief chuẩn xác sẽ giúp đội ngũ thực hiện công việc đúng hướng, giảm thiểu sai sót và bảo đảm rằng công việc hoàn thành đúng hạn và đúng chất lượng mong muốn.

Một bản brief rõ ràng còn giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình làm việc nhóm, đảm bảo mọi người đều có cùng một mục tiêu và hướng đi. Ngoài ra, nó còn giúp tiết kiệm thời gian, tránh sự lãng phí trong việc thay đổi kế hoạch liên tục và làm giảm chi phí.

Vậy brief là gì trong Marketing và Quản trị dự án, tóm lại brief là một công cụ quan trọng để truyền tải thông tin, xác định hướng đi và hướng dẫn các bước thực hiện trong quá trình làm việc. Một bản brief chi tiết và rõ ràng sẽ giúp đảm bảo sự thành công của chiến dịch marketing hoặc công việc mà bạn đang thực hiện. 

8 bước để xây dựng brief hiệu quả trong môi trường làm việc

Một bản brief hiệu quả là công cụ quan trọng giúp định hướng công việc, giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm, và đảm bảo rằng kết quả của dự án được thực hiện một cách rõ ràng và có tổ chức. Dưới đây là một số bước cơ bản để xây dựng một bản brief đơn giản:

1. Xác định mục tiêu rõ ràng

Mục tiêu của brief phải được xác định ngay từ đầu giúp người viết và người đọc hiểu được kết quả mong muốn và hướng đi chung. Khi xác định, bạn cần phải đảm bảo rằng chúng là cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, liên quan đến công việc và có thời gian thực hiện cụ thể (SMART).

Ví dụ, nếu bạn đang viết một Marketing Brief cho chiến dịch quảng cáo, kết quả kỳ vọng có thể là “tăng doanh thu lên 20% trong 3 tháng qua việc nâng cao nhận thức về thương hiệu và gia tăng tương tác với khách hàng.”

2. Xác định đối tượng hướng đến

Việc xác định đối tượng mục tiêu giúp bạn hiểu rõ hơn về khách hàng hoặc người sử dụng dịch vụ, từ đó có thể tạo ra những thông điệp và chiến lược phù hợp. Những đối tượng này có thể được phân tích dựa trên các yếu tố như nhân khẩu học, tâm lý học, hành vi, thói quen tiêu dùng,…

Để làm rõ hơn, bạn cần đưa ra các câu hỏi như: “Ai sẽ là người hưởng lợi từ sản phẩm/dịch vụ này?”, “Những vấn đề mà đối tượng này đang gặp phải là gì?” và “Chúng ta có thể giải quyết những vấn đề đó như thế nào?”,…

3. Lên cấu trúc và nội dung cho brief

Cấu trúc của brief cần được xây dựng sao cho dễ hiểu và dễ theo dõi. Mọi thông tin quan trọng phải được sắp xếp một cách hợp lý, tránh tình trạng thông tin bị lan man hoặc thiếu tính logic. Một bản brief thông thường bao gồm các phần như: mục đích, đối tượng mục tiêu, thông điệp chính, ngân sách và thời gian, kế hoạch hành động.

4. Lập kế hoạch thời gian và ngân sách

Một phần quan trọng trong bất kỳ “brief” nào là kế hoạch về thời gian và ngân sách. Việc xác định rõ thời gian và ngân sách sẽ giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn và tránh được các rủi ro về tiến độ và chi phí. Bạn cần phải đảm bảo rằng kế hoạch thời gian là thực tế và có thể thực hiện được, đồng thời ngân sách phải phù hợp với mong muốn.

5. Xác định các yêu cầu và kỳ vọng

Bao gồm những tiêu chuẩn về chất lượng, thiết kế, công nghệ hoặc những yếu tố khác liên quan đến dự án. Việc xác định những tiêu chuẩn này giúp tránh được sự hiểu lầm và những người thuộc dự án biết rõ những gì cần phải hoàn thành. Khi xác định, bạn cần phải làm rõ chúng một cách chi tiết và cụ thể. Nếu có các nhân tố kỹ thuật cần phải tuân theo, bạn cần mô tả chúng rõ ràng và dễ hiểu.

6. Đảm bảo sự đồng thuận từ các phía

Trước khi hoàn thiện và triển khai brief, bạn cần gửi bản nháp cho các bên liên quan, bao gồm các thành viên trong nhóm, khách hàng hoặc các đối tác, để nhận phản hồi và đảm bảo rằng thông tin trong brief được hiểu đúng và thống nhất. Đồng thời, khi các đối tác có cơ hội đóng góp ý kiến, bạn cũng có thể nhận được những góc nhìn mới, giúp làm rõ những điểm chưa rõ ràng hoặc bổ sung các phần quan trọng mà có thể bạn chưa nghĩ đến.

7. Xem xét và chỉnh sửa

Đây là một công đoạn không thể thiếu trong quá trình soạn thảo brief, bởi nó giúp loại bỏ những thông tin mơ hồ hoặc thiếu sót, đồng thời làm rõ những yếu tố quan trọng. Hơn nữa, nếu có bất kỳ thay đổi nào về ngân sách, thời gian hay tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình nhận phản hồi, bạn cũng cần cập nhật lại “brief” để đảm bảo mọi thông tin là chính xác và phù hợp với thực tế.

8. Đánh giá và cải tiến

Sau mỗi chiến dịch, hãy thu thập phản hồi từ các thành viên trong nhóm và các đối tác để xem brief có thực sự hữu ích và rõ ràng hay không. Việc cải tiến dựa trên phản hồi và kinh nghiệm thực tế sẽ giúp nâng cao chất lượng của tài liệu trong các dự án tiếp theo.

Brief là gì, Proposal là gì và sự khác biệt giữa hai khái niệm này 

Trong môi trường kinh doanh, không ít người nhầm lẫn giữa thuật ngữ brief là gì và proposal là gì. Mặc dù chúng đều là công cụ giao tiếp quan trọng, nhưng cả hai khái niệm này đều có mục đích sử dụng và nội dung khác nhau. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn ở bên dưới nhé!

Khái niệm của Brief

Brief là một tài liệu ngắn gọn và súc tích, thường được sử dụng để truyền đạt những nội dung cần thiết và các yêu cầu cơ bản về một chiến dịch hoặc nhiệm vụ cụ thể. Mục đích chính của một brief là cung cấp một cái nhìn tổng quan về những yếu tố quan trọng mà các bên cần nắm bắt để thực hiện công việc một cách hiệu quả. 

Thông thường, một bản brief có thể chỉ dài vài trang hoặc thậm chí chỉ là một bản tóm tắt ngắn gọn, nhưng nó luôn phải đảm bảo tính rõ ràng và dễ hiểu, để tất cả những người tham gia đều có thể hiểu được mục tiêu và kế hoạch hành động.

Khái niệm của Proposal

Proposal (đề xuất) là một tài liệu chi tiết và chính thức được dùng để trình bày một kế hoạch hoặc giải pháp cho một vấn đề cụ thể, thường nhằm thuyết phục khách hàng hoặc đối tác đồng ý thực hiện một hành động nào đó. Proposal thường được tạo ra trong các tình huống như khi bạn đang chào hàng sản phẩm/dịch vụ của mình, hoặc khi bạn đề xuất một dự án, chiến lược, hoặc hợp đồng với khách hàng hoặc đối tác.

Proposal không chỉ đơn thuần là tóm tắt thông tin như trong brief, mà còn phải chi tiết và thuyết phục. Nó cung cấp một bản kế hoạch chi tiết về cách thức thực hiện chiến lược, bao gồm các bước hành động, ngân sách dự kiến, thời gian thực hiện, và các lợi ích mà khách hàng hoặc đối tác sẽ nhận được. 

Sự khác biệt giữa Brief và Proposal trong lĩnh vực kinh doanh

Mặc dù cả brief và proposal đều là những công cụ quan trọng trong kinh doanh, nhưng chúng có sự khác biệt rõ rệt về mục đích, nội dung và cách thức sử dụng.

• Mục đích sử dụng: Mục đích chính của brief là cung cấp thông tin ngắn gọn và súc tích để định hướng công việc còn proposal có mục đích thuyết phục, đề xuất một giải pháp hoặc kế hoạch cho một khách hàng, đối tác.
• Nội dung: Thông tin trong brief thường ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề, tập trung vào việc cung cấp các chỉ dẫn rõ ràng còn proposal chi tiết hơn rất nhiều so với brief. Nó không chỉ cung cấp thông tin cơ bản mà còn bao gồm các phân tích, nghiên cứu, lập luận và chiến lược thực hiện cụ thể.
• Độ dài và mức độ chi tiết: Một bản brief thường ngắn gọn, không dài quá một vài trang còn proposal có xu hướng dài hơn và chi tiết hơn. 
• Đối tượng sử dụng: Brief thường được dùng bởi các đội nhóm nội bộ trong công ty, từ các nhà quản lý đến các nhân viên thực hiện nhiệm vụ còn proposal được dùng chủ yếu trong mối quan hệ với khách hàng hoặc đối tác. 

Vậy brief là gì và proposal là gì? Tóm lại, cả brief và proposal đều là những công cụ quan trọng trong kinh doanh, nhưng chúng phục vụ những mục đích khác nhau. Brief là tài liệu ngắn gọn, cung cấp thông tin để hướng dẫn và định hướng công việc trong nội bộ, trong khi “proposal” là tài liệu chi tiết, thuyết phục khách hàng hoặc đối tác về một kế hoạch hoặc giải pháp mà bạn muốn triển khai. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa chúng sẽ giúp bạn sử dụng chúng một cách hiệu quả và chính xác trong các tình huống khác nhau trong môi trường kinh doanh.

Khám phá những loại brief phổ biến trong các lĩnh vực sáng tạo

Vậy trong ngành sáng tạo brief là gì và có những loại brief phổ biến nào? Ở lĩnh vực này, brief là công cụ giúp truyền tải thông tin, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xác định chiến lược, mục tiêu và yêu cầu đối với mỗi dự án. Dưới đây là các loại brief mà bạn sẽ thường bắt gặp trong các lĩnh vực thiết kế, quảng cáo và sản xuất.

• Creative Brief 

Creative Brief là một trong những loại brief quan trọng nhất trong ngành sáng tạo, đặc biệt là trong quảng cáo và thiết kế. Đây là tài liệu được sử dụng để hướng dẫn các đội nhóm sáng tạo, bao gồm các nhà thiết kế, copywriter, nghệ sĩ đồ họa và các chuyên gia sáng tạo khác. 

Mục đích của Creative Brief là cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm, dịch vụ, hoặc hoạt động mà nhóm sáng tạo cần thực hiện. Tài liệu này thường bao gồm các yếu tố mục tiêu, đối tượng, thông điệp chính, kênh truyền thông và yêu cầu về sáng tạo. Creative Brief giúp đội ngũ sáng tạo hiểu rõ kết quả mong muốn của chiến dịch, cung cấp những chỉ dẫn về phương pháp và đảm bảo sự nhất quán trong thông điệp và hình ảnh thương hiệu.

• Design Brief 

Design Brief là loại brief chuyên biệt cho các project thiết kế đồ họa hoặc thiết kế sản phẩm. Đây là tài liệu cần thiết để hướng dẫn các nhà thiết kế trong việc phát triển các sản phẩm sáng tạo, từ logo, bao bì sản phẩm đến các campaign quảng cáo và thiết kế giao diện web.

Một Design Brief thường bao gồm các yếu tố như tiêu chuẩn về thiết kế, đối tượng sử dụng, mục tiêu và thông điệp, ngân sách và thời gian, đặc thù sản phẩm dịch vụ. Design Brief đặc biệt quan trọng trong ngành thiết kế đồ họa, bởi vì nó giúp nhà thiết kế hiểu rõ mong muốn của khách hàng và mang lại sản phẩm cuối cùng phù hợp với những tiêu chuẩn đã đề ra.

• Marketing Brief 

Marketing Brief là tài liệu được sử dụng để định hướng chiến lược marketing cho một chiến dịch cụ thể, bao gồm các tiêu chuẩn về quảng cáo, PR, truyền thông và các chiến lược tiếp thị khác. Marketing Brief thường được sử dụng trong các công ty quảng cáo, agency, hoặc các nhóm marketing của doanh nghiệp để lên kế hoạch cho hoạt động marketing.

Một Marketing Brief bao gồm mục tiêu, đối tượng, chiến lược truyền thông, ngân sách, kênh phân phối. Marketing Brief đóng vai trò là cầu nối giữa chiến lược marketing và các hoạt động sáng tạo, giúp các nhóm marketing và sáng tạo phối hợp với nhau để đạt được kết quả tốt nhất.

• Production Brief 

Production Brief là một loại brief quan trọng trong ngành sản xuất, đặc biệt là trong các project quảng cáo hoặc sản xuất video, phim ảnh, và các chiến dịch truyền thông lớn. Đây là tài liệu cung cấp chi tiết về các yêu cầu sản xuất, từ quy trình, kỹ thuật cần được thực hiện trong toàn bộ quá trình.

Một Production Brief thường bao gồm yêu cầu kỹ thuật, kịch bản và storyboard, lịch trình sản xuất, ngân sách và tài nguyên. Production Brief giúp các nhóm sản xuất hiểu rõ mong muốn về kỹ thuật, thời gian và các yếu tố cần thiết để đảm bảo sản phẩm cuối cùng đạt chất lượng và đúng tiến độ.

Các lỗi phổ biến khi soạn thảo brief và gợi ý cách khắc phục

Trong quá trình soạn thảo brief, có một số lỗi phổ biến mà các chuyên gia thường mắc phải. Những lỗi này có thể gây ra sự hiểu nhầm, mất thời gian và làm giảm hiệu quả công việc. Dưới đây là một số lỗi phổ biến khi soạn thảo brief và cách khắc phục chúng.

• Mục tiêu không rõ ràng hoặc mơ hồ

Đây là yếu tố cốt lõi giúp định hướng công việc và chỉ ra hướng đi cụ thể cho các đối tượng trong chiến dịch. Nếu kết quả kỳ vọng không được xác định rõ ràng, các thành viên trong nhóm có thể không thể thực hiện công việc hiệu quả.

Để khắc phục lỗi này, bạn cần đảm bảo kết quả mong muốn trong “brief” phải rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường được. Một cách dễ dàng để làm điều này là sử dụng nguyên tắc SMART khi xác định. 

• Thông tin thiếu sót hoặc không đầy đủ

Thiếu thông tin có thể làm cho đội ngũ thực hiện không hiểu hết yêu cầu và không thể triển khai đúng kế hoạch. 

Để tránh lỗi này, bạn cần phải lập một danh sách các yếu tố quan trọng mà “brief” cần bao gồm và đảm bảo mọi yếu tố đó được đề cập rõ ràng trong tài liệu. 

• Cấu trúc và trình bày thông tin không hợp lý

Nhiều bản brief gặp phải vấn đề trong việc tổ chức thông tin, khiến người đọc cảm thấy khó hiểu và không biết bắt đầu từ đâu. Thông tin nếu không được trình bày một cách mạch lạc và rõ ràng sẽ gây nhầm lẫn và làm giảm hiệu quả của brief. 

Để khắc phục vấn đề này, bạn cần xây dựng một cấu trúc brief rõ ràng và dễ theo dõi với các phần cơ bản của một bản brief như đã đề cập ở trên. 

• Sử dụng ngôn ngữ mơ hồ hoặc phức tạp

Việc sử dụng các thuật ngữ khó hiểu hoặc không giải thích có thể khiến người đọc không hiểu chính xác yêu cầu. Điều này đặc biệt quan trọng khi “brief” được chia sẻ với nhiều bên liên quan có nền tảng khác nhau, chẳng hạn như đội ngũ sáng tạo, kỹ thuật và marketing.

Cần sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu và rõ ràng. Nếu sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành, bạn cần giải thích rõ ràng để tất cả các bên liên quan đều có thể hiểu. Tránh việc sử dụng các từ ngữ mơ hồ như “tốt hơn”, “hiệu quả” mà không có ngữ cảnh cụ thể. 

• Không cập nhật brief kịp thời khi có thay đổi

Nếu brief không được cập nhật kịp thời, các bên có thể không nhận được thông tin chính xác, dẫn đến việc làm việc không thống nhất và hiệu quả giảm sút.

Để tránh lỗi này, bạn cần theo dõi sát sao tiến độ công việc và bất kỳ thay đổi nào trong dự án hoặc chiến dịch. Nếu có thay đổi hãy ngay lập tức cập nhật và thông báo cho tất cả những người tham gia. 

• Thiếu sự đồng thuận từ các bên liên quan

Nếu không có sự thống nhất về các mục tiêu và yêu cầu trong brief, có thể xảy ra những bất đồng trong quá trình làm việc, dẫn đến việc triển khai không hiệu quả hoặc sai lệch với mong đợi ban đầu.

Để khắc phục lỗi này, bạn cần đảm bảo rằng trước khi final hóa “brief”, tài liệu phải được chia sẻ với tất cả các bên để nhận phản hồi và điều chỉnh nếu cần thiết.

Tìm hiểu quy trình sử dụng brief cơ bản giữa client và agency

Brief là một bước quan trọng trong việc đảm bảo sự hiểu biết chung về hướng đi chính và yêu cầu của một chiến dịch marketing, quảng cáo, hoặc project sáng tạo. Dưới đây là các bước chính trong quy trình sử dụng brief giữa client và agency.

1. Tiếp nhận và phân tích brief từ Client

Quy trình bắt đầu khi khách hàng cung cấp brief cho agency. Client sẽ chia sẻ thông tin khái quát về dự án và agency sẽ phân tích kỹ lưỡng brief để hiểu rõ yêu cầu và mục tiêu của khách hàng, từ đó đảm bảo rằng mọi thông tin đều đầy đủ và hợp lý. Đây là bước quan trọng để agency có thể lập kế hoạch và chiến lược phù hợp.

2. Đặt câu hỏi và làm rõ yêu cầu

Sau khi nhận được brief, agency sẽ tổ chức các cuộc họp hoặc thảo luận với khách hàng để làm rõ bất kỳ chi tiết nào chưa rõ ràng. Những câu hỏi có thể liên quan đến khách hàng, các kênh truyền thông dự kiến, hoặc những yêu cầu sáng tạo cụ thể. Điều này giúp agency hiểu đúng và rõ hơn về mong đợi của khách hàng.

3. Phát triển chiến lược và đề xuất

Dựa trên brief và những thông tin làm rõ từ khách hàng, agency sẽ phát triển một chiến lược marketing hoặc quảng cáo chi tiết. Trong bước này, agency sẽ tạo ra các ý tưởng sáng tạo, lựa chọn phương tiện truyền thông phù hợp và lập kế hoạch cụ thể về cách thức thực hiện chiến dịch. Đề xuất từ agency sẽ được trình bày lại với khách hàng để xem xét và điều chỉnh nếu cần thiết.

4. Điều chỉnh và phê duyệt

Sau khi nhận được đề xuất từ agency, khách hàng sẽ xem xét và đưa ra phản hồi. Nếu có sự không phù hợp hoặc điều chỉnh cần thiết, agency sẽ thực hiện các thay đổi theo yêu cầu của khách hàng. Quy trình này sẽ tiếp tục cho đến khi cả hai bên thống nhất về chiến lược cuối cùng.

5. Triển khai chiến dịch

Khi chiến lược được phê duyệt, agency sẽ bắt đầu triển khai theo kế hoạch đã thống nhất. Agency sẽ giám sát tiến độ và hiệu quả của chiến dịch, đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.

Quy trình này giúp tạo sự phối hợp chặt chẽ giữa client và agency, đảm bảo chiến lược và kết quả cuối cùng phù hợp với mong muốn ban đầu.

Thông qua bài viết trên, hy vọng bạn đã có được câu trả lời cho câu hỏi brief là gì và có vai trò như thế nào. Tóm lại, brief là một yếu tố thiết yếu trong việc quản lý dự án và chiến lược marketing, giúp các nhóm làm việc hiểu đúng yêu cầu và phối hợp hiệu quả để đạt được mục tiêu chung. Bằng cách soạn thảo và sử dụng brief đúng cách, bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo sự thành công của bất kỳ chiến dịch nào.