Hệ thống ERP là gì, cách sử dụng hệ thống ERP | ECXO Agency

Hệ thống ERP là gì? Cách sử dụng và lựa chọn đơn vị cung cấp chất lượng? Hầu hết, mọi người thường không nắm rõ được khái niệm và khai thác công cụ được hết toàn diện mà chỉ xem đây như “cánh tay phải” hỗ trợ các nhà quản lý, điều hành công ty một cách tự động, đơn giản. Để nắm rõ hơn hãy cùng EXCO Agency tìm hiểu ở bài viết dưới đây.

1. Tìm hiểu hệ thống ERP

Hệ thống ERP xuất hiện đã thay đổi thói quen trong điều hành của nhiều doanh nghiệp. Thay vì thường dùng các ứng dụng độc lập, rời rạc, thì với phần mềm này, tất cả đã được tích hợp vào một nền tảng duy nhất.

1.1. Hệ thống ERP là gì

Hệ thống ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, viết tắt của từ Enterprise Resource Planning. Công cụ đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động kinh doanh và sản xuất. Nền tảng này còn giúp điều hành các nhiệm vụ quan trọng như: định giá sản phẩm, áp dụng chiết khấu, mua hàng, hỗ trợ trong tính toán, lên kế hoạch mua nguyên liệu, tối ưu hóa mô hình sản xuất.

Hơn nữa, mạng lưới này còn tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các văn phòng, đơn vị trong kinh doanh, giữa các phòng ban nội bộ. Nó hình thành các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên phải tuân thủ. Bằng cách tự động hóa các hoạt động, công cụ cho phép chuyển đổi mọi khía cạnh trong kinh doanh thành dữ liệu điện tử, giúp quản trị hiệu quả các lĩnh vực như: kế toán, phân tích tài chính, mua hàng, tồn kho, sản xuất, quan hệ khách hàng, nhân sự, đơn hàng và bán hàng.

Ứng dụng vào kinh doanh là quá trình toàn diện hóa các hoạt động thông qua công nghệ thông tin. Enterprise Resource Planning tự động hóa các quy trình kinh doanh, giúp việc điều hành hiệu quả các nguồn lực như: nhân lực, vật tư, máy móc, tiền bạc trở nên hiệu quả. Điều này đảm bảo rằng các nguồn lực này luôn sẵn có đủ lượng,  chính xác khi cần thiết, thông qua việc dùng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch hiệu quả.

Đặc điểm của loại nền tảng này trong doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp, công cụ này có đặc điểm là bao gồm cả khả năng hợp nhất quản trị, khả năng linh hoạt mở rộng. Đồng thời, tích hợp các chức năng khác dễ dàng ở tương lai mà không gây ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình hiện tại.

Hệ thống này không chỉ là quy trình quản trị hợp nhất, mà còn là cách kết nối toàn bộ từ sản xuất đến kinh doanh, giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc. Điều này tạo ra môi trường làm việc có tổ chức, kết nối mọi thành viên trong toàn bộ công ty với các phòng ban, hình thành hoạt động sản xuất kinh doanh có tổ chức và hiệu quả.

Trong phần mềm luôn tích hợp các tính năng quan trọng như: điều hành nhiều dự án cùng lúc, nhiều chi nhánh, phân tích dữ liệu, ngân sách, nhập/xuất file vào Excel, copy dữ liệu vào file Excel,…

Với lợi ích đa năng trong mọi lĩnh vực sẽ giúp cho công việc thực hiện nhanh chóng, đảm bảo thích ứng kịp thời trước những thay đổi của xu hướng bên ngoài. Đây còn được coi là là nền tảng mà trong đó toàn bộ mọi lĩnh vực sẽ được tích hợp toàn diện thay vì nhân viên phải làm trên nhiều ứng dụng rời rạc và độc lập.

Khi nào doanh nghiệp cần dùng hệ thống hoạch định

Để tránh mất chi phí vào việc dùng nền tảng khi không cần thiết, các nhà quản lý cần biết được thời điểm nhất đế áp dụng vào trong doanh nghiệp. Dưới đây là các dấu hiệu để kiểm tra lại quy trình hiện có và triển khai các công cụ tốt hơn.

– Có quá nhiều phần mềm riêng lẻ: Trong tổ chức luôn phải dùng số lượng lớn phần mềm rời rạc mà không có sự kết nối với nhau gây khó khăn trong quá trình thống nhất dữ liệu.

– Chuyển đổi quy mô hoạt động: Khi có kế hoạch phát triển, mở rộng quy mô thì đây là thời điểm thích hợp để áp dụng hệ thống. Mở rộng quy mô sẽ làm gia tăng các sản phẩm, khối lượng giao dịch khiến cho sản xuất vượt quá khả năng của đơn vị, toàn bộ dữ liệu phân mảnh và không tập trung tại một chỗ.

– Thường xuyên xuất hiện vấn đề: Trong bộ máy luôn tồn tại những chi phí ẩn như việc bị lặp đi lặp lại nhưng lại không mang giá trị. Do đó cần sự hỗ trợ để giúp giám sát, cải thiện quy trình vận hành để ngày càng tốt hơn.

– Gia tăng năng suất: Với lượng lớn số liệu cùng một lúc xử lý thủ công khiến tổ chức mất lượng lớn thời gian, sức lực dẫn đến tình trạng quá tải, sai sót trong quá trình tổng hợp và xử lý.

– Cập nhật xu hướng hiện hành: Nhà quản lý có tư duy cởi mở luôn cập nhật những giải pháp giúp công việc thực hiện trở nên đơn giản, dễ dàng.

– Phiên bản nền tảng mới nhất cho nhu cầu của doanh nghiệp: Hiện tại nếu đơn vị đang dùng phần mềm lỗi thời không còn đủ khả năng để phụ vụ đầy đủ theo nhu cầu của hiện tại thì cần xem xét để cập nhật những phiên bản mới phục vụ mục đích ở hiện tại và tương lai.

Lưu ý khi dùng hệ thống

Một nền tảng tốt khi nhà lãnh đạo biết được các lợi ích và tận dụng được hết các điều đó. Đồng thời, để tránh mắc phải các kết quả không mong muốn thì cũng nên tìm hiểu những lưu ý này:

Cần có người đứng đầu theo dõi và điều chỉnh quy trình: Trái với các phần mềm khác thì thực thi quản trị nhân sự thường được điều chỉnh theo yêu cầu của tổ chức. Để có một công cụ hoạt động tốt nhất thì rất cần một người quản lý theo dõi quy trình và các kết quả, cũng như hướng dẫn các nhân viên làm đúng quy trình, từ đó đưa qua quy trình phù hợp nhất.

Chi phí lớn: Ngoài các khoản phí cơ bản như triển khai, tài khoản, bản quyền, bảo trì hàng năm thì còn phải đầu tư thêm về phần cứng tương thích với từng nền tảng như máy chủ và thiết bị tương thích. Chính vì thế mà chi phí triển khai là khoản đầu tư lớn đối với các công ty quy mô tầm trung, nhỏ.

1.2. Chức năng của hệ thống ERP

Với công nghệ hiện đại thì chức năng của hệ thống ERP là hệ thống tạo ra nền tảng lưu trữ các dữ liệu, nơi tập kết duy nhất của các đầu việc. Chính vì sự kết nối và đồng nhất các dữ liệu đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong điều phối và thực hiện các công đoạn.

– Quản lý dữ liệu khách hàng

Chăm sóc khách hàng là hoạt động quan trọng trong đơn vị kinh doanh vì khách hàng chính là nguồn lợi nhuận khổng lồ. Việc quan tâm, hỏi thăm, chăm sóc khiến khách hàng tiếp tục dùng sản phẩm, dịch vụ và trở thành đối tác dài lâu hỗ trợ quảng bá thêm rộng rãi.

Bên cạnh đó, công cụ giúp hỗ trợ lưu trữ có quy tắc và đầy đủ thông tin của khách hàng từ tên tuổi, địa chỉ, vấn đề đang gặp phải,… Từ đó phục vụ và hỗ trợ khách hàng được tốt nhất.

– Nâng cao hiệu suất làm việc

Quá trình vận hành, sản xuất đặc biệt là đối với đơn vị có quy mô càng lớn, khối lượng việc càng nhiều, khiến việc theo dõi càng phức tạp hơn. Chuyển chứng từ bằng giấy từ tay nhân viên này đến tay nhân viên khác không nhanh bằng tốc độ của công nghệ thông qua chứng từ điện tử. Trong vận chuyển từ kho bãi đến các chi nhánh kinh doanh được rút ngắn hơn khi được đồng bộ một cách toàn diện, các quyết định được tới tay người thủ kho ngày lập tức.

Trong quá trình sản xuất, Enterprise Resource Planning bao gồm các bước nhằm phát huy tự động hóa quản lý đầu vào, quy trình sản xuất, đóng gói, một vài công đoạn khác. Nhờ vào vai trò nổi trội đó mà giúp tối ưu dòng tiền hơn, tiết kiệm thời gian, đẩy mạnh năng suất và giảm số lượng nhân sự không cần thiết.

– Kế toán – tài chính

Để biết chính xác số liệu tài chính thì cần phải tìm hiểu các số liệu từ các bộ phận, phòng ban khác nhau từ đó dễ gây ra thiếu sự nhất quán, chênh lệch với nhau.

Các vấn đề được khắc phục dễ dàng và nhanh chóng nếu ứng dụng công cụ quản lý dữ liệu vào quy trình. Đồng thời, điều này sẽ giúp tất cả dữ liệu được lưu trữ ở cùng nơi và cùng phiên bản cho tất cả các bộ phận, phòng ban, chi nhánh. Bất cứ khi nào thông tin được thay đổi thì mọi thông tin ở các bộ phận khác đều được tự động cập nhật, tính toán lại để tránh sự sai sót và trùng khớp với thông tin mới.

Người điều hành không cần mất thời gian chờ đợi để biết được các báo cáo tổng kết vì hầu hết công cụ có thể kiểm tra bất cứ khi nào để theo dõi tình hình tài chính của công ty, kịp thời đưa ra phương án giải quyết thích hợp.

– Quản lý tồn kho

Đối với hàng tồn kho, kiểm soát nguyên vật liệu tiêu tốn lượng lớn thời gian, nhân lực, sức lực. Tuy nhiên điều này được giải quyết, vì ứng dụng giúp kiểm tra số lượng hàng hóa ở trong kho có bao nhiêu, còn nhiều hay ít do đó dễ dàng kiểm soát được tình hình, điều chỉnh phù hợp với số lượng hàng nhập, số lượng tiêu thụ với tình trạng thực tế để tránh lãng phí.

– Quản trị nhân sự

Khi nguồn lực nhân sự quá lớn, nắm bắt lượng lớn nhân sự thật không dễ dàng nhất là với các công ty có nhiều chi nhánh. Do đó, theo dõi tiến độ thực hiện, giờ làm, giờ ra về của mỗi người là điều bất khả thi. Nhưng khi áp dụng hệ thống vào trong hoạch định nguồn lực sẽ hỗ trợ theo dõi khối lượng dự án, giờ làm của từng nhân sự và điều chỉnh thích hợp nhất.

– Thuận tiện trao đổi

Công cụ quản trị đang trở thành cánh tay phải đắc lực giúp tối ưu hóa giao tiếp và tương tác giữa các bộ phận, phòng ban. Sự thuận tiện trong trao đổi thông tin giữa các đơn vị trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ vào những tính năng nổi bật này. Điều này giúp giảm thiểu nguy cơ xung đột quyền lợi giữa các phòng ban, tạo ra môi trường làm việc hòa bình và hiệu quả hơn.

Nhìn chung, các loại hệ thống ERP có khả năng lưu trữ thông tin và hoạch định hiệu quả nguồn nhân lực. Có thể xem đây là một phương tiện đa năng, giúp đồng bộ được các dữ liệu từ nhiều bộ phận, chi nhánh,… hay xem xét kịp thời các vấn đề đang gặp phải trong kế hoạch.

2. Cách sử dụng hệ thống ERP đạt hiệu quả tối đa

Nắm vững được cách sử dụng hệ thống ERP trong sản xuất hay bất cứ công đoạn nào là rất quan trọng để đạt được chất lượng tốt đa. Điều này còn giúp nâng cao hiệu quả, cải thiện năng suất và nâng cao lợi nhuận cho nhà kinh doanh. Dưới đây là các bước hướng dẫn cụ thể, dễ thực hiện và theo dõi.

Bước 1: Quy chuẩn hoạt động, dữ liệu kinh doanh

Để ứng dụng hiệu quả thì người dùng cần biết cách triển khai phần mềm cũng như vận hành nó. Vì vậy khi triển khai hiệu quả mô hình thì cần chuẩn hóa quy trình hoạt động kinh doanh, dữ liệu vì nếu không chuẩn hóa thì sẽ mất đi lợi ích tuyệt vời mà nó mang lại.

Bước 2: Phân quyền kiểm soát, truy cập thông tin

Khác với phương pháp truyền thống, ứng dụng này cho phép chia sẻ quyền truy cập dữ liệu tới các phòng ban, bộ phận của công ty. Do đó tất cả dữ liệu luôn được đồng bộ tức thời, chính xác hơn, chỉ cần làm duy nhất một lần thay vì theo cách truyền thống là truyền từ người này qua người khác.

Bước 3: Khai thác khả năng workflow

Luồng công việc (workflow) bao gồm các bước, tác vụ, tương tác hoặc sự kiện để thực hiện việc hoặc quy trình thực hiện theo thứ tự. Trong quá trình này bao gồm nhiều cá nhân, bộ phận tham gia, tài liệu, thông tin, nhiệm vụ được chuyển từ đối tượng này sang đối tượng khác theo quy tắc nhất định.

Một số nhà cung cấp dịch vụ tại Việt Nam, trên thế giới có khả năng tự động hóa quy trình cung cấp thông qua truyền thông tin điện tử từ vị trí này tới vị trí khác nhanh chóng. Nếu như lúc trước các giao dịch này phải thông qua nhiều người nhưng ngày nay thì có thể chuyển tiếp ngay lập tức từ đó mang lại hiệu quả, năng suất cao hơn.

Bước 4: Tích hợp thông tin với khách hàng, nhà cung cấp

Ứng dụng sẽ thật sự hiệu quả nếu nhà quản trị biết tích hợp với khách hàng, nhà cung cấp. Thông qua đó giúp khách hàng nhận được thông tin chính xác, nhanh chóng. Hầu hết các bên cung cấp đều có chỉ dẫn sử dụng giúp cho các tổ chức bên ngoài liên kết với doanh nghiệp trong khi vẫn đảm bảo các biện pháp bảo mật cao.

Bước 5: Công cụ phân tích nguồn lực

Công cụ phân tích cho phép xác định được mục đích dựa vào giao dịch, bên cạnh đó còn cho phép xuất các báo cáo thực tế về tình hình thực hiện mục tiêu đã đề ra, ứng dụng đúng cách giúp ứng dụng vào hoạt động một cách nhanh chóng, báo cáo đòi hỏi ít nỗ lực hơn, kết quả kịp thời.

Bước 6: Theo dõi, tùy chỉnh quy trình kinh doanh

Việc không tuân theo hướng dẫn sử dụng mà vẫn áp dụng các quy trình cũ trong phiên bản mới là sai lầm phổ biến mà nhiều người vướng phải. Phiên bản cũ thường không thể áp dụng vào phiên bản mới đo đó dễ gây nên sự không tương thích gây khó khăn.

3. Chọn hệ thống phù hợp cho doanh nghiệp theo 8 tiêu chí

Khi bắt đầu triển khai hệ thống ERP, nhà quản lý lại băn khoăn không biết lựa chọn dựa vào tiêu chí nào cho phù hợp. Thấu hiểu được những thắc mắc đó nên ECXO Agency đã tổng hợp 8 tiêu chí để dễ dàng lựa chọn:

Đơn vị cung cấp nền tảng uy tín

Uy tín là tiêu chí đầu tiên mà người dùng thường tìm kiếm ở nơi cung cấp. Lựa chọn nhà cung cấp có năng lực, tên tuổi, uy tín, làm việc chuyên nghiệp giúp đưa ra trải nghiệm tốt hơn. Khi ấy, những lời tư vấn chiến lược về quản trị nguồn lực phát huy công dụng, có hiệu quả nhất.

Sở hữu chức năng phù hợp với nhu cầu của mục tiêu

Với các lĩnh vực khác nhau cần xây dựng một nền tảng đáp ứng với nhu cầu thực tế. Enterprise Resource Planning là quy trình tạo ra nền tảng quản lý do đó sẽ linh hoạt để điều chỉnh và tùy chỉnh theo các yêu cầu cụ thể của nhà điều hành. Các tính năng như thông báo số lượng hàng tồn kho, tài chính, sản xuất và mối quan hệ khách hàng cần được tích hợp một cách mạch lạc và hiệu quả.

Đánh giá từ khách hàng cũ

Lắng nghe, tham khảo ý kiến của khách hàng cũ đã dùng là một cách hữu ích để biết năng lực của nơi cung cấp dịch vụ mà doanh nghiệp có ý định hợp tác. Những đánh giá của khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ giúp triển khai phần mềm ưu việt hơn, tránh lặp lại những sai lầm và giúp quá trình hợp tác giữa hai bên diễn ra suôn sẻ hơn.

Công cụ có tín năng mở rộng

Quy mô kinh doanh thường phát triển theo thời gian, với sự gia tăng lượng việc và người dùng. Nhưng với tính năng mở rộng giúp tiết kiệm chi phí, thời gian khi cần nâng cấp để đáp ứng với sự phát triển này. Xây dựng nền tảng tốt có thể xử lý cùng lúc với khối lượng việc đồ sộ ngày càng lớn khi quy mô và số lượng người dùng tăng lên.

Giao diện dễ sử dụng

Giao diện của ứng dụng quản trị nguồn lực được thiết kế thân thiện giúp người dùng dễ thao tác, trực quan, có sự đồng nhất về quy trình. Giao diện người dùng thân thiện không chỉ giúp giảm thiểu thời gian đào tạo mà còn tăng cường hiệu suất làm việc. Người dùng dễ dàng thích nghi, tận dụng ưu điểm tối đa trong lúc thao tác.

Tích hợp nhiều ứng dụng

Phần mềm tốt còn được thể hiện ở khả năng tích hợp như phần mềm bán hàng, kho hoặc hỗ trợ tích hợp với các phần cứng khác. Ngoài ra, công cụ còn hỗ trợ tích hợp nhiều ứng dụng bổ sung như SCM, BI, CRM,… Các tiện ích này cung cấp giải pháp toàn diện nhằm phục vụ cho nhiều quy trình kinh doanh.

Tuân thủ quy định về kế toán của Việt Nam

Đối với ứng dụng của nước ngoài có khả năng không tuân thủ về quy định kế toán về kết chuyển, chế độ, phân bổ chi phí,… tại Việt Nam. Do đó, khi áp dụng tại thị trường Việt Nam, nhiều đơn vị phải mua thêm phần mềm kế toán nhằm thực hiện báo cáo theo đúng quy định. Điều đó làm mất tính toàn vẹn, hoàn chỉnh.

Tối ưu ngân sách

Trái với những đơn vị có quy mô lớn có nhiều dòng tiền thì để triển khai thuận lợi đối với quy mô nhỏ là một vấn đề lớn do đó việc tìm một đối tác phù hợp là rất cần thiết. Trong lúc triển khai thì cần phải chi trả như bản quyền, bảo trì, triển khai,… Do đó cần xác định những yêu cầu về nền tảng để giảm thiểu số tiền đó.

Trong bài viết này cũng đã giải thích được thắc mắc về hệ thống ERP là gì và cách sử dụng được hiệu quả nhất. Cuối cùng ECXO Agency mong rằng những thông tin trên hữu ích cho những người chưa biết đến quản trị nguồn lực và người điều hành có cái nhìn tổng quát hơn.