OKR là gì chắc chắn là câu hỏi chung của không ít cá nhân và doanh nghiệp. Tuy đã xuất hiện khá lâu và đã được phổ biến rộng rãi tại Việt Nam nhưng quản trị OKR vẫn còn rất nhiều người chưa biết đến. ECXO Agency sẽ cung cấp tất tần tật mọi thông tin về OKR qua bài viết dưới đây.
1 – OKR là gì?
Mô hình OKR (Objectives and Key Results) là một phương pháp quản lý theo mục tiêu giúp liên kết nội bộ tổ chức, doanh nghiệp bằng cách liên kết mục tiêu chung của toàn công ty, mục tiêu của các phòng ban và mục tiêu của các cá nhân nhằm đảm bảo tất cả các thành viên đang đi đúng hướng đến mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp. Mô hình OKR giúp đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các cá nhân và gia tăng hiệu suất làm việc.
2 – Sự khác nhau của OKR và KPI
- Tài liệu OKR giúp xác định được đích đến cuối cùng của doanh nghiệp và sự ưu tiên cho công việc, còn KPI đo lường hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân thông qua các số liệu cụ thể.
- Mục tiêu của OKR có tính tham vọng cao và khó đạt được hơn là KPI.
- Trọng tâm của OKR là các mục tiêu, còn trọng tâm của KPI là các chỉ số.
- Tài liệu OKR là các đích đến và KPI giúp đạt được điều đó.
3 – Cấu trúc và nguyên lý hoạt động của OKR là gì?
Cấu trúc
Quản trị OKR gồm 2 yếu tố:
- Objective (Mục tiêu): Trả lời cho câu hỏi: “Tôi muốn đi đâu?”. Mục tiêu nào bao gồm mục tiêu chỉnh của toàn tổ chức, mục tiêu của các phòng ban và mục tiêu của mỗi cá nhân. Các mục tiêu này liên kết chặt chẽ với nhau thành các tầng và giúp mọi thành viên có chung một chí hướng.
- Key result (kết quả then chốt): Doanh nghiệp, phòng ban và cá nhân cần trả lời cho câu: “Tôi đến đó bằng cách nào?” Đây là kết quả để đo lường các mục tiêu, cho phép doanh nghiệp, phòng ban, cá nhân xác định cụ thể hơn những chuẩn mực để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Nguyên lý hoạt động
- Tính tham vọng: Mục tiêu luôn được thiết lập cao hơn ngưỡng năng lực
- Tính đo lường được: Kết quả then chốt luôn được gắn với các mốc có thể đo lường được
- Tính minh bạch: Tất cả mọi thành viên trong doanh nghiệp đều được biết và nắm rõ định hướng chung được đề ra của tổ chức, không phân biệt là CEO hay thực tập sinh
- Tính hiệu suất: Mô hình OKR không được dùng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
4 – Mô hình OKR là như thế nào?
Một ví dụ về OKR trong doanh nghiệp
Trong các cấp độ, mục tiêu của tầng dưới sẽ được thiết lập dựa trên mục tiêu của tầng cao hơn. Các mục tiêu tầng dưới có thể giống hoặc có sự liên hệ chặt chẽ với kết quả then chốt của tầng trên.
Ví dụ:
Cấp độ CEO:
- Mục tiêu: Mở rộng thị trường sang các tỉnh thành lân cận tại TP. HCM
- Kết quả then chốt: Ra mắt sản phẩm mới
Cấp độ Marketing Manager: Sử dụng kết quả then chốt của cấp CEO để lập mục tiêu
- Mục tiêu: Ra mắt sản phẩm mới
- Kết quả then chốt: Thuê công ty nghiên cứu thị trường
5 – 2 cách tiếp cận để phân tầng mục tiêu trong OKR
Cách liên kết nghiêm ngặt
Cách tiếp cận này sẽ sử dụng kết quả then chốt của cấp cao hơn làm mục tiêu của cấp thấp hơn.
Ví dụ:
Cấp độ CEO:
- Mục tiêu: Mở rộng thị trường sang các tỉnh thành lân cận tại TP. HCM
- Kết quả then chốt:
- Ra mắt sản phẩm mới
- Tăng độ phủ thương hiệu
- Tăng số lượng khách hàng trung thành
Cấp độ Product Manager:
- Mục tiêu: Ra mắt sản phẩm mới
- Kết quả then chốt:
- Thuê ngoài đội ngũ nghiên cứu và phát triển sản phẩm
- Hoàn thành chất lượng sản phẩm và thiết kế bao bì
- 5 lượt thử nghiệm sản phẩm
Có thể thấy, mục tiêu đặt ra ở cấp cao nhất (CEO) là “Mở rộng thị trường sang các tỉnh thành lân cận tại TP. HCM” với một trong các kết quả then chốt là “Ra mắt sản phẩm mới”. Các cấp thấp hơn (ví dụ Product Manager) sử dụng kết quả then chốt “Ra mắt sản phẩm mới” làm mục tiêu và xây dựng các kết quả then chốt nhỏ hơn. Đến cấp nhân viên, họ tiếp tục sử dụng kết quả then chốt của Product Manager làm mục tiêu cho mình.
Cách liên kết định hướng
Một cách tiếp cận khác là liên kết định hướng. Trong đó, mục tiêu cấp phòng ban không nhất thiết phải hoàn toàn giống với kết quả then chốt của cấp giám đốc hơn mà có thể mang tính tham vọng hơn cho mỗi phòng ban. Hoặc mục tiêu của các nhân viên được đặt ra để phát triển bản thân hơn.
Cùng ví dụ trên, kết quả then chốt của CEO là “Ra mắt sản phẩm mới”. Nhưng Product Manager có thể dựa vào đó để đặt ra mục tiêu của phòng ban của mình là “Xây dựng một sản phẩm mới thật sự hấp dẫn”.
Tùy vào từng doanh nghiệp mà có những cách tiếp cận phân tầng mục tiêu khác nhau, mang lại những hiệu quả khác nhau.
6 – Lợi ích của OKR là gì?
Lợi ích của OKR là gì?
- Liên kết nội bộ chặt chẽ hơn: Vì cách thiết lập mục tiêu phân tầng, nên có thể đảm bảo được mục tiêu của mỗi cá nhân, phòng ban đều hướng đến mục tiêu chung của toàn công ty.
- Tập trung vào những vấn đề quan trọng: Tài liệu về OKR giúp cho mỗi thành viên có một bức tranh toàn cảnh về định hướng và nhiệm vụ từ lớn đến nhỏ, từ đó có thể biết được đâu là sự ưu tiên để hướng đến mục tiêu cuối cùng.
- Tăng tính minh bạch trong doanh nghiệp: Quy trình thiết lập OKR khá kỹ càng khi phải họp thống nhất, trao đổi nhiều lần từ hội đồng quản trị, các phòng ban đến các cá nhân. Quy trình OKR khi được thiết lập sẽ được phổ biến đến toàn bộ mọi thành viên trong công ty bất kể là thực tập sinh hay giám đốc.
- Nhân viên được trao quyền: Khi đã nắm rõ mọi mục tiêu và hoạt động của công ty, nhân viên sẽ biết điều nên làm là gì, được trao quyền để tự điều chỉnh công việc của bản thân sao cho đúng hướng đến mục tiêu chung.
- Đo lường được tiến độ hoàn thành mục tiêu: Mục tiêu sẽ đánh giá đã hoàn thành bao nhiêu % thông qua các chỉ số.
- Gia tăng hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân/ phòng ban: Vì các mục tiêu trong phương pháp OKRs có tính tham vọng và nhân viên được trao quyền, liên kết nội bộ giữa các cá nhân, phòng ban, ban quản trị chặt chẽ hơn mà năng suất làm việc của các cá nhân sẽ tăng lên.
7- Quy tắc xây dựng mô hình OKR là gì?
Mục tiêu (Objective)
- Mỗi một cấp độ trong công ty nên có từ 3-5 mục tiêu
- Mục tiêu phải có đích đến rõ ràng
- Mục tiêu cần mang tính tham vọng cao, vượt ngoài khả năng
Kết quả then chốt (Key result)
- Nên có 3 kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu
- Cần đo đếm được
- Miêu tả cụ thể kết quả đầu ra thay vì hành động đơn thuần
8 – Quy trình thiết lập mô hình OKR
Quy trình thiết lập mô hình OKR
Bước 1: Xác định mục tiêu và kết quả then chốt của công ty
Tùy theo tầm nhìn và sứ mệnh của công ty mà ban quản trị, trưởng phòng ban hay mỗi cá nhân sẽ thiết lập các mục tiêu và kết quả then chốt. Thông thường, doanh nghiệp nên đặt ra khoảng 3 – 5 mục tiêu, và mỗi mục tiêu sẽ có khoảng 3-5 kết quả then chốt. Cần lưu ý cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn mục tiêu vì nó quyết định đích đến cho cả doanh nghiệp. Kết quả then chốt đo lường được tiến độ đi đến mục tiêu tới đâu nên cần bám sát với mục tiêu đề ra để đảm bảo cho doanh nghiệp/ phòng ban hay mỗi các nhân đều đang đi đúng hướng.
Bước 2: Xác định hệ thống để tổ chức
Mỗi công ty có những mô hình tổ chức và quy mô khác nhau, vì thế mà sẽ có mỗi phương pháp OKRs khác nhau. Bạn cần tìm hiểu rõ hệ thống tổ chức của công ty mình để có những chiến lược quản trị OKR phù hợp.
Bước 3: Phổ biến mục tiêu và kết quả then chốt đến các phòng ban để xác lập OKR theo phòng ban
Cần tổ chức thảo luận cùng các trưởng phòng ban để phổ biến cho họ nắm rõ được OKR của doanh nghiệp. Khi họ đã nắm được mọi thông tin một cách công khai, minh bạch thì mới có thể thiết lập một quy trình OKR là cụ thể và chính xác đến các trưởng ban.
Bước 4: Phổ biến kế hoạch OKR đến toàn doanh nghiệp
Sau khi đã phổ biến tài liệu về OKR tới các trưởng phòng ban, để đảm bảo tính minh bạch và năng suất, bạn cần phổ biến OKR tới toàn bộ các thành viên trong công ty.
Bước 5: Các trưởng phòng ban thực hiện thiết lập OKR cho mỗi cá nhân
Bước tiếp theo, các trưởng phòng ban cần phải dành thời gian trao đổi với các nhân viên để cùng nhau xây dựng các mục tiêu cá nhân. Điều này không chỉ giúp nhân viên nắm rõ được mục tiêu cụ thể của bản thân và mối liên hệ giữa mục tiêu đó với các tổ chức để tăng hiệu quả công việc, và còn giúp họ được trao quyền, chủ động hơn trong việc thực hiện và kiểm soát tiến độ công việc chung.
Bước 6: Kết nối, phân tầng và trình bày mô hình OKR
Sau đó, các trưởng phòng ban và ban quản trị cần họp lại một lần nữa để xem xét các mục tiêu cá nhân, phòng ban có phù hợp với mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp hay không. Sau đó, kế hoạch OKR được trình bày lại cho cả toàn công ty và thống nhất hướng đi sắp tới.
Bước 7: Theo dõi và quản lý OKR cá nhân
Bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, đó là việc các nhà quản lý theo dõi các OKR của nhân viên, xem xét OKR của nhân viên có đang đi đúng hướng hay không. Từ đó, họ sẽ có những biện pháp xử lý kịp thời đảm bảo hiệu quả công việc.
9 – Cách đánh giá hiệu quả của chiến lược OKR
OKR được đo lường theo thang điểm từ 0.0 đến 1.0.
- 0.0 đến 0.3: Không hoàn thành được OKR hoặc không cố gắng hoàn thành (biểu thị bằng màu đỏ)
- 0.4 đến 0.6: Có tiến bộ nhưng không hoàn thành OKR (biểu thị bằng màu vàng)
- 0.7 đến 1.0: Hoàn thành OKR (biểu thị bằng màu xanh lá)
Ví dụ về đánh giá theo phương pháp OKRs theo 1 quý của bộ phận Marketing
10 – Kết luận
Tài liệu về OKR là một công cụ rất thiết thực để quản lý một hệ thống làm việc theo sát mục tiêu của công ty. Mô hình OKR đòi hỏi phải có sự hiểu biết sâu sắc về hệ thống tổ chức của công ty mình, từ đó mới có thể thiết lập một OKR phù hợp.
ECXO Agency chuyên cung cấp các dịch vụ Digital Marketing và giải pháp quản lý lý tưởng nhất cho từng doanh nghiệp. ECXO Agency tự hào đồng hành cùng nhiều nhãn hàng lớn như VIKING GROUP, Phương Nam Education, Making Life Safer, HOLLYWOOD BEAUTY, DONG A HOUSING,…
