Balanced Scorecard - Thẻ điểm cân bằng BSC KPI

Balance score cards là gì?

Balance score cards dịch nôm na theo tiếng Việt là “thẻ điểm cân bằng”, là mô hình quản trị chiến lược cơ bản. Thẻ điểm cân bằng PDF doanh nghiệp BSC giúp định hướng cho doanh nghiệp trong suốt quá trình từ thực hiện, xây dựng, theo dõi và kiểm tra, đánh giá kết quả. BSC được xây dựng bằng cách tập trung đo lường 4 thước đo chính là tài chính, khách hàng, hoạt động nội bộ, học tập, phát triển. Mô hình này còn thể hiện công dụng to lớn của nó thông qua 2 từ “cân bằng” (“balanced”), mang ý nghĩa cân đối giữa các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, tài chính và phi tài chính, chỉ tiêu đầu vào và đầu ra, hoạt động hướng tới cộng đồng và hướng tới nội bộ,… Balance score cards được phát minh vào năm 1990, bởi hai Giáo sư Tiến sĩ Kaplan & Norton của trường Đại học Harvard. 2 Giáo sư đã chỉ ra rằng nhiều công ty chỉ sử các chỉ số tài chính để đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Đây là một sai lầm lớn vì các chỉ số tài chính chỉ giúp chính ta đánh giá được hoạt động của doanh nghiệp trong quá khứ mà không thể nhìn được tình hình của doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai. Balance score cards ra đời như một cách giải quyết thỏa đáng nhất, giúp doanh nghiệp đi đúng theo định hướng và dễ dàng theo dõi, đánh giá một cách toàn diện hơn thông qua 4 yếu tố cơ bản. Từ khi ra đời cho đến nay, Balance score cards đã chứng minh được những đóng góp to lớn trong quản trị chiến lược cho doanh nghiệp:

Được đánh giá là ý tưởng kinh doanh nổi có sức ảnh hưởng nhất trong Harvard Business Review
Được hơn 50% các công ty lớn của Mỹ (Gartner Group) và hơn 60% công ty thuộc Fortune 500 (Nghiên cứu Bain & Co) áp dụng
BSC đã xuất hiện và được áp dụng tại hơn 100 quốc gia
Theo hiệp hội BSC Hoa Kỳ, có đến 65% trong số 1000 doanh nghiệp lớn nhất thế giới đã áp dụng BSC vào quản trị chiến lược. Được đánh giá ở mức hiệu quả cực kỳ cao và rất cao bởi 73% doanh nghiệp áp dụng (Khảo sát toàn cầu của 2GC)
Năm 2012, Năm 2014, BSC đứng thứ 6 trong top 10 công cụ quản trị được ứng dụng rộng rãi nhất (Bain & Co)

Xây dựng KPIs cho nhân viên kinh doanh dựa trên đánh giá thực tế

Cấu trúc của Balance score cards

Tài chính

Thước đo tài chính của Balance score cards bsc gồm các yếu tố: chi phí cố định, chi phí khấu hao, lợi tức đầu tư, lợi nhuận thu về, tốc độ tăng trưởng doanh thu,… Trước đây, nhiều doanh nghiệp chỉ dựa vào doanh thu hay lợi nhuận để đánh giá triển vọng của doanh nghiệp. Nhưng trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn đứng trước nguy cơ phá sản trong khu lợi nhuận vẫn tăng hàng năm. Thước đo tài chính chỉ cho biết 1 phần tình hình doanh nghiệp, và còn tùy theo mục tiêu, chiến lược mà công ty đang hướng tới để dùng nhiều loại thước đo tài chính khác nhau hay thước đo khách hàng, quá trình hoạt động hay học tập, phát triển của công ty để đánh giá chính xác nhất. Tùy theo các giai đoạn phát triển trong chu kỳ kinh doanh, doanh nghiệp có thể tập trung hoặc kết hợp một trong các chủ đề tài chính:

Tăng trưởng doanh thu
Cắt giảm chi phí hoặc tăng năng suất
Đầu tư và khai thác tài sản đầu tư

Thiết lập KPIs cho nhân viên kinh doanh dựa theo mô hình S.M.A.R.T

Khách hàng

Thẻ điểm cân bằng BSC có một yếu tố không kém phần quan trọng khác chính là thước đo khách hàng. Sự hành lòng của khách hàng có thể quyết định tương lai của doanh nghiệp, do đó doanh nghiệp cần nhắm vào phân khúc khách hàng của mình mà lựa chọn các mục tiêu như tăng sự hài lòng của khách hàng, thu hút khách hàng mới, tăng tỷ trọng khách hàng mục tiêu được sử dụng,… Để đánh giá được cảm nhận của khách hàng về doanh nghiệp hay sản phẩm, bạn có thể tham khảo bộ khung câu hỏi:

Đó có đúng là khách hàng mục tiêu của bạn?
Họ có thích thú với sản phẩm / dịch vụ của bạn không?
Tỷ lệ phản hồi của họ sau khi sử dụng sản phẩm / dịch vụ là bao nhiêu?
Trong đó có bao nhiêu % tích cực và tiêu cực?
Họ so sánh như thế nào giữa bạn và đối thủ cạnh tranh?

Xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh dựa theo đánh giá của khách hàng

Quá trình hoạt động nội bộ

Thẻ điểm cân bằng BSC cần có thêm thước đo quá trình hoạt động nội bộ của công ty để có các biện pháp hoàn thiện hơn bộ máy tổ chức và gia tăng năng suất làm việc. Để đánh giá được nội bộ công ty đang làm việc hiệu quả đến đâu, doanh nghiệp có thể dựa trên các chỉ số như tốc độ tăng trưởng của quy mô, tỷ lệ người lao động gắn bó tăng, tỷ lệ thời gian xử lý công vụ được rút ngắn,… Từ đó, doanh nghiệp có thể phân loại được bộ phận nào đang làm tốt, bộ phần nào chưa và có các biện pháp cải thiện để gia tăng năng suất làm việc. Nếu cần thiết, có thể đưa việc khắc phục những lỗ hổng trong bộ máy làm việc trở thành một phần trong mục tiêu của chiến lược dài hạn mà công ty đang hướng đến.

Học tập, phát triển

Kỹ năng hay trình độ chuyên môn của nhân sự cũng là một yếu tố cần lưu ý trong Balance score cards. Khi xem xét yếu tố này, doanh nghiệp có thể biết được cần phải đào tạo hay tuyển dụng như thế nào để đáp ứng được nhu cầu năng lực cần có của nhân viên để có thể củng cố nguồn lực nội bộ, giúp doanh nghiệp cạnh tranh tốt hơn với các đối thủ trên thị trường. Nếu một doanh nghiệp biết cách sử dụng và đào tạo nhân viên của mình, đó là một lợi thế lớn để doanh nghiệp thực hiện thành công những chiến lược dài hạn. Đặc biệt là trong một bối cảnh thị trường đầy biến động và sự phát triển chóng mặt của khoa học công nghệ 4.0, doanh nghiệp cần ưu tiên đến loại thước đo này trong thẻ điểm cân bằng để nâng cao vị thế doanh nghiệp mình trên thị trường.

Mối quan hệ giữa các thước đo

Trong giai đoạn đầu khi doanh nghiệp xây dựng và áp dụng BSC, các thước đo có vẻ độc lập với nhau và doanh nghiệp có thể chọn một trong các thước đo đó để đánh giá tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế cho thấy các thước đo này có mối liên hệ mật thiết với nhau, và các mục tiêu trong một thước đo cũng luôn đi kèm với nhau. Ví dụ, doanh nghiệp đầu tư vào việc đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao (thước đo học tập, phát triển), năng suất làm việc sẽ gia tăng (ảnh hưởng đến thước đo nội bộ). Từ đó, khách hàng hài lòng hơn với sản phẩm hay dịch vụ của công ty (yếu tố khách hàng) và doanh thu công ty được gia tăng). Có thể thấy một thước đo thay đổi cũng sẽ tác động mạnh mẽ lên nhiều thước đo khác trong BSC nên doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng mọi yếu tố trong balance score cards và nên sử dụng kết hợp tất cả yếu tố trong một chiến lược dài hạn mà công ty đã đề ra. Một ví dụ khác cho thấy, các mục tiêu thành phần trong các thước đo cũng có tác động nhân quả lên nhau: mục tiêu tăng doanh thu và cắt giảm chi phí đều có thể chung 1 mục đích là tối đa hóa lợi nhuận.

Lợi ích của Balance score cards

Thẻ điểm cân bằng có một số lợi ích cho doanh nghiệp như:

Lập kế hoạch chiến lược tốt hơn

Balance score cards cung cấp một bộ khung thể hiện mối quan hệ nhân quả giữa các yếu tố mục tiêu với nhau, đồng thuận với một chiến lược cốt lõi nhất định. Thực hiện các yếu tố này giúp bạn đi đến một kết quả tốt và khả quan nhất đúng theo chiến lược đã hoạch định cho toàn doanh nghiệp của bạn.

Cải thiện truyền thông doanh nghiệp

Khi đã có một chiến lược hoàn chính đã được vẽ trên trang giấy có thể thể hình dung rõ ràng, các nhân viên của bạn sẽ dễ dàng hiểu được nội dung những chiến lược đã đề ra, có ấn tượng tốt hơn về những quan trọng trong một mô hình BSC. Từ đó, truyền thông bên ngoài cũng như truyền thông nội bộ được thực hiện dễ dàng và hiệu quả hơn.

Xây dựng mục tiêu cho nhân viên kinh doanh dựa trên đánh giá của hệ thống KPIs

Liên kết chặt chẽ các dự án khác nhau trong doanh nghiệp

Balance score cards BSC có tác dụng giúp các dự án nhỏ lẻ đều có cơ sở nền móng vững chắc. Từ đó, BSC đảm bảo cho mọi dự án đều đi đúng hướng trong một chiến lược dài hạn mà không bị lãng phí.

Gia tăng hiệu suất báo cáo

Vì dựa vào BSC, bạn có thể hình dung được một cách tổng quát nhất mục tiêu chiến lược, các mục tiêu yếu tố cần thực hiện trong chiến lược đó. Mô hình này giúp bạn đánh giá được tiến độ, hiệu quả trong quá trình làm việc, và việc lập báo cáo cũng trở nên dễ dàng hơn.

Balance score cards được áp dụng như thế nào?

Hầu hết những đối tượng sử dụng Balance score cards là chính phủ hoặc các tổ chức phi lợi nhuận trên toàn thế giới. Thẻ điểm cân bằng BSC được 50% các công ty lớn của Mỹ, châu Âu, châu Á đang sử dụng. Đến nay, Balance score cards đã được sử dụng rộng rãi ở cả châu Phi và Trung Đông. Các nhà lãnh đạo cấp cao hay các tổ chức thường sử dụng BSC nhằm:

Truyền đạt những gì họ đang cố gắng thực hiện
Sắp xếp công việc hàng ngày của mọi người được hoạch định bởi chiến lược
Ưu tiên các dự án, sản phẩm và dịch vụ
Đo lường và giám sát tiến trình hướng tới các mục tiêu chiến lược

Balance score cards còn dùng để kết nối những yếu tố của bức tranh chiến lược, gồm:

Sứ mệnh, tầm nhìn
Các giá trị cốt lõi
Phạm vi cạnh tranh, lợi thế cạnh tranh và nguồn lực chiến lược
Các mục tiêu chiến lược
Chỉ tiêu hiệu suất trọng yếu – KPI
Sáng kiến đột phá

Xây dựng chỉ số KPI quan trọng đối với nhân viên kinh doanh

Cách tạo BSC – Balance score cards

Tùy theo từng ngành nghề, cơ cấu tổ chức và mục tiêu chiến lược của từng tổ chức, doanh nghiệp mà có rất nhiều mẫu thẻ điểm cân bằng khác nhau. Nhưng nhìn chung, BSC thẻ điểm cân bằng được áp dụng theo trình tự như sau:

Cố gắng kiểm soát các dữ liệu trong mô hình BSC

Các dữ liệu được tổng hợp ban đầu rất có khả năng bị quá tải và bạn không biết phải bắt đầu từ đâu trong mớ hỗn độn đó. Vì vậy, điều đầu tiên doanh nghiệp cần làm là xác định rõ ràng chiến lược cốt lõi và trình bày ra một trang giấy. Làm điều này sẽ giúp bạn dễ dàng lựa chọn những dữ liệu thích hợp nhất để đưa vào mô hình BSC của bạn. Một số lưu ý khi đặt dữ liệu mào mục tiêu chiến lược như sau:

Con số lý tưởng cho các yếu tố mục tiêu sẽ là 10 – 15 mục tiêu cho 4 thước đo.
Chuẩn bị sẵn các câu hỏi về từng yếu tố mục tiêu để trình bày nó trong cuộc họp, nhận mạnh vào tình trạng các con số có thể đo lường được.
Tổng hợp lại tất cả các dữ liệu và câu hỏi, đư cho nhân viên nghiên cứu kỹ và trình bày lại trước cuộc họp.
Đưa ra quyết định trong các cuộc họp đánh giá chiến lược và yêu cầu mọi người thực hiện một cách nghiêm túc.

Đo lường và đánh giá các yếu tố mục tiêu trong mô hình BSC

Bước tiếp theo bạn cần làm là phân loại các yếu tố mục tiêu. Có rất nhiều cách phân loại, thông thường là yếu tố cần điều chỉnh, yếu tố cung cấp thêm nguồn dữ liệu, yếu tố đang đi đúng hướng. Bạn cũng có thể phân loại các yếu tố này theo màu sắc để nhân viên dễ dàng phân biệt hơn:

Màu đỏ: Yếu tố mục tiêu cần bổ sung thêm tài nguyên hoặc sự trợ giúp đến từ bên ngoài để đưa mọi thứ trở lại đúng định hướng ban đầu.
Màu vàng: Yếu tố mục tiêu gần như đang đi đúng hướng hoặc gặp một chút trở ngại có thể tự xử lý.
Màu xanh lá cây: Yếu tố mục tiêu có mọi thứ đang đi đúng hướng.

Cần phân loại một cách minh bạch và thống nhất các yếu tố này để tránh các trường hợp hiểu sai vấn đề dẫn đến thực hiện không đúng hướng, đo lường, đánh giá bị sai lệch.

Gán KPI tương ứng với các yếu tố mục tiêu

Đặt ra các KPI tương ứng với từng yếu tố mục tiêu. KPI đặt ra cần sát với kết quả đo lường và đánh giá thực tế để mang lại hiệu quả cao nhất. Khi đánh giá KPI định kỳ, bạn còn có thể biết được khoảng cách giữa năng lực của nhân viên với mục tiêu đã đề ra, từ đó có những biện pháp điều chỉnh phù hợp.

Kết nối các yếu tố mục tiêu lại với nhau

Cuối cùng, bạn cần kết nối các mục tiêu yếu tố lại với nhau. Sử dụng mũi tên 1 chiều để thể hiện mối liên hệ giữa các yếu tố, có thể là kết nối 2 mục tiêu trong cùng 1 thước đo, gom nhiều mục tiêu thành nguyên nhân của 1 mục tiêu khác,…Các mục tiêu cần được kết nối với nhau vì chúng luôn có mối liên hệ mất thiết, tránh để mục tiêu đứng riêng lẻ. Vậy là mô hình Balance score cards đã được hoàn thiện một cách chính xác và khả thi nhất. Tiếp theo bạn cần phải thực hiện kế hoạch theo mô hình này một cách nhất quán để có thể nhanh chóng đi đến thành công trong chiến lược dài hạn của mình.

Bản đồ chiến lược và thẻ điểm cân bằng

Bản đồ chiến lược (Strategy map) được Kaplan và Norton lập ra như một sự mở rộng của BSC, thể hiện mối quan hệ giữa các yếu tố trong balance score cards. Bản đồ chiến lược có cấu trúc hàng. Mỗi hàng là một thước đo, bao gồm các yếu tố trung hạn. Các chiều mũi tên trong bản đồ thể hiện mối liên hệ giữa các yếu tố trong bản đồ đó. Bản đồ chiến lược có ưu điểm là giúp phát huy tối đa công dụng của Balance score cards và dễ dàng hình dung, thực hiện. Đối với doanh nghiệp có chiến lược di chuyển vị trí hiện tại sang một vị trí khác trong tương lai, bản đồ cho biết rõ mối liên hệ giữa các yếu tố trong một bộ máy, giúp doanh nghiệp biết được nếu cải tiến một yếu tố này thì các yếu tố khác sẽ thay đổi như thế nào. Bản đồ còn giúp sắp xếp tất cả đơn vị và nguồn lực của doanh nghiệp tương ứng các giả thuyết và mục tiêu đã đề ra, chỉ rõ mục tiêu quan trọng để thực hiện chiến lược. Các nhân viên có thể dựa vào bản đồ này mà hình dung một cách rõ ràng nhất về nhiệm vụ của mình và ảnh hưởng của nhiệm vụ đó đến toàn bộ kế hoạch tổng thể của công ty. Một cách khái quát nhất, có thể thấy bản đồ chiến lược giúp doanh nghiệp chuyển đổi kiến thức và nguồn lực vô hình thành những kết quả hữu hình hơn như doanh thu, lợi nhuận để dễ dàng đo lường và đánh giá.

Mối quan hệ thẻ điểm cân bằng BSC KPI

Mô hình BSC cho thấy một bức tranh tổng quát nhất về mục tiêu chiến lược, các mục tiêu yếu tố để đi đến mục tiêu chiến lược đó. BSC có công dụng vĩ mô hơn khi dùng vừa dụng để thực hiện, đánh giá và đo lường. trong khi đó, KPI chỉ là những chỉ số cho thất hiệu suất làm việc của một yếu tố đã đi đến đâu. Doanh nghiệp thường thiết lập một BSC cho mỗi chiến lược, từ đó gán từng KPI cho mỗi mục tiêu yếu tố nằm trong bức tranh tổng thể làm BSC. Qua đó, có thể thấy rằng BSC có tính vĩ mô hơn, một BSC bao hàm nhiều KPI cho mỗi yếu tố. BSC KPI có mối liên hệ mật thiết không thể tách rời nhau. Trong BSC KPI, việc thực hiện từng KPI giúp hoàn thiện mỗi yếu tố trong BSC, từ đó đưa doanh nghiệp đi đến mục tiêu chiến lược đã đề ra.

Kết luận

Balance score cards là một công cụ cơ bản và hiệu quả nhất cho tất cả các tổ chức, cơ quan chính phủ và các loại hình doanh nghiệp. Nhất là trong giai đoạn thị trường nhiều biến động như ngày nay, việc lập ra một bảng điểm cân bằng BSC và KPI (BSC KPI) một cách chính xác và trực quan nhất đã trở thành một hoạt động không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. ECXO hy vọng rằng, qua bài viết này, bạn có thể xây dựng một mô hình BSC KPI thành công. [/fusion_text][/fusion_builder_column][/fusion_builder_row][/fusion_builder_container]