Chỉ số KPI là tiêu chuẩn chính xác nhất để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.. Từ phòng Marketing, đến Hành chính nhân sự hay Phòng bán hàng, Kế toán.. Bất cứ phòng ban nào trong doanh nghiệp đều cần xây dựng KPI riêng để đánh giá sát sao nhất năng lực nhân viên cũng như hiệu quả bộ phận.

Khái niệm KPI cũng như đánh giá hiệu quả công việc theo chỉ số KPI đã và đang được các doanh nghiệp ứng dụng từ nhiều năm nay. Tuy nhiên việc xây dựng hệ thống KPI chuẩn xác với thực tế doanh nghiệp không hề đơn giản. Nếu không xác định đúng các chỉ tiêu cần đặt KPI thước đo mục tiêu trọng yếu, doanh nghiệp sẽ không đánh giá đúng năng lực nhân viên, người lao động không hài lòng với kết quả nhận được. Vậy như thế nào mới là KPI chuẩn? Và các nhà tư vấn KPI có những phương thức nào để  xây dựng KPI khả dụng nhất?

1. Chỉ số KPI – Những điều bạn cần biết

KPI là gì? KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator – chỉ số đánh giá năng lực thực hiện công việc của một cá nhân, đội nhóm hay bộ phận cụ thể.

Đã gọi “chỉ số KPI” có nghĩa những yếu tố đo lường này được định lượng hóa thành con số một cách rõ ràng, cụ thể nhằm để người thực thi nắm được mục tiêu cần làm và người điều hành dễ dàng kiểm soát.

1.1 Không có hệ thống KPI chuẩn cho mọi mô hình doanh nghiệp

Nếu bạn đang tìm kiếm mẫu KPI chuẩn nhất, thì tin buồn bạn sẽ không tìm được ở đâu để áp dụng ngay vào doanh nghiệp mình.

Mỗi hệ thống KPI phụ thuộc vào từng giai đoạn của doanh nghiệp. Công ty bạn đang thâm nhập thị trường, đã có vị thế hay đang dẫn đầu ngành. Ở mỗi giai đoạn công ty sẽ có những mục tiêu khác nhau, dẫn đến KPI cho các bộ phận cũng khác nhau.

Chỉ tiêu KPI của mỗi phòng ban lại rất khác nhau, không thể lấy chỉ tiêu KPI của phòng Nhân sự áp vào phòng Kế toán, cũng không thể lấy KPI của Phòng Sales đo lường cho Phòng Marketing nếu doanh nghiệp bạn sở hữu 2 bộ phận chuyên trách.

KPI cũng phụ thuộc vào văn hoá doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp bạn đề cao tinh thần hỗ trợ lẫn nhau, tích cực học hỏi đưa ra giải pháp mới…thì bảng KPI chỉ có thông tin doanh thu mang về, giờ công làm việc…sẽ không phải là giải pháp hoàn hảo.

1.2 Sự kết hợp BSC KPI

BSC – viết tắt của cụm từ Balanced Scorecard – Thẻ điểm cân bằng. Đây là tiêu chí quản trị dùng để định hướng các mục tiêu, đề ra phương thức thực thi theo chiến lược đã hoạch định. Dựa theo chiến lược đó, KPI cần xây dựng làm sao cụ thể hoá những hạng mục nhân sự cần đạt được, giúp chiến lược chung được thực hiện đúng định hướng.

Có thể nói sự kết hợp BSC KPI là bộ đôi hoàn hảo, nếu doanh nghiệp xây dựng thành công sẽ phối hợp được tầm nhìn lãnh đạo với chiến lược kinh doanh một cách trơn tru, hiệu quả nhất.

2. Tư vấn KPI: Lưu ý cách xây dựng

Khi mọi thông tin đều được số hoá và phổ cập rộng rãi, rất dễ để bạn tìm thấy những chủ đề về tư vấn KPI, tài liệu hướng dẫn xây dựng KPI chỉ bằng vài thao tác gõ lên internet. Nhưng rồi bạn sẽ nhận ra không thể tìm được câu trả lời cụ thể nào cho riêng doanh nghiệp mình. Đúng vậy, xây dựng KPI cho từng phòng ban không phải là chuyện một sớm một chiều. Ngay cả khi ECXO tham vấn cho khách, ECXO sẽ cần thời gian “nằm vùng” để hiểu rõ những phần nào nên đặt KPI cho bộ phận trong giai đoạn này của doanh nghiệp.

2.1 KPI – thước đo mục tiêu trọng yếu, không phải chiến lược kinh doanh

Chiến lược kinh doanh thường được đề cập đến ở đây không đơn thuần là chiến lược bán hàng, mà còn có thể là chiến lược sản phẩm, chiến lược marketing…mà người lãnh đạo đã hoạch định.

Mặc dù thực tế KPI thước đo mục tiêu trọng yếu mà nhân sự cần đạt được, nhưng tại nhiều doanh nghiệp, cả cấp lãnh đạo lẫn thực thi đều xem KPI là bảng mục tiêu kế hoạch kinh doanh của bộ phận được cấp trên giao phó. Một phần khác, nhiều doanh nghiệp không xác định được mục tiêu dài hạn cụ thể và chiến lược kinh doanh của mình là gì. Một mục tiêu khi đặt ra cần phải có thời gian hạn định, đo lường được và yêu cầu rõ ràng. Việc không xác định được chiến lược cũng như mục tiêu lâu dài dễ dẫn đến việc đưa ra những nhận định mơ hồ, là căn nguyên dẫn đến BSC và KPI không thể lập đúng, áp dụng nửa vời, không có hiệu quả.

Doanh nghiệp cần xác định rõ chiến lược lâu dài của mình là gì để xây dựng KPI nhằm cụ thể hoá chiến lược và mục tiêu đó. Việc nhầm lẫn xem KPI là kế hoạch đã làm nhân sự tại nhiều doanh nghiệp đều chạy theo chỉ tiêu cá nhân, tìm mọi cách đạt được chỉ tiêu của mình, sao lãng mục tiêu chiến lược chung, đồng thời cấp lãnh đạo không quản trị được tình hình, làm doanh nghiệp chệch khỏi con đường như ban đầu định hướng.

Như vậy, để xây dựng được bảng KPI tốt, bạn cần xác định được mục tiêu dài hạn. Và mục tiêu của bạn cần thoả mãn các tiêu chí của nguyên tắc SMART:

  • Specific – Cụ thể

  • Maesureable – Đo lường được

  • Achievable – Có khả năng đạt được

  • Relevant – Thích hợp với nguồn lực

  • Time-based – Giới hạn định mức thời gian

Một mục tiêu cụ thể với nội dung đáp ứng đủ 5 tiêu chí trên sẽ là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của các phòng ban, các nhóm làm việc. Từ đó bạn mới có cách xây KPI công việc thích hợp cho doanh nghiệp mình.

2.2 KPI nhân sự thể hiện văn hoá doanh nghiệp và bộ phận

Một trong những tiêu chí để chọn trọng số đưa vào làm KPI nhân sự là tiêu chí đó cần thể hiện được văn hoá riêng cũng như nguyên tắc làm việc của phòng ban, doanh nghiệp.

Với bộ phận giao dịch khách hàng hành chính như bưu điện, ngân hàng, thì đúng giờ, đủ ngày công là một trong những tiêu chí thể hiện tính chuyên nghiệp và nghiêm túc trong công việc của nhân viên. Nhưng với những doanh nghiệp kinh doanh chất xám nhiều như lập trình, thiết kế đồ họa…thông thường sẽ không yêu cầu gắt gao về giờ check in – check out, thay vào đó là chất lượng thành phẩm, sự sáng tạo và hoàn thiện kịp deadline mới là trọng số cần xem xét.

2.3 Quy chế trả lương theo KPI các bộ phận

Như đã nêu trên, KPI nhân sự từng phòng ban cần có những yếu tố đánh giá được hết năng lực cũng như sự cố gắng của nhân viên làm việc tại vị trí đó. Quy chế trả lương theo KPI cũng vì thế mà khác nhau giữa các bộ phận do đặc thù doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến chế độ lương. Chính vì vậy việc nghiên cứu kỹ mô hình kinh doanh, xây dựng đúng chỉ số KPI là điểm mấu chốt để trước hết nội bộ phát triển bền vững, sau đó là đạt được mục tiêu chiến lược chung. Nếu bạn đang làm việc tại một công ty trả lương theo KPI, hãy ngưng ngạc nhiên vì sao bộ phận Sales có thêm % tích cực đề xuất giải pháp mà Kế toán thì lại không.

Để xây dựng KPI cho nhân viên từng bộ phận, người lãnh đạo cần xác định được các phần:

  • Bản chất công việc vị trí đó là gì, yêu cầu chuyên môn và trọng số cho tiêu chí này
  • Những kỹ năng cần thiết sẽ hỗ trợ công việc mà không phải nhân viên nào cũng hiển nhiên có được, và trọng số của nó
  • Những yếu tố khác trong cách làm việc ảnh hưởng liên đới đến chiến lược chung của bộ phận/ công ty, và trọng số của nó

Chẳng hạn như để xây dựng KPI cho phòng nhân sự bên cạnh giờ công hành chính, cần có các tiêu chí về số lượng nhân sự tuyển dụng được theo yêu cầu, chất lượng nhân sự được tuyển, mức độ tâm huyết trong nghề, những đóng góp cho chính sách hoạt động – đề xuất giải quyết nội bộ công ty… 

Hay KPI kế toán ngoài thời gian làm việc, còn có thể xem xét đến mức độ hài lòng khi hỗ trợ các bộ phận, tích cực xây dựng văn hóa công ty thân thiện, vì kế toán trước giờ luôn được xem là bộ phận cần được “cách ly vì khó tính”. 

Ngoài việc đánh giá KPI nhân viên, ECXO vẫn luôn cân nhắc tư vấn KPI cho cấp quản lý như Trưởng phòng Nhân sự, Kế toán trưởng, Trưởng phòng bán hàng…và các trưởng bộ phận khác.

Chẳng hạn như KPI cho Trưởng phòng Nhân Sự có thể thêm tiêu chí khả năng xử lý tình huống nội bộ, tổ chức nhân sự, mức độ chuyên môn theo giai đoạn. Việc đánh giá cấp quản lý, trưởng bộ phận sẽ do người chịu trách nhiệm cao hơn hoặc Giám đốc điều hành trực tiếp giám sát.

Phương pháp đánh giá KPI không phải là xu hướng nhất thời, mà đó là tiêu chuẩn hiện đại tất yếu để đánh giá năng lực và thái độ làm việc nhân viên thay thế cho đôi ba chỉ tiêu sơ sài truyền thống. Xây dựng KPI cho nhân viên là việc làm cần thiết cho bất cứ doanh nghiệp nào muốn đi xa một cách vững bền và khai thác hết giá trị của nhân sự.

Ngày nay không một doanh nghiệp năng động, hiện đại và lớn mạnh nào thiếu quy chế trả lương theo KPI. Thế nhưng để xây dựng được BSC KPI thích hợp nhất cho công ty, bạn không chỉ cần bỏ ra ngân sách đầu tư kiểm chứng, hay sự am hiểu mô hình kinh doanh của mình, mà còn cần một nhà tư vấn KPI với góc nhìn kinh nghiệm và thực tế nhất. Sở hữu hệ thống KPI hoàn hảo cho đặc thù doanh nghiệp mình, nhà lãnh đạo sẽ dễ dàng nắm bắt tình hình công ty, nhanh chóng đưa ra quyết định chiến lược, sàng lọc được nhân sự và trên hết chiến lược kinh doanh sẽ đi đúng đường phục tùng mục tiêu chung lâu dài của doanh nghiệp.