KPI ( hay còn gọi là chỉ số đánh giá) là chỉ số mà một công ty hay bất kì cá nhân nào sử dụng nhằm mục đích đo đường được hiệu suất làm việc. Tuy nhiên để áp dụng để xây dựng quy trình đánh giá KPI là một quá trình tìm hiểu và thực hiện được một cách rõ ràng theo trình tự hiệu quả.
Quy trình đánh giá KPI và các bước thực hiện
Để có thể tìm hiểu rõ ràng nhất về quy trình đáng giá KPI thì phải thông qua các bước dưới dây:
Bước 1. Xác định được bộ phận hoặc người xây dựng KPI
Bộ phận hay người xây dựng KPI sẽ luôn cần người có chuyên môn, có kiến thức thậm chí là những người có kinh nghiệm lâu năm về lập kế hoạch. Và việc quan trọng nhất là họ phải hiểu rõ KPI là gì?
Một số chức vụ nổi bật cho vị trí này là: trưởng văn phòng, trưởng các phòng ban, trưởng các bộ phận,… Để thực hiện hiệu quả thì cũng cần có sự thống nhất cũng như tập hợp ý kiến từ nhiều phòng ban cấp trên.
Ưu điểm trong bước này là mang lại tính khả thi vô cùng cao, thể hiện rõ được nhiệm vụ cũng như các công việc và đánh giá được tiến độ làm việc của nhiều phòng ban khác nhau
Phương pháp này còn tồn đọng những sự thiếu thống nhất về nhiều mặt, thí dụ đưa chỉ số KPI quá thấp khiến cho tiến độ làm việc không được đẩy lên cao.
Bước 2. Xác định các chỉ số KPI
Để xây dựng được quy trình đánh giá KPI thì bước xác định các chỉ số KPI là điều không thể thiếu. Thông qua 2 tiêu chí sau đây sẽ giúp xác định rõ hơn về chỉ số cốt yếu KPI:
– Chỉ số cá nhân: Chỉ số cá nhân được xác định dưa theo mô hình S.M.A.R.T
S – Specific: Sự cụ thể
M – Measurable: Sự đo lường được
A – Achiveable: Có thể đạt được
R – Realictis: Sự thực tế
T – Timebound: Thời gian
– Chỉ số nhóm bộ phận: Có thể đánh giá dựa theo từng nhóm làm việc hoặc các bộ phận với nhau
Thông qua được 2 tiêu chí chính đó ta có thể lập ra được một quy trình đánh giá KPI mà không bị xót hay bỏ qua các tiêu chí chính. Tuy nhiên phải điều chỉnh và tối ưu sau đây hãy tiến tới bước 3
Bước 3. Điều chỉnh và tối ưu KPI
KPIs có nhiều cách để theo dõi và đánh giá dựa theo nhiều cột mốc thời gian như theo ngày, theo tháng thậm chí là theo nhiều năm.
Ban đầu, việc tối ưu nhất là xem lại danh sách KPI có phù hợp với các yếu tố của doanh nghiệp hoặc đã phù hợp hay chưa. Có thể việc đạt được KPI sẽ không thực sự nhanh mà cần có thời gian rất lâu nên duy trì danh sách KPI ít nhất 1 năm đầu tiên.
Bước 4: Đánh giá mức độ hoàn thành của KPI
Sau khi trải qua 3 bước để lập ra được quy trình đánh giá KPI cũng như đạt được các chỉ số KPI thì sẽ qua bước 4 để đánh giá lại mức độ hoàn thành chỉ số KPI.
Để đánh giá lại mức độ hoàn thành của KPI thì cần trải qua những yếu tố sau:
– Hiệu quả công việc: Được đánh giá dựa vào mức độ hoàn thành công việc / mục tiêu ban đầu. Nếu mức độ hoàn thành công việc cao hơn hoặc bằng mục tiêu ban đầu là đã đạt tốt KPI và ngược lại
– Phát triển công việc: Thay vì chỉ dừng lại tại đạt được KPI thì nhiều nhân viên vượt trội hơn từ mục tiêu ban đầu đưa ra họ có thể tạo ra nhiều hơn những gì so với mục tiêu ấy đó là sự phát triển trong công việc
Cách đánh giá KPI nhân viên trong doanh nghiệp
Để có thể lập ra được quy trình đánh giá KPI tốt, thì việc đánh giá KPI nhân viên là điều không thể thiếu bởi vì đánh giá KPI nhân viên tốt thì mới đánh giá tốt được KPI doanh nghiệp. Sau đây là một số mẫu KPI cho từng nhân viên phòng ban khác nhau có thể tham khảo:
Mẫu KPI cho nhân viên Marketing:
– Tỉ lệ chuyển đổi và chi phí cho một khách hàng tiềm năng.
– Tỷ lệ hoàn thành mục tiêu cho từng chiến dịch đã đưa ra.
– Mức độ nhận biết sản phẩm của khách hàng, độ hiệu quả của chiến dịch theo vùng địa lý.
– Sự thu hút của các thông điệp truyền thông đến khách hàng
– Doanh thu đem về của sản phẩm.
– Phần trăm mức độ tăng trưởng so với một thời điểm trước đó hoặc so với mặt bằng cạnh tranh chung.
Mẫu KPI cho bộ phận Sale:
– Tỷ lệ duy trì khách hàng
– Tỷ lệ các vấn đề đã giải quyết/ vấn đề tồn đọng
– Tỷ lệ hài lòng của khách hàng
– Tỷ lệ khiếu nại, phản hồi của khách hàng,…
Mẫu KPI cho bộ phận SEO:
– Tỷ lệ khả năng hiển thị tự nhiên
– Tỷ lệ truy cập tự nhiên
– Thứ hạng trang web
– Thứ hạng từ khóa,..
Các tiêu chí đánh giá KPI nhân viên cho doanh nghiệp
Để thực hiện được bước đánh giá tốt nhất thì phải có các tiêu chí đánh giá cụ thể. Những tiêu chí này là tiêu chí cốt lõi để xây dựng được quy trình đánh giá KPI cho doanh nghiệp
Sự tăng trưởng doanh thu hàng tháng
Có thể hiểu đây chính là phần trăm thay đổi doanh thu của một doanh nghiệp trong khoảng thời gian nhất định. Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu được tính dựa trên
Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu = (Giá trị cuối cùng – Giá trị ban đầu) / Giá trị ban đầu x 100
Số lượng đơn hàng hàng tháng
Chỉ số này dùng để thống kê số lượng đơn hàng hoàn thành dựa trên một nhân viên kinh doanh.
KPI này mục đích chính để xây dựng nhân viên bán hàng chuẩn và phòng ban bán hàng phát triển tốt.
Doanh thu mục tiêu
Chỉ số này nhằm mục đích đánh giá doanh số thu đạt được trong khoảng thời gian cố định của các bộ phận kinh doanh khác nhau trong doanh nghiệp và giúp cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên trong bộ phận này
Chỉ số này là danh số mà doanh nghiệp đã đạt được trong khoảng thời gian được đưa ra. Thí dụ 1 tháng ra được 1000 đơn thì mục tiêu ban đầu là 1000 đơn sau 1 tháng đạt được là đã thành công được KPI.
Tỷ lệ chốt đơn hàng.
Đây là tỷ số tính dựa trên số đơn hàng được bán ra / số đơn hàng được nhân viên báo cáo lại. KPI này rất hữu ích trong việc xác định thời gian cần thiết nhất để nhân viên có thể đạt được cơ hội trong một chiến dịch bán hàng nhất định.
Tỷ lệ này sẽ nhằm mục đính dựa trên đó để tính lương cho nhân viên tức là khi nhân viên báo cáo lại đúng với số đơn hàng đã được bán ra thì nhân viên sẽ nhận được lương dựa trên báo cáo đó.
Giá trị đơn hàng trung bình
KPI này dùng để đo lường giá trị trung bình trên một đơn hàng, từ đó nhân viên kinh doanh có thể xác định giá trị dành riêng cho mỗi đơn hàng.
Có nghĩa là từ việc đưa ra đơn hàng thành công, nhân viên sẽ xác định được được giá trị đơn hàng đó đem lại nhằm báo cáo cho cấp trên.
Phương pháp Measurement KPI là gì
Measurement KPI được hiểu nôn na là các chỉ số hiệu suất chính dùng để tính toán đến việc đánh giá chỉ tiêu dài hạn của một công ty. KPI đặc biệt giúp xác định thành tựu lâu dài, tài chính cũng như hoạt động của công ty chứ không chỉ là một phép đo chỉ số nhân viên thông thường, đặc biệt là so với các thành tựu của các doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực.
Leave A Comment